La tecnología DocPath ha sabido responder a las necesidades de un grupo de distribución, segundo mundial en su sector, facilitándoles la impresión ágil y a demanda de sus documentos y, más concretamente, para la generación de etiquetas.
Gestión de información en procesos de distribución
Son muchas las empresas del sector de distribución que se enfrentan diariamente a la necesidad de optimizar la generación, clasificación y gestión de diferentes tipos de documentos: constantes intercambios de información entre colaboradores, creación de un gran volumen de etiquetas, reclamaciones, condiciones, etc. Sin duda, es un proceso costoso y lento que ralentiza considerablemente la puesta a disposición para los departamentos correspondientes, e impide que estas áreas puedan dedicarse a las actividades que realmente crean valor para su organización.
Desde el año 1972, una cadena multinacional de distribución, de origen francés, destaca dentro del sector a escala mundial. En la actualidad, cuenta con alrededor de 10.000 tiendas en 33 países y es el primer grupo europeo y segundo mundial dentro de su actividad. Esta cadena da trabajo a más de 360.000 personas en todo el mundo y su operativa actual se centra en los mercados asiático, europeo y de América Latina.
Su equipo directivo es plenamente consciente de que la agilidad y la eficiencia en el manejo de la información es la base de multitud de operaciones de negocio que influyen tanto en lo funcional como en lo logístico. En consecuencia, optimizar estas operaciones, mediante una gestión documental adecuada, repercute directamente en la calidad de los servicios y productos que distribuye la cadena a escala mundial.
Optimización de la generación de etiquetas
Siguiendo su filosofía de optimización de procesos para incrementar la calidad y la agilidad de su actividad, la dirección tecnológica de este grupo de distribución decidió buscar una solución, para su necesidad creciente de impresión de etiquetas. El sistema con el que contaban era lento y muy poco flexible, ya que, por un lado, obligaba a sus empleados a crear las etiquetas necesarias durante el día y dejar funcionando el sistema de impresión por la noche y; por otro lado, la distribución de estas etiquetas a los diferentes centros del grupo era poco ágil.
Por este motivo, el grupo realizó un proceso de selección entre diferentes soluciones de software documental y encontró en DocPath la respuesta a sus necesidades. Concretamente, se decantó por Business Suite Pro para System i (AS400), una solución de gestión documental integral y modular específica para medianas y grandes empresas con plataformas System i. La modalidad de la solución contratada por la cadena de distribución incluye un sistema ágil de impresión de formatos PCL y PS, en tiempo real, para entornos con gran cantidad de servidores e impresoras distribuidas.
La solución: DocPath Business Suite Pro
Business Suite Pro permite a sus empleados generar e imprimir etiquetas según sus requerimientos, así como solicitar, de manera remota, su generación.
A la necesidad de imprimir en tiempo real y de manera rápida y distribuida, se añade el hecho de que el grupo de distribución opera con el sistema operativo System i. Es por ello que se optó por implementar Business Suite Pro específico para este sistema, que admite la entrada de datos por spool y deposita los datos procesados en una cola en la plataforma System i. Desde allí se generan los documentos – las etiquetas – en formato PCL o PS.
Dado el éxito de la implementación de esta Solución, el grupo de distribución ha ido añadiendo más opciones y soluciones documentales de DocPath a su infraestructura tecnológica, entre las cuales destacan el backup pasivo, la recuperación ante desastres y una integración con una aplicación para las transferencias. Asimismo, la cadena ha implementado Business Suite Pro para Windows en sus áreas administrativas para la impresión de facturas.
Un camino fácil para impresión a demanda y distribuida
Gracias a la tecnología DocPath, que se ha adaptado a las necesidades concretas de gestión documental de este grupo, la empresa ha conseguido una gran mejora en la impresión de etiquetas de calidad, en tiempo real y de manera distribuida. De esta forma, el grupo ha logrado optimizar sus recursos y procesos, y, por tanto, ha mejorado considerablemente el servicio a sus clientes.