En la historia de la Unión Europea, el 2013 pasará a ser el año en el que se eliminaron las barreras de la facturación electrónica. La apuesta comunitaria por esta implementación paneuropea pretende aprovechar la tecnología para mejorar los procesos empresariales con la intención de reducir los gastos y aumentar la eficiencia. El objetivo de la Comisión es conseguir en Europa un predominio de la facturación electrónica para el 2020.
Un recorrido por la legislación comunitaria sobre la facturación electrónica
Desde el año 2001, la Unión Europea regula la factura electrónica mediante la Directiva 2010/45/UE2 -que comenzó a aplicarse en la mayoría de los países miembros antes del 1 de enero de 2013- modificó el marco jurídico de la factura electrónica.
La Directiva 2001/115/CE nació ante la necesidad de armonizar legislativamente la convivencia entre la factura de papel y la facturación electrónica. Además de los requisitos ordinarios, estableció que los Estados miembros debían aceptar las facturas transmitidas por vía electrónica siempre que en su transmisión se garantizase la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido a través de alguno de estos sistemas:
- Una firma electrónica avanzada.
- Un sistema reconocido de intercambio electrónico de datos, también llamado “EDI” por sus siglas en francés (Échange de Données Informatisé).
Pese a la intención inicial de la Comisión Europea de homogeneizar la legislación relativa a la facturación electrónica, en la práctica, esta normativa fue ambigua y causante de una gran variedad de problemas en las transacciones intracomunitarias. Algunos de estos aspectos contradictorios se resumen en:
- Se permitió a los Estados que quisieran endurecer los requisitos de validez de la factura telemática, a través de una firma electrónica avanzada y de un certificado electrónico reconocido.
- Se estableció que los Estados no pudiesen imponer ninguna otra obligación en relación a la utilización de la factura electrónica.
- Se contempló que los Estados podían aprobar normativas internas que proclamasen la validez de la factura electrónica, sin necesidad de utilizar ninguna de las dos técnicas reconocidas (firma electrónica avanzada y sistemas EDI).
La realidad se tradujo en la difícil convivencia entre los empresarios de los Estados “flexibles” y los de los países más “severos”, ya que los primeros tenían que ajustarse a la normativa del lugar de destino para cumplir con los requisitos exigibles en el Estado del destinatario. Incluso, entre los propios Estados miembros que exigían una firma electrónica avanzada, había distintos grados de seguridad (firma electrónica reconocida o mera firma electrónica avanzada), lo que igualmente provocó dificultades.
Por su parte, la Directiva 2010/45/UE -que se ha aplicado a lo largo del año 2013- corrige parcialmente esta situación de indefinición sobre la facturación electrónica. Las principales diferencias entre ambas normativas son las siguientes:
- Se unifica el trato a nivel legal y fiscal entre ambos formatos de la factura, en papel y electrónica.
- Aunque se sigue exigiendo que se garantice la integridad del contenido y la autenticidad del origen de ambos formatos, ya no se obliga a utilizar inexorablemente un sistema de firma electrónica o de intercambio EDI. Como novedad, se admiten otros sistemas basados en el control interno de las propias empresas.
- Es necesario que el destinatario acepte la recepción de la factura electrónica, aunque sigue sin ser imprescindible en el caso de la de papel.
Un punto de vista crítico acerca de la legislación de la facturación electrónica
Con la Directiva 2010/45/UE, tanto la empresa proveedora como el cliente puede elegir el método para garantizar la autenticidad de origen y la integridad de la factura electrónica, ya que en el 2013 ha cobrado relevancia una novedosa y tercera posibilidad de control, aparte de la firma electrónica y el intercambio de datos EDI, al permitir otros sistemas basados en el control interno de las propias empresas.
Sin embargo, esta nueva opción -controles de negocio internos- es un concepto amplio y puede resultar ambigua al permitir realizarla a través de varias vías, como puede ser el cotejo de la factura con un movimiento bancario de pago, entre otras. El día a día conseguirá que se consolide un modus operandi empresarial.
Que la exigencia de aceptación por parte del destinatario sólo se aplique a la factura electrónica y no a la de papel, pone de manifiesto que la UE está concediendo tiempo a empresas y consumidores para que se habitúen al nuevo escenario digital.
No cabe duda de que con la implantación de la mecanización de los procesos de facturación, por un lado, se simplifican los métodos de creación, envió y recepción con el consecuente abaratamiento de costes; y por el otro, desaparecen los problemas de conservación y custodia que la firma electrónica provocaba.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath