Simplificar la gestión de sus documentos y permitir su rápida generación masiva, éstas son las dos necesidades fundamentales a las que se enfrentan las grandes empresas de cara al tratamiento de los repetitivos y tediosos procesos documentales. A esta simplificación y rapidez de ejecución se le añaden otros requisitos que demandan las compañías como son la seguridad, la confidencialidad y la calidad de su documentación.
Estos procesos que gestionan un alto volumen de documentos son ejecutados, por las grandes compañías, en horarios en los que sus sistemas tienen una baja carga de trabajo en procesos batch (proceso por lotes). Su gestión se realiza de manera programada y de forma automática.
La elección de una solución de gestión documental adecuada es crucial para cubrir las necesidades de una empresa, ya que es una solución óptima para la generación de altos volúmenes de documentos y su distribución a través de diferentes canales (impresión, mail y fax). Con su utilización, imprimir y procesar altos volúmenes de documentos será una tarea sencilla y rápida.
Desde el punto de vista técnico, un software de gestión documental facilita a las aplicaciones batch la generación de grandes cantidades de documentos para una amplia variedad de formatos de salida, tanto electrónicos como en papel, PCL, PDF, PostScript y AFP, entre otros. Y manipularlos en postproceso para la separación por lotes, la clasificación por códigos postales, el manejo de marcas de ensobrado o la incorporación de mensajes publicitarios personalizados en los documentos transaccionales (TransPromo).
Incremento de la productividad con una solución de gestión documental adecuada
Tal y como se mencionó en el artículo de opinión titulado “El reto de soluciones documentales y la impresión de altos volúmenes de documentos” un software de gestión documental adecuado a las necesidades de cada empresa, conlleva la optimización de los procesos internos; la reducción de los costes; y el incremento de la productividad.
Optimizar el parque tecnológico de una empresa es necesario. La mejora de los tiempos de generación e impresión de altos volúmenes de documentos en batch se obtienen mediante un adecuado software de gestión documental, que facilita el almacenamiento y recuperación de los documentos generados.
La ventaja de trabajar en un entorno online reduce los costes de la empresa, ya que permite a los usuarios trabajar con los documentos en tiempo real bajo demanda e incorporar todos los elementos necesarios en el momento, almacenados en un solo sitio.
La combinación de los dos conceptos anteriores, ahorro de tiempo y dinero, indudablemente repercute en una mejora de la productividad.
Pero además, hay que añadir que la adquisición de una solución adecuada de gestión documental debe conllevar otras ventajas muy interesantes para las grandes empresas como son una interfaz sencilla, intuitiva y que facilite la interacción del usuario; la inmediatez, ya que los documentos deben ser generados bajo demanda en tiempo real en entornos Web Internet e Intranet; y la adaptabilidad, que permita que esta tecnología se integre fácilmente con las demás aplicaciones informáticas de la empresa.
Un proceso de integración sencillo y bien planificado
El proceso es sencillo. Una vez que se ha integrado el software documental el sistema informático de la empresa, la solución de gestión documental recibe las peticiones de los usuarios conectados. A través de aplicaciones de negocio vía Internet se envían los datos a la empresa proveedora, dónde se fusionan en plantillas diseñadas previamente. Posteriormente, se devuelve un documento, en la salida elegida, al navegador del usuario que realizó la petición, en un entorno totalmente seguro.
La implementación del solución de gestión documental permite, por un lado, la ejecución en modo batch de altos volúmenes de documentos y la generación de documentos en las diferentes delegaciones; y por el otro, también realiza el papel de un difusor de información por Internet, lo que permite a las empresas utilizar una única herramienta para todo su proceso documental.
La planificación es crucial en un sistema batch de generación e impresión de altos volúmenes de documentos. El gestor de trabajos es el encargado de reservar y asignar los recursos de las máquinas a las tareas que hay que ejecutar. De esta manera, mientras existan trabajos pendientes de procesamiento, los recursos disponibles estarán siempre ocupados ejecutando tareas. Si el sistema está bien planificado, los tiempos de ejecución serán mínimos
Entre las ventajas de una buena planificación del proceso de impresión masiva de documentos, también cabe destacar que permite optimizar los recursos de un ordenador entre muchos usuarios, al no competir por estos de forma inmediata; facilita la realización del trabajo en el momento que se programe, sin necesidad de intervención del usuario, generalmente cuando los sistemas están menos sobrecargados, aunque también es factible la petición bajo demanda.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath