Una herramienta de creación, generación y gestión documental flexible que le permitiera de manera ágil y sencilla adaptar los cambios que se realizaran
Ante la necesidad de mejorar el servicio a sus clientes mediante formularios más completos y comprensibles, una multinacional de seguros no dudó en recurrir a uno de nuestros partners en la región, Quality Work, y utilizar las soluciones DocPath para optimizar sus procesos de gestión documental y, a la vez, reducir costes.
Desafíos basados en información en el sector asegurador
Pólizas, contratos, partes de accidente, certificados, reclamaciones, peticiones y autorizaciones son solo algunos de los numerosos tipos de datos y papeles que se manejan a diario en cualquier compañía de seguros. De hecho, el sector asegurador es uno de los sectores en los que más cantidad de papel se usa.
Al ser una industria basada en la información, la mayoría de los desafíos a los que se enfrentan las organizaciones aseguradoras encuentran una solución en una gestión eficiente y optimizada de los datos y de los documentos. Este es el caso de una organización multinacional que ofrece una gran variedad de soluciones desde el siglo XIX. Para satisfacer las necesidades de protección de individuales y empresas, cuenta con una amplia gama de productos patrimoniales, como seguros de vehículos, hogar, comercio, consorcio, protección agrícola, transporte y ramos técnicos, así como líneas financieras. Esta empresa es uno de los líderes en su sector, con más de 60.000 empleados en alrededor de 170 países y regiones a nivel mundial.
Hacia soluciones de gestión documental y servicios óptimos
El principal objetivo de la aseguradora es ofrecer a sus clientes soluciones y servicios de calidad, garantizados por su larga experiencia y la alta cualificación de sus profesionales. Sin embargo, en el año 2005, la filial de esta multinacional en Argentina se vio con la necesidad de optimizar radicalmente su sistema interno de creación y gestión documental, ya que este sistema, rígido y costoso, no le permitía ofrecer un servicio óptimo.
Para poder responder mejor a las necesidades concretas de sus clientes y presentarles formularios más comprensibles, completos y atractivos, la empresa necesitaba de manera urgente mejorar la calidad de sus formularios (pólizas, facturas, certificados, etc.), así como poder contar con una herramienta de creación, generación y gestión documental flexible que le permitiera de manera ágil y sencilla adaptar los cambios que se realizaran.
Al mismo tiempo, su intención era cambiar el entorno de trabajo para los procesos documentales de la plataforma System i (AS400) a servidores de Windows, y así reducir los costes que conllevaba mantener estos procesos en servidores System i.
Soluciones de de gestión documental elegidas
Business Suite Pro para Windows fue la solución DocPath utilizada en este proceso. Gracias a sus características, como la posibilidad de admitir una gran variedad de datos de entrada y opciones de salida, entre otras cosas, la filial de la multinacional en Argentina, en cooperación con Quality Work, pudo diseñar más de 120 documentos corporativos diferentes con acabado profesional en múltiples proyectos. La utilización de datos en formato XML y Modo Etiqueta para la generación de documentos en PCL impresos, así como documentos en formato PDF, para su distribución por correo electrónico o fax y almacenamiento en FileNet era una de sus necesidades.
DocPath WebDocs Generation, otra destacable solución del amplio paraguas de ofertas DocPath, también fue elegida para ser integrada con una nueva aplicación interna desarrollada en .NET.
Durante todo el proceso, el papel de Quality Work ha sido decisivo. Para facilitar la transición del sistema antiguo hacia la nueva tecnología DocPath, Quality Work investigó las necesidades de procesamiento de información y de distribución al detalle, realizó un estudio de factibilidad de la implementación del nuevo sistema y sus expertos acompañaron a la aseguradora en la puesta en marcha a lo largo de todo el proyecto.
Diseño y distribución ágil
La multinacional de seguros empezó a utilizar las soluciones DocPath para la plataforma Windows en el año 2005, en su filial en Argentina. Actualmente, con el nuevo software, pone al día el diseño de sus formularios de manera rápida y sencilla; el uso de diferentes versiones de un mismo formulario de manera correcta es otra de las posibilidades que DocPath le proporcionó con sus soluciones. Además, mediante la nueva tecnología, la empresa es capaz de distribuir sus documentos de una manera ágil y eficiente por toda su red de oficinas y clientes, ya sea mediante impresión, Web, email o fax. De este modo, ha conseguido optimizar los recursos empresariales, reducir los costes correspondientes y, sobre todo, ha mejorado considerablemente el servicio ofrecido a sus clientes.
El éxito del proyecto inicial de la implantación de las soluciones documentales de DocPath fue rotundo. Desde el año 2005, la multinacional aseguradora ha ido implementando el software de DocPath en otros países Latinoamericanos, como Brasil, Venezuela y México, y está previsto que su filial en Colombia también se incorpore a lo largo de este año 2015.