Madrid, 2 de mayo de 2023 – Todos estamos de acuerdo en que conviene desterrar el uso de papel en las facturas en la medida de lo posible por muchos motivos. Entonces, ¿por qué el papel sigue llenando las oficinas de tantas empresas? Según un estudio de Payments Journal, hasta el 70% de todo el procesamiento de facturas a nivel mundial se sigue realizando en papel.
La respuesta más frecuente a esta pregunta es que los proveedores se sienten cómodos con el proceso actual y suelen cobrar a tiempo. Por tanto, no existe una necesidad perentoria de cambiar.
Sin embargo, las facturas en papel tienen los días contados. A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de facturas que deben procesar. Una cosa es procesar unas cuantas facturas en papel a la semana, pero pensemos en qué pasaría si se convirtieran en cientos o incluso miles. Supondría una actividad costosa que requeriría mucho tiempo y contendría inevitablemente errores. En definitiva, un infierno contable.
En estas circunstancias, digitalizar facturas puede aportar importantes ventajas a todos los intervinientes.
Ocho ventajas de la digitalización de facturas
- Permite procesar facturas tres veces más rápido. La digitalización de facturas ahorra tiempo, ya que reduce en gran medida el tiempo dedicado al papeleo, especialmente a la introducción manual de datos. La información puede escanearse en formatos digitales y los datos pueden extraerse de los documentos mucho más rápido. Adiós a bucear entre centenares de papeles.
- Reduce los costes hasta un 50%.En el caso de las facturas emitidas, no es necesario imprimirlas, lo que requiere tinta y papel, ni enviarlas en sobres. En el caso de las facturas entrantes, se ahorran los costes de procesamiento manual, que pueden llegar a ser elevados cuando se manejan muchas facturas.
En una encuesta mundial realizada por EY sobre facturación electrónica, el 52% de las empresas afirmaban que la reducción de costes era la principal ventaja del procesamiento de facturas sin papel: el coste de procesar una factura digital es menos de la mitad que una en papel (7 € frente a 15 €).
- Minimiza los errores. El hecho de tener que copiar manualmente los datos de las facturas en papel provoca errores inevitables en el proceso de introducción de datos. Las tasas de error suelen oscilar entre el 0,55% y el 3,6%, aunque se han identificado tasas de error de hasta el 26,9%. Aunque sólo el 1% de las entradas fueran erróneas, procesar 200 facturas al mes aseguraría errores de entrada de datos todos los meses.
La reducción de los errores se traduce en datos mejores y más precisos que pueden utilizarse para tomar decisiones de negocio bien sustentadas.
- Aumenta la satisfacción de los empleados. El procesamiento manual de facturas puede ser un proceso muy lento y aburrido para los empleados, sobre todo cuando el volumen de facturas es elevado. Por no hablar de los problemas físicos y psicológicos que esta situación puede causar, como fatiga visual, síndrome del túnel carpiano, tenosinovitis y estrés emocional.
En cambio, está demostrado que la digitalización mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados, les permite centrarse en tareas de más valor añadido y les ofrece una gratificación instantánea en su trabajo diario.
- Mejora la gestión de las facturas. Al almacenar las facturas en un formato digital, luego se pueden buscar fácilmente.
- Ahorra espacio. Obviamente, los archivos digitales no ocupan espacio en los armarios.
- Preserva la calidad. La calidad de las facturas digitales no se deteriora, como sí ocurre con los documentos en papel.
- Respeta el medioambiente. La digitalización de facturas permite reciclar directamente el papel recibido y ayuda a cumplir la norma ISO 14001 de gestión ambiental.
¿Cómo se pueden digitalizar las facturas?
Ya hay programas de software documental homologados que permiten certificar imágenes digitales realizadas desde aplicaciones móviles. Básicamente, el proceso de homologación revisa los formatos y tratamientos realizados durante las tres fases de generación de la factura:
- Toma de la fotografía:el software valida que la imagen tiene una resolución mínima.
- Digitalización: se garantiza que el archivo generado tiene uno de los formatos aceptados (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF) y que se incorpora al documento información del proceso de certificación además de la firma digital del documento final.
- Archivo: se verifica que la factura guardada cumple ciertos requisitos y se vincula correctamente con la información de la factura relacionada.
¿Qué se puede hacer con las facturas digitalizadas?
Guardar copias digitales
Según un informe de McKinsey, los empleados dedican 1,8 horas al día de media, es decir, 9,3 horas a la semana, a buscar y recopilar información. El tiempo dedicado a estas tareas de bajo valor añadido se podría invertir más sabiamente si se pudiera acceder más fácilmente a los documentos.
Extraer datos
Hay personas que se dedican a extraer manualmente datos de las facturas, las analizan en busca de errores, leen el texto que contienen y lo introducen en un software para su almacenamiento y futura recuperación. Y esto lo hacen con facturas en papel y digitales.
Sin embargo, si las facturas están digitalizadas, el software documental y de imágenes también puede extraer los datos. El software OCR, por ejemplo, permite extraer datos estructurados de imágenes, escaneos y archivos sin intervención humana. Las soluciones más sofisticadas de software documental aplican inteligencia artificial y aprendizaje automático, lo que ayuda a mejorar la precisión, trabajar de forma más eficiente y ahorrar valiosos recursos.
Procesar facturas automáticamente
Sin lugar a dudas, el flujo de trabajo que más se beneficia de la digitalización de las facturas es el procesamiento. Las soluciones de automatización inteligentes potencian la eficiencia y la productividad extrayendo los datos de las facturas con OCR e introduciéndolos sin problemas en el ERP o sistema de contabilidad.
Firma digital segura
Más allá de las facturas se abre un interesante mundo en el que los productos de software documental más avanzados permiten certificar cualquier tipo de documento con una firma electrónica fiable y segura.
Así, las empresas agilizan y digitalizan sus principales flujos de trabajo, al tiempo que operan de manera segura, cumpliendo con todas las normativas en materia de firma electrónica.
Las empresas necesitan poder utilizar cada vez más la firma electrónica en sus documentos y así eliminarsu almacenamiento físico y utilizarlos y distribuirlos electrónicamente. Además, estos programas de software punteros se pueden integrar fácilmente con instituciones certificadoras de primera línea.
Y aquí no acaban las ventajas de este tipo de software documental: opera con las principales firmas electrónicas, tiene una interfaz gráfica intuitiva para configurar el proceso de firma, permite realizar varios procesos documentales a la vez (en lote) y es multiplataforma. ¿Quién da más?
Fusión de documentos digitales
Y si damos otro paso y vamos más allá de las facturas y la firma digital, identificaremos una necesidad que tardará poco en materializarse. Si manejamos muchos documentos digitales, es posible que llegue un momento en el que necesitemos fusionarlos. Ya hay programas de software documental que permiten unir documentos de distintos formatos y fuentes en uno solo. Esta herramienta busca los documentos en los orígenes configurados, los convierte al formato deseado y los fusiona en el orden especificado.
Esto elimina los inconvenientes de manipular, convertir y preparar archivos que deben incluirse en un nuevo documento más amplio. Valgan como ejemplo las cláusulas generales de las pólizas de seguros redactadas por el departamento de Asuntos Jurídicos, normalmente en formato MS-Word. Con este tipo de software se pueden combinar directamente en una póliza para el tomador del seguro.
El software documental avanzado también permite recuperar archivos desde cualquier origen, utilizar conversores estándar para realizar cualquier combinación de formatos y fusionar documentos recuperados en un solo documento en el formato de salida deseado.
Acerca de DocPath
DocPath es una empresa líder en la fabricación de software documental empresarial, que ofrece a sus clientes internacionales la tecnología que les permite complementar su ERP e implementar procesos avanzados de Document Output Management, Customer Communications Management y software documental de spooling.
Fundada en 1993, DocPath tiene sedes en Europa, los EE. UU y América Latina y está presente con sus Soluciones en compañías de todo el mundo. Entre sus clientes figuran bancos de reconocido prestigio y corporaciones de primera línea, a los que facilita la difícil y compleja tarea de diseñar, generar y distribuir sus documentos críticos de negocio. DocPath mantiene un fuerte compromiso con el I+D+i, área a la que destina una buena parte de sus ingresos y en la que radica una de las claves de su éxito.
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