La gestión documental y de datos, o document management system (DMS), está diseñada para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos y datos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar, diseñar y distribuir los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada según las necesidades de la empresa; logrando además, que los empleados accedan de una forma sencilla.
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de muchas empresas, sobre todo hoy en día ya que el Big Data es cada vez mayor. Por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano o casi desapareciendo en muchas organizaciones. Para gestionar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe tener algunas particularidades.
Existen una gran cantidad de “sistemas” de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir el diseño de impresos o información a partir de datos y documentos, llegando a automatizar al máximo los procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.
Un sistema de gestión documental avanzado tiene su “corazón” en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada de forma sencilla y controlada. Pero eso solo es una pequeña parte. El “cerebro” que maneja el sistema es la lógica del workflow, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.
Los Beneficios globales que puede aportar la gestión documental a tu empresa son:
- Mejora importante de las comunicaciones con clientes y terceros, mediante TransPromo, generación y distribución de documentos online y una gran variedad de canales de distribución.
- Unificación de los documentos (contratos, albaranes, etc.) reduciendo el número de modelos, ya que cada plantilla diseñada permite generar automáticamente los diferentes documentos para cada cliente.
- Solución multiplataforma: Windows, Unix, Linux, System i, zSeries.
- Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por e-mail, fax, SMS, correo postal, FTP, Web, etc. Cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
- Control de impresión con perfiles de ahorro de consumibles.
- Diseño de documentos sencillo e intuitivo. Entorno user friendly.
- Diseño de formularios dinámicos y estáticos, con creación de códigos de barras unidimensionales y bidimensionales, así como gráficos en 2D y 3D.
- Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante. Se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…
Por lo tanto, ten en cuenta que un buen sistema de gestión documental puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como las facturas electrónicas, formularios y otros documentos mucho más específicos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto, de entrada como de salida de la empresa.
Otra ventaja importante que debes tener en cuenta es que la gestión documental permite la personalización y la protección de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información.
No olvides que implementar y desarrollar la gestión documental fortalece los procesos de tu empresa, dándote un mayor control de la información y contribuyendo al crecimiento y a la mejora continua. Si quieres conocer más sobre cómo fortalecer tu empresa a través de la gestión documental y de datos -> contáctanos.