Dentro del campo del software de Document Output Management, hay temas que, por su importancia, deben impulsarse cada cierto tiempo, y uno de ellos es el proceso de la optimización de impresión. Sus beneficios son tantos y tan relevantes que es bueno recordarlos a nivel empresarial e incidir en ellos para seguir mejorando en esta área.
Conviene destacar que las soluciones de software de optimización de procesos de impresión permite ahorrar dinero, tiempo y recursos. Así de sencillo. Muchas empresas ni siquiera se plantean utilizar estas soluciones, pero los equipos directivos más expertos y eficientes saben a ciencia cierta que pueden ahorrar hasta un 30% de sus costes de impresión, lo que puede equivaler nada menos que al 5% de la facturación de la empresa en ciertos casos. A grandes rasgos, esto se puede conseguir aplicando protocolos de optimización de impresión, que consisten, por ejemplo, en direccionar trabajos muy voluminosos a impresoras específicas de alta velocidad; comprimir los archivos de impresión; mostrar mensajes que piden al usuario final que confirme que desea imprimir a una sola cara; eliminar automáticamente trabajos con tamaños de papel incorrectos o sugerir una impresora alternativa cuando un dispositivo no está operativo.
Beneficios del software de optimización de procesos de impresión
Seguimiento y control: El software de optimización de procesos de impresión permite supervisar e informar de todas las impresiones realizadas en la empresa mediante estadísticas, interfaces de usuario, registros, etc. Dicho de otro modo, el sistema otorga a la compañía pleno control sobre lo que se imprime, cuándo y dónde, lo que tiene un fuerte impacto en los procesos, la producción y los costes del negocio.
Menor impacto medioambiental: Una optimización de impresión adecuada otorga a las empresas la capacidad de enviar trabajos a impresoras más eficientes, reducir los residuos, ahorrar tóner y optimizar archivos permite también disminuir el consumo de energía y mitigar el impacto medioambiental de la empresa, al tiempo que se ahorra tiempo y dinero, un binomio nada desdeñable.
Ahorro de tóner y costes de impresión: Muchos sistemas de optimización de impresión ofrecen la opción de realizar ajustes para ahorrar tóner según el nombre de la impresora, el departamento o el perfil de usuario, lo cual reduce sustancialmente los costes. Además, estos sistemas ayudan a reducir varias partidas clave de costes como el uso de consumibles, los servidores y el apoyo del departamento de IT, que aspira y desea que los usuarios finales sean cada vez más autónomos y necesiten menos su asistencia.
Optimización de archivos de impresión: Cuando los archivos son muy voluminosos se ralentizan los procesos de impresión. Sin embargo, con el software adecuado, se pueden comprimir los archivos sin comprometer la calidad de los documentos. Esto a su vez permite consumir menos ancho de banda y acelerar la impresión, sobre todo cuando se imprime a distancia (por ejemplo, de una oficina a otra o desde el domicilio del empleado a las instalaciones del cliente).
Valgan de ejemplo las siguientes cifras para demostrar que los resultados de la optimización de impresión son tangibles y no pura palabrería.
- La mayoría de las empresas gastarán entre un 3 y un 5% de su facturación anual en impresiones. Dada la abultada facturación de muchas compañías, cualquier ahorro sobre este porcentaje es más que bienvenido.
- El ratio medio de usuarios por impresora suele ser entorno al 6:1, pero el software de optimización permite dar servicio hasta a 30 usuarios con un solo equipo, es decir, se aumenta la eficiencia exponencialmente al prestar un mejor servicio con una menor inversión en dispositivos.
- Cada servidor de impresión cuesta a la empresa más de 4.000 € al año de media, así que se trata de rentabilizar al máximo este gasto.
- Alrededor del 40% de los trabajos se podrían imprimir a doble cara, lo que denota que el usuario final no está suficientemente concienciado con el ahorro de papel. Las interfaces de software de optimización de impresión deben pecar de insistentes en este sentido y preguntar al usuario si realmente desea imprimir a una sola cara. Ojalá esté cercano el día en el que todos estemos más concienciados con el consumo de recursos e impere en las empresas una cultura que realmente se preocupe por el medio ambiente.
- Se estima que el 20% de los trabajos de impresión nunca se recogen. Por eso es fundamental que esas peticiones no se impriman y se puedan eliminar con facilidad. Ya pasó la época de ver impresiones olvidadas en los equipos.
En resumidas cuentas, nunca ha habido un mejor momento que este para estudiar en detalle el cambiante abanico de soluciones de software de optimización de procesos de impresión y así controlar centralizadamente las impresiones y asegurar la viabilidad de estos procesos de cara al futuro. Quien no se suba a este carro, pagará con creces su falta de visión y proactividad, y engordará en demasía su base de costes de impresión.
Fuentes:
- http://incovo.com/blog/output-management-print-management-software
- http://whatsnext.nuance.com/office-productivity/optimize-document-workflow-drive-printing-environment/
André Klein
Consultor Freelance para DocPath