Madrid, 16 de febrero de 2023 – Para entender el concepto de Enterprise Output Management (EOM) antes hay que conocer los fundamentos que lo sustentan. Nos referimos a Enterprise Information Management (EIM): gestión de la información empresarial. Esta pareja de acrónimos son viejos conocidos de las empresas y engloban tanto la información de la propia empresa, sus empleados, proveedores y clientes como los documentos resultantes elaborados a partir de esta información.
Dicho de otro modo, cuando hablamos de llevar Enterprise Information Management al máximo nivel, nos referimos a convertir big data en valor a través de Enterprise Output Management.
Empecemos explicando qué es la información: son datos precisos recabados en el momento oportuno; específicos y organizados con un fin; presentados dentro de un contexto que les da significado y pertinencia y; pueden mejorar el conocimiento del contexto y reducir la incertidumbre.
La información determina las operaciones y las decisiones, y vincula tres binomios: personas y actuaciones, decisiones y datos, y procesos y sistemas. Es decir, la información es el “pegamento” de las empresas actuales.
Enterprise Information Management es la capacidad de aprovechar la información en toda la empresa en tiempo (casi) real basándose en datos fiables. Esto facilita las operaciones, mejora las decisiones y habilita la estrategia.
Enterprise Information Management consta de tres elementos clave:
- Gestión de datos: se trata de producir, procesar, depurar, enriquecer y propagar datos, sentando unas bases sólidas de datos fiables.
- Gestión de resultados: consiste en mejorar los resultados y emprender actuaciones, aumentando la velocidad y calidad de las decisiones.
- Analítica avanzada: ofrece inteligencia comercial y genera oportunidades de negocio a partir de datos.
Por tanto, podemos afirmar sin temor a equivocarnos que EIM significa generar valor convirtiendo datos en información sobre la que actuar.Ese es el output de las empresas. Y hay que saber gestionar este output.
Este output documental pueden ser facturas, correos electrónicos, boletines o un pedido. Todos son importantes por igual, ya que la entrega puntual de estos documentos es algo vital para el negocio. De ellos depende recibir un pago a tiempo o comprar material esencial para la marcha de la empresa.
Enterprise Output Management permite mejorar la forma de generar y entregar documentos a partir de otros sistemas de la compañía, por ejemplo, ERP. La cuestión no es baladí, ya que, los formularios y la gestión de documentos pueden llegar a suponer el 15% de los ingresos totales de una empresa.
Los sistemas de Enterprise Output Management brindan la oportunidad de sustituir la mayoría de los sistemas tradicionales que utilizan papel proporcionando información distribuida electrónicamente donde y cuando se necesita, y en el formato adecuado. Además, permiten añadir y eliminar campos, incorporar logotipos, cambiar tipos de letra e integrar firmas y códigos de barras.
Asimismo, ayudan a personalizar los documentos según las necesidades de cada cliente y permiten imprimir en cualquier tipo de impresora a la que Windows dé soporte. También crean automáticamente un amplio abanico de documentos, desde faxes, correos electrónicos, PDFs y documentos Word, hasta hojas de cálculo de Excel y archivos XML, pasando por páginas web dinámicas HTML. Para los usuarios son todo ventajas: reciben la información cuando la necesitan y pueden visualizar y archivar los documentos automáticamente.
Sin embargo, los sistemas de Enterprise Output Management no están exentos de retos. Para empezar, hay cinco tecnologías que han provocado una verdadera explosión de nuevos datos que pueden servir de materia prima para el output de las empresas. Internet, el móvil, las redes sociales, la nube y el internet de las cosas (IoT) han modificado el ecosistema tecnológico y generado una cantidad de datos difícilmente gestionables: personales, geográficos, sociales, transaccionales, contextuales, conductuales, etc.
Por otro lado, no todos los empleados de las empresas poseen las habilidades de gestión de información necesarias para utilizarla eficazmente en la toma de decisiones. Por eso es fundamental dotar a la plantilla de software de Enterprise Output Management que les ayude a plantear las preguntas correctas, seleccionar los datos adecuados y generar documentos pertinentes y personalizados.
Se trata de ir evolucionando el modelo de negocio para materializar la visión ideal: manejar información fiable en tiempo real, 100% integrada en todos los procesos de negocio. Para ello hay que pasar por tres fases:
- Mejorar las operaciones: la información de mayor calidad mejora los procesos de negocio y las decisiones, y permite supervisar los resultados mediante outputs clave para el negocio como cuadros de mando inteligentes y KPIs pertinentes. El output generado por los datos de mayor calidad mejora los informes que recibe el consejo de administración y les ayuda a tomar decisiones más acertadas.
- Facilitar una información integral: el objetivo debe ser utilizar y poner en valor toda la información de la empresa, no solo una parte. El modelo operativo incluye un ecosistema y una cadena de valor de la información que integra personas, procesos, sistemas informáticos y datos.
- Cuando se implanta un sistema de gestión de la información y el output, se habilita el uso de big data y se obtiene una vista integral y personalizable de la información, que se almacena en un repositorio único. Esto permite optimizar los procesos y captar nuevas oportunidades de negocio relacionadas con el marketing, la segmentación unipersonal y la optimización de la cadena de valor con datos externos.
- Funcionar en tiempo real: la estrategia, la toma de decisiones y las operaciones están siendo objeto de cambios radicales y una considerable aceleración derivada de la incertidumbre. El entorno económico es más volátil y esto exige dar una respuesta en tiempo real a la competencia e implantar modelos de negocio adaptativos.
Los sistemas de Enterprise Output Management de última generación permiten afrontar el actual entorno empresarial, gestionar la ingente cantidad de información que manejan las empresas y darle forma con sentido generando outputs automáticos y personalizados que son determinantes tanto para la toma de decisiones de las empresas como para la comunicación y colaboración con los clientes.
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