Alcanzar y mantener un alto grado de uniformidad mediante un sistema regulado de generación e distribución documental es todo un desafío. Los profesionales de TI se esfuerzan por desarrollar una coherencia significativa en las comunicaciones y la documentación correspondiente, proporcionando estándares claros y coherentes en formatos, nomenclatura y diseño. Y es precisamente en ese punto donde entra en juego la tecnología de software documental.
El software documental y sus variaciones
Podríamos describir el software documental en base a las formas en las que la mayoría de las grandes corporaciones lo utilizan hoy en día. En el entorno empresarial actual, este software se utiliza con mayor frecuencia para diseñar documentos y, después, para procesarlos, organizarlos, generarlos y distribuirlos. Durante cada una de esas fases, también se espera que el software documental proteja los documentos guardando los cambios de forma eficiente y fiable, al tiempo que evita robos de información confidencial.
Además, muchas organizaciones emplean su solución de software documental para generar continuidad de negocio, fomentando que sus equipos trabajen en paralelo de forma efectiva mientras los documentos viajan de un departamento a otro. Este proceso se logra de diversas maneras, que vamos a describir mediante los diferentes tipos de sofware documental:
- Servidor Cliente: Este tipo de software documental les proporciona a empleados autorizados acceso a interfaces y herramientas que les permiten realizar tareas específicas de acuerdo con su nivel de autoridad o posición en la empresa.
- Base de datos: Un paquete de base de datos suele integrar cualquier estructura de base de datos que una empresa utilice para interconectar información, datos e imágenes.
- Web: Con este tipo de software, las máquinas de la empresa tienen acceso al software documental a través de un navegador Web central. Esta manera de trabajar es especialmente útil para aquellos empleados del área de telecomunicaciones, personal de oficinas remotas y delegaciones y trabajadores móviles. La mejor ventaja de este tipo de software consiste en que les permite a equipos geográficamente dispares mantenerse conectados con facilidad y aprovechar las capacidades de centralización de su software documental.
- Nube: Las soluciones de software documental basadas en la Nube reducen los requisitos de hardware de una organización y liberan a sus departamentos TI del trabajo de mantener los sistemas en los que se almacenan y ejecutan esas soluciones. El software documental que se distribuye mediante este modelo es un Software como un Servicio, abreviado ScuS (del inglés: Software as a Service, SaaS), que hace que equipos puedan trabajar conjuntamente en un proyecto desde cualquier lugar, a través de una conexión a Internet.
La evolución tecnológica del software documental
Como la mayoría de las aplicaciones de producción heredadas, la tecnología de software documental, tal y como existe actualmente, es el producto de un largo proceso de desarrollo, uso y perfeccionamiento. Los productos que utilizamos hoy en día son el resultado final de una gran cantidad de datos aportados por los usuarios, investigación e innovación tecnológica.
Los primeros productos de software documental se centraron principalmente en una gestión documental sencilla y trabajos de impresión básicos. A medida que la tecnología y los tipos de documentos avanzaban, el volumen de documentos que se podía almacenar aumentaba cada vez más, lo cual resultaba en grandes ahorros en espacio y en los gastos globales derivados del mantenimiento de los edificios y almacenes necesarios para el almacenamiento físico. A partir de entonces, los desarrolladores podían centrarse en otros aspectos más interesantes del software documental.
Aplicaciones prácticas de la tecnología de software documental
Antes de pensar en invertir en una solución de software documental, es importante entender bien todo lo que el software documental puede hacer por la empresa.
Actualmente, los mejores productos de software documental ofrecen una gestión integral del ciclo de vida de los documentos. ¿Qué significa esto? Que el software ofrece herramientas y procesos que ayudan en cada etapa del proceso de un documento, desde su diseño inicial hasta su almacenamiento o, incluso, eliminación.
El proceso documental comienza con formas estándar de generación, como el diseño y la creación de plantillas dinámicas. A continuación, el sistema debe gestionar la salida, como la impresión en papel, la generación de un archivo digital, el envío por correo electrónico, el almacenamiento en otra máquina o en un disco duro, etc. Además, el documento puede requerir de una revisión a posteriori. En ese caso, el documento suele volver a la fase de generación o simplemente recibir algunas modificaciones antes de pasar de nuevo a la fase de circulación y uso.
