Las organizaciones a menudo necesitan crear y producir una gran cantidad de documentos, lo que resulta en una serie de desafíos. Es posible que necesiten ejecutar trabajos por lotes que generan millones de documentos de transacción, lo que hace que los criterios de rendimiento y confiabilidad sean clave para la tecnología de documentos. Las empresas generalmente también necesitan producir rápidamente una gran cantidad de documentos por correspondencia, para que puedan ser enviados por correo en un grupo, distribuidos a través de la Web, etc. Este requisito significa que dichos documentos deben ser impresos, ensobrados, optimizados para franqueo y clasificados en contenedores.
Por lo tanto, el sistema de software documental de una organización debe ser adecuado tanto para los trabajos por lotes como para la correspondencia individual para cumplir con los altos requisitos de programación. También necesita explotar los recursos informáticos disponibles de manera efectiva y escalar las operaciones para cumplir con las crecientes demandas de sistemas y redes individuales. Como resultado, existen muchos desafíos en torno a la generación de documentos de alto volumen. En este artículo nos centraremos en tres: creación, revisión y conservación de documentos.
Visión General
La mayoría de las organizaciones generan rutinariamente una gran cantidad de documentos electrónicos, a menudo anticipándose a un momento en el que prácticamente todos los documentos serán electrónicos. Sin embargo, una gran mayoría de las empresas también deben mantener documentos en papel, independientemente de su tamaño. Después de todo, a pesar del uso cada vez mayor de la tecnología de gestión del conocimiento, es muy probable que los documentos en papel continúen siendo un medio de almacenamiento importante en el futuro cercano.
La información que contienen los documentos puede estar estructurada o no, y ambos son críticos para el contínuo funcionamiento de cualquier organización. Los documentos con información estructurada están conectados, de alguna manera, a otros documentos y normalmente se generan a partir de fuentes como hojas de cálculo y bases de datos. Los documentos que contienen información no estructurada no están directamente relacionados con otros documentos, aunque describen colectivamente la experiencia, los conocimientos y los procesos de una organización. Estos documentos incluyen mensajes de correo electrónico, cartas, materiales de marketing, imágenes y actas de reuniones.
Creación
Las empresas necesitan crear documentos de múltiples formas, lo que plantea algunos de los desafíos más importantes para el software de tecnología documental. Estos métodos incluyen cargas de un solo archivo desde navegadores web, cargas por lotes a través de protocolos de comunicación como FTP, imágenes escaneadas y creación manual. Las empresas generalmente importan documentos en un repositorio central después de la creación, lo que les permite administrar sus documentos más fácilmente con tareas como copias y la definición de los permisos de acceso. Es esencial colocar un servidor de procesamiento de documentos dentro de un entorno seguro, ya que es necesario acceder a través de múltiples redes, incluidas la red de área local (LAN), Internet e intranet. Esta estrategia permite que el sistema de documentos se convierta en un repositorio central para todo el conocimiento de una organización.
El uso de metadatos es una de las características clave que distinguen al software de generación documental del software de autoedición, como Adobe Acrobat y los productos de Microsoft Word. Los metadatos permiten que el software documental proporcione documentos con sentido comercial, generalmente al incluir información relacionada con el negocio. Este tipo de datos proporciona la base para un sistema de indexación que se puede usar para buscar documentos en un tema en particular.
El contenido de muchos documentos producidos por las empresas actuales cambiará con el tiempo, requiriendo soluciones de tecnología de documentos para proporcionar capacidades adicionales durante la creación del documento. Por ejemplo, la mayoría de las soluciones de software documental pueden administrar contenido dinámico a través del control de versiones, manteniendo todas las versiones de documentos en el repositorio. Esta capacidad permite a los usuarios acceder a la versión actual de un documento, además de ir a una versión anterior cuando las versiones posteriores no son deseables.
Además, las soluciones de software documental generalmente almacenan documentos en un repositorio en un servidor de documentos mediante el uso de una jerarquía de carpetas y subcarpetas, proporcionando una organización lógica que agrupa documentos similares. Un servidor de índice separado a menudo se utiliza para proporcionar enlaces a los documentos en el servidor de documentos, lo que acelera la ubicación y recuperación de los mismos. Los documentos también deben almacenarse en su formato original para garantizar que conserven su apariencia original. La solución de software documental también debe permitir a los usuarios ver e incluir comentarios en un documento, incluso si no tienen su aplicación original instalada en su máquina.
Revisión
Los creadores de documentos en una empresa deben poder enviar sus documentos para su revisión a fin de seguir el recorrido del documento a través de su flujo de trabajo. Un DMS debe proporcionar esta capacidad tanto desde la máquina local del remitente como desde el repositorio central, de modo que cada uso de la plantilla de flujo de trabajo se trate como un proceso separado. Aquéllos que revisan recibirán una notificación cuando tengan que realizar tareas de flujo de trabajo, a través de métodos de comunicación electrónica como el correo electrónico y la mensajería instantánea. El proceso de revisión de un documento también debe incluir tareas tales como la revisión de documentos de entrada y salida, incluir comentarios, adjuntar documentos de respaldo y la firma digital de la hoja de trabajo de un documento.
Otro desafío en el proceso de revisión de documentos de una empresa es la distribución automática de documentos a las personas que los necesitan una vez que los documentos han sido aprobados para poder ser utilizados. La gestión de impresión de salida debe permitir a los usuarios especificar los destinatarios y la carpeta de almacenamiento aprobados para cada documento. Esta capacidad permite a los destinatarios actuar rápidamente sobre la información de un documento y evitar que personal no autorizado pueda acceder a esos documentos. Un DMS también debe proporcionar procesos de ahorro de tóner al imprimir documentos solo cuando sea necesario.
Conservación
Las empresas generalmente deben cumplir con muchas reglas a la hora de decidir durante cuánto tiempo conservar un documento, especialmente aquéllas en los sectores de salud y finanzas. Regulaciones tales como Basilea II, CFR 21 PARTE 11, HIPAA y Sarbanes-Oxley afectan directamente en el período durante el cual se mantendrá un documento así como sus correos electrónicos y adjuntos asociados. La solución documental de archivado implementada debería, por lo tanto, permitir a los usuarios definir políticas de conservación por clase de documento, incluyendo las acciones de conservación tales como el archivado, el traspaso a otra carpeta o la eliminación. La capacidad de mover los documentos seleccionados a un archivo en lugar de eliminarlos permite a los usuarios recuperar documentos en el caso de que sean útiles en el futuro. Los documentos archivados también pueden servir como copias de seguridad para el repositorio.
Resumen
La creciente complejidad del cumplimiento normativo y un mercado global garantizan que una solución adecuada de software documental sea esencial para la empresa moderna. Sin embargo, los documentos en papel seguirán desempeñando un papel importante en las organizaciones modernas, además del requisito de gestión electrónica de documentos. El cumplimiento de estos desafíos requiere que las empresas apliquen la tecnología de documentos adecuada y, según el área de negocios, trabajen en estrecha colaboración con las agencias y organizaciones gubernamentales para su sector industrial.
Referencias:
- https://smartdocuments.eu/en/products/highvolume/
- https://docpath.com/project/output-dynamics-high-volume-document-output-management
- https://docpath.com/category/blog-articles/
André Klein
Consultor Freelance para DocPath