Para poder trabajar mejor cuando muchos están forzados a hacer más con menos recursos, es de vital importancia implementar un sistema adecuado de gestión documental.
Retos de los departamentos de recursos humanos
Las principales consideraciones en los departamentos de recursos humanos (RRHH) suelen consistir en cómo pueden trabajar de manera más eficaz y eficiente con el mismo o menor número de trabajadores; cómo reducir los costes operativos y cómo afrontar el cumplimiento de las normativas. Sin embargo, hoy en día, los departamentos de RRHH están afrontando también otro tipo de retos, ya que tienen que rendir en un periodo económico de mucha incertidumbre y cambios. Por ejemplo, debido a la alta tasa de paro, muchas empresas reciben cientos, y a veces miles, de currículums y solicitudes de trabajo, lo cual presiona a los profesionales de recursos humanos, ahogados entre tanto papel y tareas administrativas manuales.
Además, los departamentos de recursos humanos se enfrentan a trabajadores cada vez más esparcidos y móviles, ya que el lugar de trabajo ya no es la oficina local, sino el hogar del empleado en cuestión, un coche, el AVE, otra oficina situada al otro lado del mundo, etc. Esta situación, en la que el trabajo flexible y a distancia está en auge, implica diferentes retos. Por ejemplo, ¿cómo se puede distribuir la información relacionada con RRHH, como nóminas, expedientes y contratos, de manera rápida y segura? Y, ¿cómo se puede cumplir con las regulaciones y normas internas y legales en una situación como esta?
Ventajas clave de gestión documental para RRHH
La utilización de un sistema adecuado de gestión documental tiene una serie de ventajas claras para los departamentos de recursos humanos.
Menos gestión manual y más eficiencia con sistemas de gestión documental
Un buen sistema de gestión manual para la gestión de recursos humanos reducirá el tiempo necesario para cierto tipo de tareas, lo cual permite que los profesionales de RRHH puedan dedicarse a tareas de un valor mayor. Por ejemplo, en vez de que recursos humanos se encargue de localizar y enviar cierto tipo de información a los empleados, ellos mismos podrán obtener los documentos que necesiten, como nóminas, evaluaciones, manuales, etc., mediante la Intranet de la empresa.
Este tipo de flujo de trabajo permite que los documentos circulen de manera ágil y segura por la organización y reemplaza a procesos lentos, como el envío postal de documentos y hacer fotocopias.
Reducción de costes gracias a sistemas de gestión documental
A nivel empresarial, tiempo invertido suele significar dinero gastado. Esto es especialmente cierto en el caso de empleados que invierten gran parte de su tiempo en tareas administrativas manuales. Por tanto, automatizar y agilizar gran parte de dichos procesos administrativos con un sistema adecuado de gestión documental conlleva una reducción de recursos aplicados y, por tanto, también un ahorro considerable.
Asimismo, se puede obtener una importante reducción de costes al eliminar, por un lado, la cantidad de papel, como fotocopias y envíos postales, y, por otro lado, las instalaciones de almacenamiento externos, que suelen resultar especialmente costosas.
Seguridad de documentos y cumplimiento de normas
El papel de los profesionales de RRHH consiste principalmente en gestionar todo tipo de datos, y la mayoría de esta información es confidencial. Desde una publicación de una oferta de trabajo hasta contrataciones y despidos, de todas estas operaciones se necesitan registros detallados que deben ser accesibles en cualquier momento. En este sentido, los gobiernos a nivel mundial están dando cada vez más importancia al tipo de información que se debe guardar, el periodo de archivado y la protección de datos. Es precisamente en estas áreas donde un sistema de gestión documental se vuelve realmente imprescindible.
Un buen sistema de gestión documental elimina el uso de papel y evita que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que los documentos son guardados de manera segura y se obtienen de una manera rápida con una sencilla operación de búsqueda y mediante unos perfiles de seguridad específicos que garantizan que solo personas autorizadas puedan consultar un documento. Además, cada operación queda grabada, es decir, se crean pistas de auditoría que indican quién ha visto el documento, cuándo y qué se hizo con él.
Gestionar más eficientemente
Ante la situación económica actual, es importante poder acceder de una manera segura, rápida y fácil a todos los documentos relacionados con RRHH, como nóminas, títulos, formación, absentismo, etc., para poder entregar a los directivos toda la información necesaria. En momentos en los que un cambio empresarial parece inevitable, poder acceder a toda la información de una manera fácil y rápida a través de un sistema de gestión documental adecuado contribuirá a que las decisiones de negocio sean tomadas con todos los datos en mano.
En resumen
En una situación de inestabilidad económica importante y prolongada como la que sufrimos actualmente, el papel de los profesionales de recursos humanos es incluso más exigente. Al fin y al cabo, son precisamente ellos los que se encargan de gestionar el principal activo de la empresa: los empleados. Como parte de los esfuerzos para abordar los retos en el área de RRHH, es de vital importancia que dichos profesionales puedan contar con un sistema adecuado de gestión documental, ya que permite una optimización general de los procesos, mejora de la productividad, una reducción importante del papel y de los costes, el cumplimiento de las normas legales y regulaciones que afecten al departamento de recursos humanos y, en resumen, trabajar de manera más inteligente y eficiente.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath
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