Caso de éxito ALD
ALD agiliza sus procesos con el software documental de DocPath
Problema
ALD, compañía especializada en servicios de renting de vehículos, necesitaba renovar el software documental que utilizaba para la gestión de salida de documentos, pues presentaba ciertas limitaciones. Los procesos de impresión eran muy lentos, debido a que tenían que enviar de uno en uno los documentos. Además, no podían realizar cambios en la base de datos, lo que dificultaba el proceso de extracción de información previo a la generación del documento. Estos problemas llevaron a ALD a buscar una compañía experta en la gestión y distribución documental para solventar cada uno de ellos. Y encontraron DocPath.
Solución: Implementar módulos avanzados de CCM y un repositorio común
DocPath, uno de los lideres en soluciones de software documentales, no solo les proporcionó las herramientas de tecnología documental necesarias para cubrir cada una de las limitaciones, sino que también puso a su disposición otros productos de software documental que mejoraban todo el flujo documental. Con la implementación del nuevo software de Customer Communications Management de DocPath, ALD comenzó a generar documentos firmados en formato PDF. Esta característica agilizó el proceso de envío de documentos a sus clientes gracias a la posibilidad de distribuir vía email de manera masiva documentos de renting, fichas técnicas de vehículos, seguros de coche, ofertas, etc..
Por otro lado, DocPath ofreció a ALD un repositorio de recursos común en el que se almacenan las plantillas generadas para poder acceder a ellas con mayor facilidad. De este modo, cualquier departamento puede ver, modificar y versionar formularios dinámicos en el momento que quiera.
Beneficios de tener un software documental avanzado e intuitivo
ALD quería mejorar la experiencia de sus clientes, y con la solución proporcionada por DocPath pudo llevarlo a cabo. Al disponer de software documental de diseño más intuitiva y completa, cualquier departamento de la compañía puede crear las plantillas e incluir distintos elementos gráficos, asegurando una alta calidad en la presentación de los documentos. Los clientes de ALD se convierten en el núcleo de todo el proceso, por eso los documentos que reciben incluyen única y exclusivamente la información que es importante presentarles a cada uno de ellos. De esta manera, se marca una verdadera diferencia en la percepción de ALD y sus distintos productos.
Con la implementación de la solución de software documental de DocPath, ALD pasó de tener un proceso de gestión documental lento a uno mucho más ágil gracias a la automatización de todos los pasos que componen la generación y envío de documentos. Al mismo tiempo, la solución documental permite que todos esos pasos estén controlados con la incorporación de un repositorio común y, por tanto, se pueda ver el historial de cambios realizados para poder revertirlos en caso de no quedar satisfecho con el resultado.