Desafíos a los que se enfrenta la impresión de documentos

Cuando una empresa se plantea si está optimizando o no el uso que hace de sus equipos informáticos de cara a la impresión, es una buena oportunidad para extrapolar este replanteamiento y reflexionar sobre cómo se está desarrollando el proceso de generación documental de la compañía en su conjunto.

En los últimos años, el panorama de la impresión ha cambiado considerablemente debido a la realidad económica y al consecuente descenso de las páginas impresas. La tendencia del mercado apunta a que cada vez se imprime menos y se escanea más.

En este sentido, grandes y pequeñas empresas perciben el cambio de estrategia corporativa global, que supone el paso de la impresión a la gestión documental de la información, lo que implica sin lugar a dudas la digitalización de todo tipo de documento, como son las facturas y albaranes. Es decir, en un mercado en el que el número de impresiones decrece, el escáner se ha convertido en el gran aliado para gestionar los documentos de negocio.

Redefinición de la estrategia empresarial en gestión documental

Debido a esta nueva realidad, los proveedores del hardware de impresión han sido los primeros en replantearse su nueva estrategia empresarial que redefine la impresión en el mercado tecnológico. Para ello, han tenido que dilucidar qué papel jugará en un futuro y su análisis se ha enfocado hacia:

las tendencias que determinan cómo trabajarán en unos años las corporaciones y los consumidores.
cómo esperan interactuar los usuarios con los documentos impresos, las redes y medios sociales y, en general, todos los canales de comunicación.

Es decir, este sector ha constatado que la industria necesita una rápida renovación si quiere seguir siendo competitiva. Y los aspectos hacia los que se enfoca se resumen en la innovación, la movilidad y la impresión cloud de documentos.

Innovación en la gestión documental y la impresión

Aunque crezcan las comunicaciones digitales, algunos materiales y documentos impresos aún son imprescindibles en el día a día empresarial y, más aún, para las medianas y pequeñas empresas.

Sin embargo, la innovación no debe ir únicamente de la mano de las grandes corporaciones, sino que las pequeñas y medianas compañías deben disponer de flexibilidad y movilidad en sus procesos de negocio de la gestión e impresión de documentos. Y, por ejemplo, contar con la posibilidad de optar por la impresión móvil tal y como ofrecen las últimas impresoras de inyección de tinta.

Un ejemplo destacable de la innovación inherente a la impresión es la fabricación de la impresora 3D, que genera un objeto sólido tridimensional mediante la adición del material o la que permite borrar la tinta y reutilizar el papel hasta cinco veces de Toshiba.

Movilidad en la impresión de documentos

Un estudio encargado por Canon a la consultora RS Consulting en 2012 asegura que el 43% de los trabajadores considera esencial el poder imprimir los documentos de negocio, como pólizas de seguros y recibos desde dispositivos móviles. Aunque, otro estudio de IDG desvela que el 52% de las personas que utilizan smartphones para trabajar no puede imprimir desde su dispositivo. Por lo que se percibe un desfase tecnológico. Este desajuste se pone aún más de manifiesto con la predicción de esta última consultora, que apunta a que en el año 2015, el 37,2% de la población activa mundial se englobará dentro de la categoría de movilidad.

Como curiosidad, se puede destacar que la multinacional coreana LG Electronics ha comenzado a comercializar la impresora de bolsillo “Pocket Photo”, que imprime con tecnología Zink fotos de alta calidad de forma inalámbrica.

Impresión cloud de documentos

La impresión de documentos también ha llegado a la nube. Según el estudio de la consultora RS Consulting anteriormente mencionado, a más de la mitad de las empresas europeas -concretamente el 51%- le gustaría ser capaz de enviar, procesar e imprimir documentos directamente a través de las aplicaciones cloud. Supondría un paso más allá en la búsqueda de menos ineficacias, costes reducidos y mayor rapidez en la toma de decisiones.

En la mayoría de los casos, la impresión de documentos es un área de la infraestructura tecnológica empresarial que se ignora, pero una buena gestión puede ayudar a las compañías a enfrentarse a sus retos relacionados con el coste y la calidad.

Fuentes: