El Grupo Danone uno de los líderes, hoy en día, en la industria de la alimentación, nació en Barcelona en 1919 con la elaboración del primer yoghourt fabricado industrialmente con la empresa Danone, nombre que surgió del patronímico familiar de Daniel, hijo de Isaac Carasso, fundador de la empresa.
La magnitud de la organización, actualmente presente en todo el mundo, y su compleja administración ha llevado al grupo Danone a plantearse, entre otras innovaciones punteras, la puesta en marcha de un sistema de gestión documental completo en las cinco plantas de producción que la compañía tiene en España.
«Este proyecto surgió con la intención de mejorar la gestión de albaranes mediante una herramienta que nos permitiera cambiar su formato en función de nuestras necesidades o la de los clientes, así como para ayudarnos a controlar mejor el flujo de la documentación de entrega y la gestión de incidencias en los suministros»,
explica Vicent Peracaula, Customer Service Manager de Danone para el sur de Europa.
«Como líderes del mercado, en Danone siempre estamos pensando en cómo mejorar la relación con nuestros clientes de manera continua, y una de ellas está focalizada en agilizar nuestros procesos administrativos y conseguir simplificarlos para poder dar una respuesta más ágil y desarrollar un modelo de relación más eficiente con nuestros clientes»,
expone Peracaula.
El problema al que se enfrentaban era centralizar los albaranes de los 72 centros de distribución que tiene Danone y las ocho bases logísticas desde las que se distribuyen sus productos a más de 40.000 comercios españoles.
La complejidad y variedad de sistemas de distribución que tenemos en la compañía hace que la gestión de los albaranes sea ardua -puntualiza Danone- puesto que hay que supervisar las dudas que sobre algún pago o plazo puedan surgir, y es necesario que el albarán esté rápidamente accesible, por lo que buscamos un sistema efectivo que se integrara en nuestra plataforma de gestión documental».
De esta manera comenzó a gestarse el proyecto Quijote. La solución que mejor se adaptó a los requisitos la encontró en DocPath.
«Se integró fácilmente como un componente más en todo el flujo de gestión documental de la compañía -especifica el director de servicio a clientes de Danone para el sur de Europa- y nos aportaba un diseño con códigos de barras, imágenes y visualización de varios escritos de forma simultánea, así como generación de archivos en formato PDF, albaranes tanto propios de Danone como de terceros, y soporte para documentos en web”
Para cubrir todos estos objetivos, Danone señala:
«ha sido necesario revisar en profundidad tareas y controles que realizamos durante todo el proceso de entrega y facturación, siendo una parte muy importante el diseño de un nuevo albarán, en formato DIN A4 en vertical, que sustituyera al actual papel químico impreso con agujas. Este cambio nos ha permitido utilizar impresoras de tecnología láser mucho más rápidas y con capacidad de impresión a dos caras, lo que nos asegura un importante ahorro en papel. También y gracias a DocPath, el albarán lleva impreso un código EAN para su posterior reconocimiento y envío a la base de datos y su posterior búsqueda»
Simplificar e impulsar una relación más eficiente con sus clientes en todas sus facetas empresariales han sido los determinantes clave del modelo empresarial de Danone que les ha llevado a mejorar y automatizar un proceso administrativo con una solución DocPath.