Hoy día, con el éxito del concepto Cloud y las nuevas tecnologías, la mayoría de las empresas – tanto públicas como privadas – facilitan a sus clientes el acceso a sus servicios y productos mediante formularios online desde sus sitios Web.
Sin embargo, ¿a cuántas personas no nos ha pasado intentar realizar una compra o una consulta, mediante un formulario online complicado, y desistir porque fue imposible?, en estos casos, la compañía implicada no sólo pierde una venta inmediata por un formulario mal diseñado, sino también a un cliente y ventas potenciales.
Afortunadamente, para evitar que un posible cliente acuda al portal de la competencia, basta con seguir unas sencillas sugerencias a la hora de diseñar un formulario online.
Prestar atención al diseño del formulario online
Usar formularios online complicados, engorrosos y pobres estéticamente, no es lo más práctico en un portal Web bonito y bien diseñado. Con un buen software de gestión documental que ofrezca al usuario una variedad de opciones de diseño de formularios, se puede conseguir un formulario off- y online de calidad, a la vez que atractivo.
Ponérselo fácil al cliente
En general, el rellenar un formulario online, ya resulta lo suficientemente árido, como para que un cliente, además, tenga que esforzarse en reflexionar para realizar una contestación puntual. Por ese motivo, la mejor opción siempre es ofrecer respuestas comunes, para que el cliente pueda seleccionar la más indicada.
Usar un software de diseño de formularios online adecuado
Tener las herramientas apropiadas es vital para poder diseñar un formulario online de calidad. Por ese motivo, volvemos a insistir que contar con un buen software de diseño y generación formularios online, como parte integral de un software documental avanzado, que permita no solo diseñar formularios atractivos y comprensibles, sino también aplicar ciertos procesos posteriores, como envío por email, distribución a impresoras, etc., resulta esencial.
Instrucciones claras
Un buen formulario online siempre debe empezar con un apartado de instrucciones que indiquen los pasos que debe seguir el usuario y con qué objetivo. Además, campos a rellenar que puedan dar lugar a dudas deberán ir acompañados de aclaraciones o ayuda online que faciliten al usuario su cumplimentación.
Ponerse en el lugar del usuario
Durante el proceso de diseño de un formulario, lo más importante es empatizar con el usuario. Muchas compañías realizan esta tarea basándose en los procesos internos de su organización, sin tener en cuenta que esto implica un “trabajo” extra para quien lo rellena.
Un diseño legible
A la hora de diseñar un formulario online, un elemento básico son los colores. Lógicamente, negro sobre blanco es la combinación que funciona mejor. Sin embargo, optar por usar otros colores en los textos es factible, siempre y cuando su combinación contraste y facilite la lectura del texto. Un buen software de diseño de formularios debe permitir ver de forma sencilla como será la versión final que verá el usuario.
Textos comprensibles
El formulario online debe ser apto para un público amplio. Esto significa que se debe usar un lenguaje neutro, claro y conciso, indicar los campos obligatorios y evitar el uso de abreviaturas y siglas.
Solicitar solo la información necesaria
El realizar un registro online debe ser breve y sencillo y es muy recomendable pedir sólo los datos que sean realmente necesarios. De esta forma se reduce el tiempo requerido para su cumplimentación, así como las dudas que puedan surgir, al usuario, acerca del uso que se hará de sus datos. El número de campos y su “sensibilidad” para el usuario (por ejemplo, el número de teléfono o de una cuenta bancaria) influyen de forma muy importante en el ratio de abandonos de usuarios a la hora de rellenar el formulario online. Si hace falta pedir más datos “sensibles” estudiar si se puedan pedir en una fase posterior, cuando ya tengamos los datos esenciales del contacto.
Evitar preguntas repetidas
Muchos formularios obligan a quien lo rellena a dar la misma información una y otra vez. Esto es debido a que de esta forma se facilita la gestión de los pedidos y consultas online. Ponerse en su lugar, como se indica en un punto anterior, es esencial para no causarle molestias innecesarias que le inciten a pasar al portal de otra compañía.
Proporcionar «feedback»
Después de rellenar y enviar el formulario online, se hace necesaria la confirmación de que todo se ha realizado correctamente y de que su envío ha llegado a destino En este caso, la aplicación de gestión documental online es una pieza clave. Un buen software le permitirá enviar una respuesta automática de confirmación por email y mostrar unos mensajes informativos en pantalla durante todo el proceso de cumplimentación y envío.
Las sugerencias anteriormente expuestas, no serán válidas si no se realizan las pruebas pertinentes al formulario online, antes de diseñar e implementarlo. Un software de diseños de formularios debe de facilitar efectuar todo tipo de pruebas de forma sencilla. Es la única manera de asegurarse de conseguir un registro realmente eficaz que cumpla su objetivo. En conclusión, la puerta de entrada a un buen negocio puede ser, sin duda, la facilidad con que se realice la cumplimentación de un formulario online.
André Klein
Consultor freelance para DocPath