La evolución y el futuro de las soluciones de software documental

Eight Technology Trends That Will Change the World

Las empresas generalmente usan un software documental para estandarizar las comunicaciones y unificar la cultura corporativa. Elegir la solución correcta requiere que se considere el efecto que tendrá en las capacidades de colaboración y la eficiencia operativa de una organización. La tarea de seleccionar la mejor solución de software documental implica evaluar los puntos débiles de una organización, para poder compararlas con las capacidades de cada solución que se ha escogido. Además, también es importante entender hacia donde se dirige el software documental, si el objetivo que se quiere es el tener un software longevo.

Visión general

La capacidad de compartir documentos digitales es crucial para la colaboración en una empresa moderna. El software documental también le permite localizar documentos de una manera rápida, incluso si no se encuentra en un entorno corporativo común. Este tipo de software puede clasificarse en las siguientes cuatro categorías:

Nube
Web
Servidor de cliente
Base de datos

Cualquier usuario con acceso a la web puede usar soluciones basadas en la nube para el software documental. La ventaja más importante de este tipo de solución es su naturaleza altamente escalable, lo que significa que los recursos pueden añadirse o eliminarse fácilmente para así poder adaptarse a los cambios en cuanto a la demanda que hay. Una plataforma basada en la nube para el software documental también requiere menos soporte en el departamento de TI, debido a que el proveedor de la nube realiza la mayoría de las tareas de soporte.

También puede proporcionar acceso a una solución documental basada en la web con cualquier navegador de Internet. Esta solución de software documental es más útil cuando la mayoría de las personas de una organización trabajan en oficinas satélite y necesitan conectarse con la sede corporativa.

Una solución cliente-servidor mantiene el software documental en un solo servidor, lo que permite que múltiples clientes accedan al software. La principal ventaja de esta solución es que permite a los empleados acceder al software documental con una interfaz fácil de usar.

El software documental con un paquete de base de datos generalmente se integra con la base de datos existente de una organización, lo que permite a los usuarios vincularse a archivos de imagen.

Evolución del software documental

La tecnología documental ha evolucionado rápidamente durante las últimas décadas, especialmente las soluciones destinadas a grandes empresas. Esta tecnología originalmente se basó en la gestión básica y la impresión de documentos. Los documentos impresos eran almacenados en archivadores físicos. Los documentos que trataban con operaciones comerciales podían guardarse indefinidamente, pero aquellos con información confidencial podían ser destruidos después de un período de retención específico. La seguridad se limitaba a las cerraduras de la habitación y el archivador.

La adopción generalizada de la tecnología informática permitió que la tecnología documental evolucionara y que los documentos se almacenaran en servidores, a los que se podía acceder a través de ordenadores de mesa y dispositivos móviles. Hoy en día, los documentos se administran con un software documental dedicado que procesa y difunde información a una gran numero de destinatarios, incluidos empleados, clientes, inversores, proveedores y el público en general. El personal de recursos humanos también depende en gran medida del software documental cuando recluta nuevos empleados.

Desafíos actuales para el software de documentos

Los rápidos cambios en la tecnología han creado algunos desafíos en la tecnología documental y la gestión, especialmente para las empresas. El tamaño cada vez mayor de los archivos y la variedad de formatos de almacenamiento obliga a una necesidad de actualizaciones frecuentes de hardware, incluido un mayor ancho de banda y espacio en el servidor. Sin embargo, la necesidad de adaptarse a los crecientes requisitos puede ser relativamente menor en el caso de las plataformas basadas en la nube, donde la infraestructura es fácilmente escalable.

El departamento de TI de una organización también debe esforzarse por mantenerse al margen de los piratas informáticos que intentan penetrar en sus redes, a menudo con el propósito específico de acceder a documentos que contienen información confidencial, como contratos y registros de clientes. La capacitación continua es una de las soluciones más efectivas para este desafío, ya que las técnicas de piratería, como el phishing, dependen de los empleados con poca educación. Otros tipos de malware pueden intentar explotar el software documental que no se ha actualizado con las últimas funciones de seguridad.

Capacidades del software documental

El mejor enfoque para defender el caso de una solución de software documental es comprender sus capacidades para mejorar los procesos de negocios. También es importante enfatizar la capacidad de este software para administrar documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, que generalmente comienza con la creación de una plantilla dinámica para una herramienta de diseño de documentos. Los usuarios también deben enviar documentos a varios dispositivos, como impresoras, bases de datos, mensajes de correo electrónico, máquinas de fax y otras estaciones de trabajo. Finalmente, el software documental debe poder almacenar copias de seguridad en el disco duro.

Un completo sistema de software documental también permite a los usuarios escanear y almacenar sus firmas de forma segura para su uso en documentos más oficiales, como son los contratos. La naturaleza extremadamente sensible de las firmas requiere que las organizaciones de todos los tamaños las protejan con encriptados, ya que sería muy poco práctico el deshacer dicho encriptado con “métodos de fuerza bruta”. Muchas organizaciones también usan software documental usar las mismas imágenes en todos los documentos, a menudo con el fin de proporcionar uniformidad y promover la imagen de la empresa. Las imágenes consistentes son particularmente importantes para documentos tales como materiales promocionales, que requieren un logotipo y manuales de instrucciones.

El control de impresión es otra aplicación común del software documental, que generalmente implica mantener una colección centralizada de trabajos de impresión para cada departamento o empleados. Esta capacidad proporciona beneficios tales como optimizar la transferencia de archivos de impresión y restringe el uso de tóner. Las ventajas adicionales del control de impresión incluyen la capacidad de realizar el procesamiento previo y posterior de los archivos de salida. Por ejemplo, los usuarios pueden agrupar archivos de entrada según criterios tales como el tamaño del archivo o los datos dentro del documento, que se usa comúnmente para clasificar los archivos por nombre del cliente o código postal. Los paquetes de software documental también necesitan generar documentos de salida en muchos formatos diferentes, como HTML5, Label, PCL y PDF.

Software documental- Tendencias futuras

La mejora continua en la eficiencia debe ser la tendencia más significativa en la tecnología documental para el futuro cercano. El software documental también continuará apoyando los cambios continuos en los requisitos para las empresas y sus clientes, especialmente los cambios en las condiciones del lugar de trabajo. Los líderes de TI deberán utilizar proveedores de soluciones documentales empresariales que sigan las mejores prácticas para el desarrollo de software, que serán cada vez más importantes para brindar a los usuarios de las empresas una experiencia continua. Estos factores serán esenciales para maximizar el retorno de la inversión (ROI) en el futuro cercano del software documental.