Por otro lado, un sistema realmente completo de software documental debe permite a los empleados escanear y almacenar sus propias firmas digitales de forma segura. Esta funcionalidad es esencial para la tramitación de contratos, facturas, acuerdos de confidencialidad y otros documentos oficiales. Ya que ese tipo de información es tan sensible, las firmas deben ser altamente seguras, con encriptación avanzada, para protegerlas durante envíos entre usuarios o de una empresa a otra.
Además, la mayoría de las empresas suele almacenar archivos de imagen frecuentes, como logotipos, iconos, etc., con el fin de proteger la imagen corporativa y mantener cierta uniformidad en su documentación comercial. Para esos casos, el software documental generalmente ofrece funciones específicas de gestión de recursos, para garantizar que se utilice la imagen correcta en la versión correcta de un documento.
Otras funcionalidades importantes de la tecnología de software documental son su capacidad de optimización de impresión, como la compresión de archivos de impresión para acelerar su distribución, pre-procesamiento y post-procesamiento de archivos, así como una amplia variedad de formatos de salida electrónicos (PDF, etc.) y de impresión (PCL, PS, AFP, etc.).
Firma electrónica y tecnología documental
Actualmente, las opciones de firma electrónica se encuentran entre las características más importantes de cualquier solución de software documental. Una firma electrónica (e-firma o eSignature) verifica la autoría de un documento, los cambios aplicados y permite que cualquier operación sobre un documento pueda atribuirse de forma precisa y fiable a un usuario, grupo o entidad específica.
La firma electrónica constituye una huella digital única que se adjunta a un documento digital para verificar y confirmar la identidad del usuario. Usuarios pueden crear su propia firma electrónica o, en algunos casos, recibir una e-firma corporativa.
Si bien la firma electrónica existe ya desde hace décadas, empezó a usarse de una manera más generalizada a principios del siglo XXI. Sin embargo, en esa época, la tecnología documental para firma electrónica se utilizaba como una firma normal, tal y como la añadimos a documentos físicos.
Hoy en día, sin embargo, esa aplicación ha cambiado y la firma electrónica se ha convertido en una pieza clave a la hora de reducir costes y fraude, ahorrar papel y aumentar la satisfacción del cliente. Entre otras ventajas, la e-firma garantiza que datos sensibles estén mucho más seguros y agiliza los flujos de trabajo, permitiendo que empleados puedan dedicarse a otros procesos empresariales más importantes.
Próximos desafíos de la tecnología documental
Como con cualquier tecnología, la tecnología de software documental tendrá que enfrentarse a los cambios en el área digital, algunos de los cuales se podrán anticipar, mientras otros serán imprevisibles.
Por ejemplo, a medida que el tamaño de los archivos se hace cada vez más grande y el número de archivos almacenados aumenta, los sistemas documentales tendrán que ampliar sus capacidades para mantenerse al día. Por otro lado, el ancho de banda, el espacio para el almacenamiento y las herramientas de gestión tendrán que ser más robustos y sofisticados. Aquellas organizaciones que dependen de la Nube podrán acudir a sus proveedores de servicios Web, pero las que mantienen un control in situ de sus archivos, tendrán que adoptar un enfoque más práctico: actualizar y ampliar sus sistemas TI según las necesidades.
Además, la transformación digital, es decir, la integración de la tecnología digital, que incluye la firma electrónica, en todas las áreas de una organización, se está convirtiendo en imperativo de cara al futuro. Por consiguiente, el número de empresas que recurren a soluciones de software documental está aumentando rápidamente y los fabricantes de tecnología documental tendrán que mantenerse al día para seguir dicha tendencia.
Otro reto serán los problemas asociados con las limitaciones actuales de los sistemas documentales. Además, la seguridad será una preocupación constante, sobre todo por el gran volumen de los datos y los ataques de terceros, y la movilidad en la gestión documental, como la impresión móvil y remota, es cada vez más común.
Por esas razones, y muchas más, cualquier director TI debe asegurarse de trabajar con fabricantes que apliquen mejoras prácticas en sus desarrollos y ofrezcan las últimas soluciones de software documental, para garantizar la continuidad del software y de negocio y la máxima seguridad durante todo el ciclo de vida de sus documentos.
Referencias:
- https://www.signinghub.com/electronic-signatures/
- https://enterprisersproject.com/what-is-digital-transformation
- https://docpath.com/art-document-software-evolving-document-technology/
Autor:
André Klein
Consultor Freelance para DocPath