Software dedicado a documentos logísticos, tal como SAP, puede cubrir todo el proceso logístico, pero a menudo carece de la sofisticación necesaria para crear fácilmente documentos comerciales profesionales. Sin embargo, la adaptación del software de documentos genérico para la logística y la distribución permite utilizar la misma solución en muchas aplicaciones comerciales. Dicho enfoque de la gestión documental proporciona muchos beneficios, uno de ellos es que sea mucho más fácil para convertirse en un experto a la hora de manejar el software.
Retos para las empresas de Logística y Distribución
Uno de los objetivos más importantes de la logística moderna es vincular todos los procesos organizacionales en un único flujo de información, incluyendo las ventas, la producción y las entregas. Una visión global de la logística permite mejorar la toma de decisiones y compartir información con otras partes interesadas de manera más efectiva. La sinergia también mejora la capacidad de una empresa para responder eficazmente frente a los cambios en los requisitos de los clientes, mejorando así su resultado final.
Las empresas de logística y distribución han monitoreado históricamente el movimiento de sus productos, pero esto ya no es suficiente por sí solo para poder garantizar el nivel de servicio que esperan los clientes a día de hoy. También deben realizar otras tareas mientras los productos están en tránsito, como monitorizar el inventario y manejar los pagos. Además, los sistemas de logística deben implementar una solución para automatizar los procesos, tales como la comunicación con los clientes, la revisión de pedidos y la gestión de documentos.
Un único pedido normalmente involucra miles de acciones individuales, algunas de las cuales son innecesarias. Estos movimientos innecesarios pueden ser contraproducentes, esto ocurre generalmente por no tener en cuenta el panorama logístico actual. Una plataforma de software documental colaborativo para logística, puede proporcionar un nivel alto de visibilidad en la cadena de suministro, así permitiendo que los usuarios recomienden cambios operativos. La documentación y sus costos asociados son uno de los factores que la solución debería tener en cuenta.
La visibilidad a nivel empresarial requiere una organización logística y distribución para optimizar los planes de transporte mediante la manipulación de los factores de envío, tales como la selección de transportistas, la consolidación de pedidos y los movimientos continuos. Las auditorías de fletes, la confirmación de pedidos y la licitación de cargas son fuentes comunes de documentación y pueden crear barreras para la optimización de las operaciones logísticas. Los proveedores también deben proporcionar soluciones más sofisticadas a medida que aumentan las expectativas de los clientes.
Soluciones de Software Documental para Logística
Las empresas de Transporte y Logística están experimentando en este momento desafíos tecnológicos, que limitan su capacidad para entregar los productos lo más rápido posible. Por ejemplo, el personal de administración tradicionalmente gestiona una gran cantidad de documentación para cada ruta de entrega, lo que aumenta el tiempo y los gastos de la administración de dichos documentos. Este proceso es uno de los mayores problemas que sufre la logística moderna a día de hoy.
Los proveedores de software documental para la logística pueden adaptar su software para ofrecer a las empresas de Logística y Distribución una solución completa para sus necesidades específicas. Estas soluciones pueden generar documentos en tiempo real, reduciendo en gran medida este proceso administrativo. Los conductores pueden administrar sus propias notas de portes, incluyendo la impresión y el escaneo de las mismas. El sistema también puede agregar estos documentos al sistema de almacenamiento de la compañía, permitiendo así que los almacenes realicen la mayor parte del proceso de la gestión documental.
Esta capacidad aumenta considerablemente la productividad y a la vez reduce los gastos. Es altamente flexible, ya que puede controlar las funciones de distribución y transporte. Una solución de software documental para logística es mejorar la imagen de la organización, aumentando satisfacción del cliente.
Características del Software Documental para Logística
El Software de gestión documental para Logística debe estar escrito en Java debido a su alta portabilidad. Además, una interfaz gráfica de usuario (GUI) puede simplificar la instalación de la solución en cada dispositivo conectado, especialmente cuando la GUI cuenta con una pantalla táctil. Un motor debe controlar la generación y administrar los procesos de documentos, mediante la integración con el sistema existente a través de un servicio web. Una solución completa de la gestión documental también debería permitir el almacenamiento y la recuperación eficaz de documentos con formatos antiguos, además de la ejecución de consultas.
Es necesario que el software documental para la logística, es necesario que sea flexible con la generación de documentos, debido a la gran cantidad de formatos disponibles, y sus métodos de distribución requeridos. Los formatos que más necesitan las empresas de logística y distribución son el PDF (Formato de Documento Portátil) y el PCL (Lenguaje de Control de Impresora).
Ventajas del Software Documental para Logística
El beneficio directo para adaptar el software para documentos comerciales es que sea inmediatamente compatible con su hardware. Esta ventaja reduce tanto los gastos de compra inmediatos como los costos de mantenimiento a largo plazo.
Está solución para los documentos comerciales, permite a los conductores generar sus notas de entrega, en el almacén antes de comenzar su ruta. Después podrán firmar digitalmente sus notas y cartas de porte en sus tablets antes de agregarlas al sistema interno de la compañía. Las notas se pueden actualizar, enviar por correo electrónico y archivar, todo esto sin usar papel. Y desde ese momento también se podrán generar etiquetas.
Los conductores pueden acceder a datos críticos sobre la entrega en tiempo real, a la vez podrán consultar el estado de la carga, la ubicación, la temperatura y el albarán de entrega. Una vez que los conductores han finalizado sus rutas y regresan al almacén, pueden enviar las notas correspondientes a esta entrega al sistema. En las empresas de logística y distribución, este proceso generalmente usa códigos de barras, para digitalizar los documentos durante el escaneo. Los conductores no tendrán que esperar en el almacén, ya que los documentos pueden ser gestionados desde sus propios dispositivos móviles. Pueden ser indexados automáticamente, lo que permite a los usuarios localizar rápidamente los documentos que están buscando.
Un beneficio adicional que ofrece el uso del software documental para logística y distribución, permite a los conductores de administrar incidentes que ocurren durante la entrega a través de sus propios dispositivos móviles. La solución documental empleada utiliza un tipo de interfaz de pantalla táctil, ya que este es el tipo de interfaz más utilizado por los conductores. Dicho beneficio permite ahorrar tiempo y gastos.
Resumen
Por regla general, las empresas de logística y distribución, para gestionar las entregas eficazmente, generan más documentos que otro tipo de empresas debido a la gran cantidad de acciones necesarias para entregar el producto al cliente final. Por lo tanto, estas empresas requieren un software para la logística especializado, para obtener los mejores resultados en la gestión documental. Además del almacenamiento y recuperación centralizado, este software también ofrece al conductor un abanico más amplio en cuanto a la realización de tareas en la gestión documental.
J.C. Olivares
Business Development Mgr. at DocPath Corp.