En la actualidad, el medio ambiente se ha convertido en una de las principales preocupaciones en todos los sectores de la sociedad. Esta inquietud se manifiesta en una incertidumbre general ante el calentamiento global y la escasez de energía, realidades a las que hay que sumar el importante coste económico que éstas generan.
Como ciudadanos de la aldea global tenemos la responsabilidad de ser y de actuar de una manera sostenible, aptitud que se puede extrapolar fácilmente a las empresas. El volumen de papel que utilizan estas organizaciones podría ser mucho menor si optasen por las tecnologías green. Este concepto (en inglés conocido como Green IT) reúne todas las tendencias encaminadas a definir, propagar e incentivar la eficiencia energética en la tecnología reduciendo con ello su impacto medioambiental y logrando a la vez un ahorro de costes, entre ella se encuentra de forma destacada la implementación de sistemas de gestión documental.
Además de esta concienciación medioambiental, el ininterrumpido avance de las redes de trabajo, el aumento de la digitalización de contenidos y de la capacidad de procesamiento, entre otras actividades, han provocado una demanda de infraestructuras y sistemas de gestión documental más potentes. Por ese motivo, las empresas cada vez con mayor frecuencia optan por el formato electrónico en la generación de sus documentos y no solo por la impresión.
El antes y el después de esta tecnología
Hasta hace muy poco el software documental era considerado un lujo, algo prescindible. Sin embargo, en los últimos tiempos, se ha convertido en una pieza estratégica para las organizaciones cada día más interesadas en implantar la gestión de documentos en formatos electrónicos. Pero es, quizá, la difícil coyuntura económica que atravesamos y el incremento de las exigencias de las empresas lo que ha obligado a los directivos a buscar soluciones de software documental que ofrezcan un rápido retorno de la inversión.
En España se ha avanzado mucho en los últimos años en la apuesta por la generación y gestión de documentos electrónicos y el mejor ejemplo se encuentra en la Administración Pública, donde más de un 90% de los trámites administrativos se pueden realizar de esta forma. De hecho, nuestro país se ha convertido en un referente para el resto de los miembros de la Unión Europea en esta materia.
En el sector privado, el uso del papel y de documentos electrónicos es algo muy diferente en función del tamaño de las compañías. Las grandes han comenzado a adoptar políticas de reducción de su consumo de papel como parte de sus programas de Responsabilidad Social Corporativa, sin embargo en la mayoría de las PYMES esta estrategia aún no se ha consolidado. También es cierto, que existen muchas pequeñas y medianas empresas que han empezado a reducir su número de impresiones gracias a aplicaciones que permiten controlar su parqué de impresoras mientras que otras han decidido implantar la factura electrónica en sus procesos de contabilidad.
En esta línea, Julio A. Olivares en calidad de presidente y fundador de DocPath, empresa líder en la fabricación de software documental, asegura que “las compañías que antes consigan autogestionarse sin papel serán las primeras en agilizar sus procesos internos, incrementar su productividad y reducir costes. Es decir, los tres pilares imprescindibles que garantizan la continuidad y proyección de las organizaciones en el mercado actual”.
Incremento de la inversión en la gestión de la información
Las cifras hablan por sí solas tal y como se refleja en un estudio de la Consultora Gartner, en el que se pone de manifiesto que, a pesar de la crisis, las empresas continúan invirtiendo en TI fundamentalmente porque son conscientes de que esa inversión es el mejor medio para impulsar el crecimiento del negocio.
Así en 2012, las empresas, destinarán una inversión de 2.900 millones de dólares, lo que supone un incremento de un 3,8% respecto a 2011. En cuanto a las áreas que absorberán el grueso de estas inversiones, la consultora apunta a la gestión de la información, la movilidad, el cloud computing y las tecnologías sociales.
La elección de sistemas de gestión documental que posibiliten la generación de documentos electrónicos, incluso para su posterior impresión, es una apuesta segura para las empresas porque favorece la gestión óptima de su organización administrativa, la reducción del almacenamiento en archivos materiales -tanto temporales como históricos- y además otorga una prestigiosa imagen a la corporación. Pero, sobre todo, supone un importante ahorro económico ya que la tecnología brinda la oportunidad de abaratar los costes porque, tras una inversión inicial, con el paso del tiempo, se reduce el gasto y se incrementa la productividad.
Para ello, es necesario contratar a un proveedor especializado en software documental en función de las necesidades específicas, que reduzca la posibilidad de que se produzcan errores. Por ejemplo, una empresa sostenible que invierta para optimizar sus procesos hacia documentos electrónicos a través de equipos multifunción podrá almacenar, imprimir, fotocopiar, capturar como imágenes, así como enviar y recibir por correo electrónico todo tipo de documentos.
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
Fuentes: lavanguardia.com, gartner.com y computing.es