Un sistema de gestión documental (DMS) recibe, rastrea, almacena y gestiona documentos. Por lo general, mantiene varias versiones de cada documento, incluidos los usuarios que crearon y modificaron cada versión. Las funcionalidades de un sistema de gestión documental y del software de documentos subyacente coinciden con los conceptos relacionados de un sistema de gestión de contenido (CMS) y la gestión de las comunicaciones con los clientes (CCM). Las organizaciones a menudo ven un DMS como un componente de la gestión de contenido empresarial (ECM), en cuyo caso DMS también está relacionado con procesos adicionales como la gestión de activos digitales (DAM), imágenes de documentos, sistemas de flujo de trabajo y sistemas de gestión documental (RMS).
Un software de documentación empresarial realiza la gestión documental en el caso de documentos digitales, aunque todavía existen DMS físicos. Sin embargo, la gestión documental moderna generalmente se refiere a documentos digitales a menos que se indique lo contrario. La historia del DMS digital comenzó a principios de la década de 1980 y todavía está evolucionando rápidamente en la actualidad.
1980
Los proveedores comenzaron a desarrollar software de documentos comerciales para administrar documentos en papel a principios de la década de 1980, ya que la tecnología informática se empezó a usar para hacer negocios. Además del texto impreso, estas primeras versiones del software documental también gestionaban fotografías e impresiones físicas. El siguiente paso en la evolución de una solución de software documental fue la capacidad de administrar documentos electrónicos que normalmente se almacenaban en un ordenador local. Estos tipos de software de documentos comerciales se conocían como sistemas de la administración de gestión electrónica de documentos (EDM).
Muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos se conocieron más adelante como sistemas de tratamiento de la documentación porque combina la imagen con información textual asociada a ella y almacenaban imágenes de documentos físicos. Muy pronto mejoraron hasta el punto en que pudieron manejar documentos electrónicos, junto con otras capacidades como auditoría, colaboración, seguridad y gestión del flujo de trabajo. La capacidad de los sistemas EDM para recuperar documentos basados en términos de búsqueda y extraer texto de documentos fueron algunas de sus mayores ventajas.
Los sistemas EDM a menudo almacenan documentos en formatos propietarios, especialmente productos como Microsoft Word, Excel y Adobe PDF. Sin embargo, la cantidad de formatos estandarizados aumentó rápidamente, lo que permitió a los sistemas EDM importar y exportar documentos a otros sistemas con mayor facilidad. Hoy en día, los DMS basados en la web están comenzando a almacenar contenido en formato HTML, que es más adecuado para capacidades como la búsqueda de texto completo y la derivación.
1990
Apple, con su Macintosh, introdujo y consolidó un sistema operativo con interfaces gráficas de usuario (GUI) a principios de la década de 1990, lo que facilitó enormemente la capacidad de ver documentos desde una pantalla de un ordenador. Las velocidades de procesamiento de la máquina también aumentaron hasta el punto que el software documental en el escritorio se volvió práctico. TOWER Software introdujo Captura en 1998, que muchos analistas consideran como el primer DMS moderno.
2000
Los proveedores de DMS introdujeron productos con funciones más complejas a principios de la década de 2000, en gran parte como resultado del rápido aumento de la disponibilidad de Internet. Los usuarios pudieron almacenar documentos en formato digital más fácilmente y acceder a ellos desde ubicaciones remotas. Las características básicas introducidas durante este período incluyeron indexación, escaneo, almacenamiento y recuperación. Las funciones avanzadas del software de documentos comerciales ahora incluyen pistas de auditoría y distribución. Las funciones de control de versiones y seguridad también se volvieron significativamente más sofisticadas en 2010.
2010
Se generalizó el uso de la computación en la nube durante la década de 2010, con tasas de transferencia de datos de 15 Mbps disponibles a principios de esta década. Los almacenes de datos con capacidades de almacenamiento medidas en petabytes también se volvieron comunes durante este período, lo que permitió a los usuarios almacenar y recuperar documentos grandes en segundos. Prácticamente todas las organizaciones adoptaron algún tipo de DMS para gestionar su documentación física durante este período.
En la actualidad
El volumen de datos que los equipos de proyectos se transfieren entre sí es uno de los cambios más obvios en DMS durante la última década. La mayoría de las organizaciones ahora se están moviendo hacia el procesamiento sin papel, demostrando que aprecian el uso de documentos electrónicos como un medio que proporciona valor a sus clientes. Además, es menos probable que los usuarios pierdan documentación electrónica.
Hace diez años, muchas empresas almacenaban documentos en unidades compartidas en un esfuerzo por hacerlos más accesibles. Sin embargo, las limitaciones de los sistemas de explorador de archivos impiden que este sea el mejor enfoque para la gestión de documentos. Por ejemplo, un explorador de archivos tiene una capacidad de búsqueda deficiente en comparación con un DMS dedicado. Además, imponer el almacenamiento de archivos en una unidad compartida o carpeta pública a menudo no es práctico.
Las organizaciones que implementan una solución de software de documentos moderna a menudo no necesitan archivar documentos. Los usuarios pueden consultar una sola base de datos para encontrar cualquier documento, imagen o mensaje asociado con una entidad en particular, como una organización, persona o proyecto. Esta capacidad es especialmente útil para ahorrar tiempo a los trabajadores y resolver disputas.
Otro cambio importante en los DMS durante los últimos años es el grado de colaboración entre los miembros del equipo. La adopción generalizada de prácticas ágiles significa que es cada vez más probable que las organizaciones trabajen desde un modelo central para sus proyectos. Este enfoque significa que los miembros del equipo deben intercambiar más información, lo que requiere la gestión formal de la comunicación y la aprobación de documentos en una única plataforma.
El software documental también se ha convertido en un componente esencial de las soluciones y plataformas de Customer Communications Management (CCM). La gestión de las comunicaciones con los clientes es un conjunto de prácticas que permite a las organizaciones mejorar y gestionar sus comunicaciones con los clientes mediante diversos canales, como documentos impresos, correo electrónico, mensajes de texto y páginas web. Permite segmentar y entregar estas comunicaciones según el contexto y el perfil del cliente.
El futuro de las soluciones de software documental
Uno de los mayores problemas con muchos de los DMS de nivel empresarial actuales es la dificultad de integrarlos con los entornos de trabajo de la organización, como un entorno de escritorio común (CDE) o una extranet. Esta limitación significa que los miembros del equipo a menudo realizan la misma tarea dos veces para asegurarse de tener registros confiables, especialmente cuando ese miembro no es propietario del CDE o extranet. En estos casos, se hace más difícil justificar la conservación de ambos entornos, aunque sirvan para propósitos diferentes.
Las últimas soluciones de software documental brindan a los usuarios la capacidad de crear un proyecto en su entorno preferido y configurar un espacio en la nube para permitir la colaboración con todo el equipo. Luego, el DMS puede sincronizar los datos entre ese espacio de colaboración y el entorno de trabajo interno de los miembros individuales del equipo. También puede enviar datos desde el espacio de colaboración a los entornos de los usuarios, asegurando que no tengan que hacer lo mismo dos veces.
Resumen
La evolución del software documental durante los últimos 40 años ha aumentado considerablemente sus capacidades más allá de sus inicios como un sistema de archivos básico. El número cada vez mayor de documentos que las organizaciones deben rastrear ha hecho que las capacidades de búsqueda sean particularmente importantes para los usuarios con conocimiento limitado sobre el documento que buscan. La integración en toda una organización se convertirá en una de las características más valiosas para una solución de software documental en el futuro cercano, especialmente para empresas.
André Klein
Freelance Consultant for DocPath