La implantación de Business Suite Pro, ha ayudado a la empresa de alimentación a reducir los costes y tiempos de respuesta asociados a la generación e impresión de sus documentos, y lo que es más importante a mejorar el ratio de satisfacción de sus clientes.
Constituida en 1986 con capital íntegramente asturiano, Alimerka es hoy en día la empresa de distribución alimentaria más importante del Principado de Asturias y cuenta además con una fuerte presencia tanto en Castilla León como en Galicia. A lo largo de estos más de 20 años la empresa ha experimentado un profundo proceso de transformación y ha pasado de tener una plantilla de 14 empleados a contar con una red de 175 supermercados en la que trabajan más de 4.500 personas.
Su firme propósito de ofrecer a sus clientes la máxima calidad al mejor precio y su política de formación continua del trabajador, han permitido que esta organización se expanda y se convierta en un auténtico referente de la industria alimenticia.
Otro de los factores determinantes de esta evolución ha sido la fuerte inversión realizada en Tecnologías de la Información, así lo ha asegurado José Luis Rey, director de Informática de Alimerka:
«Desde nuestros comienzos, hemos apostado siempre por tener un departamento de Sistemas propio que, con la colaboración estable o puntual de los partners tecnológicos más adecuados, permitiera satisfacer las necesidades particulares de la empresa y contribuyera de forma decidida a la consecución de nuestros objetivos”.
El difícil proceso de la generación de informes
En esta línea de pensamiento se enmarca uno de los proyectos tecnológicos que más han ayudado a la compañía a agilizar sus procesos documentales. El número de informes que Alimerka maneja se ha ido multiplicando a medida que la organización ha ido creciendo. Durante un tiempo, intentaron solventar la cuestión por los medios tradicionales, pero llegó un momento en el que se hacía imprescindible la contratación de algún tipo de software documental.
«Necesitábamos una solución que nos permitiese obtener agilidad, potencia, versatilidad y diseño en la creación de informes ycomunicaciones, tanto visuales como escritas. Informes, que una vez creados, deberíamos compartir a nivel interno y externo”,ha indicado José Luis Rey.
Business Suite Pro, la mejor opción
Con esa declaración de intenciones, Alimerka realizó un proceso de selección entre diferentes soluciones de software documental y tras estudiarlo detenidamente, se decantó por DocPath Business Pro Suite, una solución especialmente pensada para la mediana empresa que permite diseñar documentos con acabado profesional en diferentes formatos, incluso PDFs, y distribuir esa información por distintas vías: impresoras, faxes o correos electrónicos.
«DocPath fue la opción idónea. No hemos encontrado otra solución en el mercado tan completa y versátil. Business Pro Suite es ideal para obtener informes y formularios totalmente personalizados en los que se integren datos, gráficos e imágenes», ha afirmado el director de Sistemas, que continúa: «En cuanto a la variable calidad/precio, creo sinceramente que, para volúmenes de documentos medios-altos, la relación es muysatisfactoria».
Una vez elegida la solución, se llevó a cabo el proceso de implementación, que estuvo acompañado de un programa de formación en el que se implicó a todo el departamento de Sistemas. José Luis Rey añade:
«Se trata de una herramienta intuitiva, pero compleja, que requiere de una cierta formación y de un periodo de evolución y desarrollo de al menos dos o tres meses para obtener independencia y resultados óptimos. Hoy en día, tenemos a dos personas en nuestro área que se encargan de realizar el mantenimiento correctivo y evolutivo de la herramienta”.
El resultado
Después de algunos meses funcionando, Alimerka ha podido comprobar los beneficios de contar con una solución de software documental profesional como Business Suite Pro, así lo ha explicado el propio directivo:
«Los beneficios están muy claros. Ahora somos capaces de desarrollar, prácticamente, cualquier tipo de informe o formulario desde dentro del departamento, con el consiguiente ahorro de tiempo y costes, y con un notable incremento en la satisfacción de los usuarios finales”.
Aunque la generación y la distribución de informes complejos en lo que a la presentación y al origen de los datos se refiere no es una tarea fácil para los departamentos de TI,
«Problemas como la dificultad de combinación de datos que presentan otras aplicaciones existentes en el mercado o la búsqueda de formas amigables de visualizarlos, son actualmente, retos superados por Alimerka”, concluye José Luis Rey.