Ante la necesidad de optimizar sus procesos de negocio, un grupo empresarial australiano no dudó en recurrir a TheFormsAgency y utilizar las soluciones DocPath para automatizar la gestión del software documental.
Una amplia gama de productos
Un grupo empresarial australiano -que se fundó en 1937 y cuya sede se encuentra en Sydney- dedicado al renting y leasing de productos electrónicos a escala nacional ha sabido detectar las necesidades de los consumidores australianos y ofrecerles una amplia gama de todo tipo de artículos al por menor.
Esta compañía a lo largo de su historia ha ido integrando diferentes tipos de filiales que prestan un servicio de renting y leasing de todo tipo de productos (equipos informáticos, electrodomésticos de cocina, mobiliario para casas, oficina y gimnasios, entre otros) con los que abastece a empresas y particulares. Además, también cuenta con otra línea de negocio orientada a la concesión de créditos personales.
Generación de documentos
Entre la principal necesidad tecnológica del grupo se encontraba la generación de documentos -a través del envío por correo electrónico y la impresión-, así como el almacenamiento de los mismos mediante el archivado automático. Además, también requería integrar todas esas funcionalidades con el software Microsoft Dynamics NAV utilizado en la compañía australiana.
Concretamente, los problemas radicaban en la optimización del archivado, debido a que el escaneado se realizaba manualmente; y en la utilización automática de los códigos de barras para almacenar los documentos directamente en el proceso de la generación de documentos en PDF.
Asistencia técnica personalizada in situ
La convivencia entre la plataforma antigua y la nueva -diseñada a medida por TheFormsAgency, que uno de partners más importantes de DocPath en la zona de Oceanía- duró dos meses. Durante ese periodo, el procedimiento de transformación se realizó de forma sencilla, ya que se llevó a cabo formulario a formulario. De esta manera, se iban sustituyendo las nuevas versiones y eliminando las antiguas.
Para asegurar el éxito de este proceso, DocPath envió a trabajar a Sydney a dos técnicos informáticos durante un periodo total de 6 meses. De esta forma, al grupo empresarial le resultó más fácil implantar y desarrollar el proyecto documental, así como recibir directamente la formación especializada.
Generación de documentos corporativos
Las soluciones DocPath utilizadas en este proceso fueron Business Suite Pro y Aspen, que fueron complementadas con otras funcionalidades de software documental, como por ejemplo, el módulo Mail & Fax Service, para el envío automático por email o fax; o la herramienta High Performance Connector (HPC), que facilita la integración con las aplicaciones existentes de la compañía. Con DocPath Business Suite Pro, el grupo empresarial ha podido diseñar sus documentos corporativos con acabado profesional, así como utilizar varias opciones de salida y de distribución (múltiples impresoras, faxes o correos electrónicos). Y con DocPath Aspen, los empleados autorizados del grupo pueden acceder al histórico de los documentos de negocio.
Con la intención de facilitar la transición a la empresa australiana, TheFormsAgency no dudó en integrar el software DocPath también con el sistema OS400 del grupo. De esta forma, a medida que se realizaba la migración desde el sistema central de OS400 de la compañía australiana a Microsoft Dynamics NAV, DocPath aportaba un sólido soporte tecnológico.
El resultado se traduce en que ahora el grupo empresarial puede imprimir sus documentos corporativos en las 90 tiendas que lo integran, así como gestionar toda la documentación interna del holding mediante las funcionalidades proporcionadas por las soluciones DocPath.
Debido a que DocPath ofrece un sistema de integración que permite complementar Microsoft Dynamics NAV, el grupo empresarial ha podido ampliar las funcionalidades de la impresión y del archivado. Así, en el mismo proceso documental en el que se genera un documento PDF, se archiva automáticamente sin necesidad de que ningún usuario interactúe. Además, ese mismo PDF puede ser recuperado para ser enviado a través del correo electrónico, mail o fax.
Respecto a la gestión y actualización de los formularios, la herramienta XF Repository de DocPath facilita el control del versionado de los formularios alojados en un repositorio y de objetos de diseño (imágenes, códigos de barra, etc.). Es decir, el grupo empresarial australiano puede controlar de forma centralizada la versión de cada uno de sus formularios para acceder siempre al más actual.
Migración desde JetForm Design
El grupo empresarial también aprovechó la oportunidad de migrar, de una forma fácil y sencilla, desde JetForm/Adobe hacia las soluciones DocPath, cuyo software está basado en la tecnología DocPath Ipanema Technology.
La dilatada experiencia con la que cuentan TheFormsAgency y DocPath en esta renovación tecnológica ha posibilitado pasar los antiguos proyectos de JetForm que la compañía ya tenía, a un nuevo entorno actualizado que simplifica el proceso documental y cubre el ciclo completo de los documentos en diferentes plataformas, desde el diseño, pasando por la generación dinámica, hasta la distribución de documentos.