El sector de la distribución sufre hoy en día la problemática de tener que lidiar con grandes cantidades de documentos operativos y administrativos que ralentizan el proceso logístico y, en particular, el de gestión documental. Este proceso de distribución de mercancía parte de la generación de los documentos y termina con la correcta entrega a cada destinatario, incluyendo el registro de esta en los sistemas de la empresa de logística. Dicha preocupación por la ralentización de los procesos de distribución ha provocado que muchas empresas de transporte de carga se planteen la necesidad de un software documental de logística que les ayude a solucionar los problemas que los altos volúmenes de documentación les están ocasionando.
Sin duda, una de las industrias que más se caracteriza por la generación de grandes cantidades de documentos es la del sector logístico. Para que el negocio funcione adecuadamente, las empresas de transporte y distribución de mercancías necesitan generar diariamente miles de documentos. Albaranes o facturas son algunos de los documentos firmados que requieren sí o sí una revisión, tanto a la salida de los almacenes u oficinas de la empresa, como a la hora de su devolución, para poder registrar el envío de los pedidos o ver si existen reclamaciones o pedidos pendientes de entrega.
Sin embargo, durante todo el proceso de administración y control de los envíos realizados por el transportista, se presentan con frecuencia diversos problemas que tienen que ver con la gestión de la documentación del proceso logístico, desde simples errores humanos que se producen al registrar manualmente el estado de los pedidos, hasta la pérdida de tiempo por la inexistencia de recursos que faciliten la búsqueda de productos y documentación.
A continuación, se exponen los principales problemas ante la falta de un software documental adecuado, capaz de gestionar digitalmente los procesos administrativos de las empresas del sector logístico.
-
Ubicación de varias sedes y oficinas centrales. Los transportistas recorren largos trayectos a las oficinas centrales para depositar y entregar la documentación firmada por los destinatarios al departamento de administración.
-
Generación de grandes cantidades de documentos. El sector logístico genera día a día altos volúmenes de albaranes y facturas, dificultando la gestión total del proceso y su documentación.
-
Estado de los productos y entregas mal registrados. Los transportistas tienen que registrar la información de los destinatarios de forma manual, exponiéndose a posibles errores a la hora de recoger los datos y dejar por escrito el estado del pedido.
-
Tiempo perdido en el proceso de facturación. Una vez el transportista deposita las facturas de los envíos que ha realizado, el personal de administración requiere mucho tiempo para poder archivarlas con sus respectivos albaranes.
Cada uno de estos problemas, entre otros, se solventaría con la incorporación de una solución completa de software documental logístico en las oficinas centrales, así como en los almacenes y plantas de operaciones. Con la implementación del software de gestión documental adecuado, la empresa de logística experimentará distintos cambios en sus procesos de los que se beneficiará notablemente:
-
Se generan documentos en tiempo real, por lo que la compañía tendrá constantemente actualizado el estado de entrega de los pedidos, la ubicación del transportista y el albarán de entrega.
-
Los documentos incluyen códigos de barras, lo que permite escanear el documento y, así, poder visualizarlo digitalmente para una óptima administración.
-
Se elimina la impresión de las copias de los documentos para uso interno, por lo que se reduciría el gasto de papel, al mismo tiempo que el espacio físico para almacenar grandes cantidades de papel.
-
Los albaranes de cada cliente se archivan de manera automática, vinculándose cada uno de ellos de la misma manera con su factura correspondiente.
-
La entrega de las facturas pasa de ser manual a digital, es decir, el transportista dejará de ser el encargado de dar al cliente la factura en papel y, en su lugar, el cliente recibirá un correo electrónico con la documentación.
-
Los conductores pueden administrar por sí solos toda la documentación que necesiten, desde la impresión hasta su escaneo, sin necesidad de contar con el personal administrativo.
-
El sistema documental logístico permite el almacenamiento de los documentos a un repositorio común, ofreciendo la posibilidad de recuperar documentos antiguos y modificarlos.
-
La solución documental logística incluye la opción de firmar digitalmente las notas y documentos antes de añadirlos al sistema común de la organización.
-
Los conductores pueden notificar de cualquier incidencia ocurrida durante el recorrido a través de sus propios dispositivos móviles.
Sin duda, cualquier empresa de logística y distribución necesita una óptima gestión de todos sus documentos, con el objetivo de mantener un control de las entregas, además de satisfacer la experiencia del cliente. Por eso, con la implementación de un software documental orientado a las compañías de logística y transporte, la mayoría de los procesos manuales pasarán a estar automatizadosy, por tanto, el tiempo y los costes se reducirán, produciendo una mayor productividad en términos generales, así como un aumento de la eficiencia total de la organización.