Innovación tecnológica no solo en la gestión documental

Innovación tecnológica como factor diferencial no solo en la gestión documental

¿Cómo puede una empresa diferenciarse de sus competidores? Mejorando la atención al cliente y estableciendo unos precios mucho más bajos. Sin duda, hoy en día, ambas medidas exigen innovaciones en sistemas de Tecnología de la Información y Comunicación (TIC), que sean difíciles de copiar por la competencia.

El reto consiste en alinear la inversión en las TICs con las prioridades empresariales, aunque el problema es que las compañías no suelen ser del todo claras a la hora de definir cuáles son sus líneas directrices. El problema radica en que la mayoría de las empresas no tiene una única estrategia corporativa. Por lo que se le pide a las TICs que se alineen con algo que no existe.

Una vez identificados los rasgos diferenciadores de la empresa frente a los de la competencia, es posible definir los principales objetivos corporativos que configuran el factor diferencial. En este punto, es cuando es posible definir cómo pueden las TICs implicarse en esta estrategia y optimizar el valor de la inversión realizada.

Por lo tanto, es necesario definir una estrategia corporativa para extrapolarla hacia las TICs. A largo plazo, la solución consiste en alinear a la empresa en torno a un único objetivo. Y en el día a día, el departamento TICs debe dar prioridad a la estrategia más poderosa, y así sucesivamente.

Cambio de tendencia

Tradicionalmente, las empresas medianas y pequeñas prefieren esperar hasta que las tecnologías se han consolidado antes de adoptarlas. Sin embargo, esta tendencia está siendo cuestionada bajo la hipótesis de que el mercado está viviendo una transformación de base tecnológica. El posicionamiento de las compañías respecto a la adopción de nuevas tecnologías también está cambiando cuando estas presentan claros beneficios o generan ventajas competitivas. Se observa que algunas prefieren convertirse en la referencia respecto a la adopción de las TICs dentro de su sector.

Algunos países occidentales apuestan fuertemente por la innovación -o al menos mantienen su inversión- también en época de crisis; mientras que España no ha seguido esta tendencia en absoluto. El estudio titulado “Indicadores del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación 2013” -realizado por el Observatorio Español de I+D+I (ICONO) de la Fundación Española para la Ciencia y la Tecnología (FECYT)- pone de manifiesto la media de los recursos destinados por parte de la Unión Europea a I+D en los países de la OCDE en el periodo 2000-2011, que fue del 10,7%. Alemania y Francia con el 13,3%; Reino Unido con un 11,3% estuvieron por encima de la media, frente al 9,3% de España, que baja la media de la UE.

Continuando con el ejemplo de España, la Encuesta de Innovación en las Empresas muestra los datos de la Estadística sobre Actividades en I+D en el año 2011. El gasto interno en Investigación y Desarrollo bajó un 2,8%; y el gasto en Innovación Tecnológica descendió también en 2011 un 8,8%, respecto al 2010.

En España han aparecido diversas pequeñas mejoras económicas que apuntan a un lento cambio macroeconómico y de inercia hacía la inversión. Sin embargo, este crecimiento esta supeditado a la cultura de control de costes y a que las iniciativas proporcionen un valor añadido para el negocio. Como resultado, poco a poco, se irá generando un mayor ambiente de confianza y, será en ese momento, en el que la incorporación de inversiones estratégicas de las TICs podrán conseguir revitalizar el mercado nacional.

Tecnologías vanguardistas también en la soluciones de gestión documental

Las empresas buscan optimizar su rendimiento, reducir costes e incrementar su eficiencia operativa, así como su agilidad. Por ello, lo que se exige a cualquier software, y en particular a una solución de gestión documental, que sea capaz de reducir los costes totales manteniendo el mismo nivel de servicio. Las principales tecnologías que podrían repercutir en estos objetivos son:

Virtualización: proporciona beneficios que van más allá de la reducción de costes, como por ejemplo, una gestión más eficiente y transparente de los documentos empresariales.
Comunicaciones: debido a la masificación de las tecnologías de movilidad e Internet, los empleados necesitan mejores herramientas de comunicación no sólo para incrementar su productividad, sino también para favorecer el Social Business. Es en este campo donde la flexibilidad de un buen sistema de gestión documental facilita el acceso a documentación relevante en el formato adecuado.
Almacenamiento y servidores: el crecimiento exponencial de los datos está empujando a las empresas a continuar invirtiendo en soluciones de almacenamiento. Un buen sistema de gestión documental muestra su fuerza al permitir el almacenamiento de forma eficiente y la búsqueda flexible de información y documentación.
Aplicaciones y software: aunque los factores que empujan la adopción de soluciones TICs son diferentes en los diversos sectores, existe una fuerte demanda hacia las soluciones verticales que contemplen las necesidades de negocio. Una solución de gestión documental adaptada a las necesidades de cada sector facilita su implantación y adopción por parte de los usuarios.

Para que una compañía pueda subsistir y mantenerse frente a su competencia en el mercado actual debe ser consciente de que es necesario estar inmerso en un proceso de mejoramiento continuo en el que la innovación va de la mano de la inversión en TICs.

Fuentes de datos estadísticos: