Madrid, 17 de mayo de 2023 – Los flujos de trabajo se basan en la automatización de los procesos que desarrolla una empresa en su día a día y determinan tanto las tareas que deben realizarse como la información necesaria que debe pasar de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y unas reglas o patrones previamente establecidos.
Es decir, los flujos de trabajo conectan a todos los empleados de la empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella, estableciendo un orden. Y en este orden, hay que tener en cuenta dos matices importantes:
- Hay una serie de normas que todos los trabajadores deben cumplir y que regulan de forma precisa el orden y la ejecución de cada tarea.
- La tecnología se convierte en un factor clave de éxito. Al establecerse un orden rígido, muchas actividades se pueden informatizar y, por tanto, automatizar.
Es cierto que este enfoque de “reloj suizo” implica que si una pieza se sale del engranaje puede alterar el flujo entero y provocar que toda la estructura falle. Pero es un riesgo que puede evitarse con una gestión adecuada y que no supone un obstáculo considerando todos los beneficios que puede aportar a una empresa.
Componentes básicos de un flujo de trabajo
Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son insumos, transformación y resultado:
- Insumos:personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios para alcanzar el objetivo.
- Transformación o proceso:reglas, instrucciones y pasos predefinidos necesarios para transformar los insumos en resultados.
- Resultado:los entregables, ya sean un producto físico, un servicio o incluso un empleado cualificado.
Siete beneficios de los flujos de negocio
Los responsables de los proyectos suelen enfatizar la necesidad de estandarizar la gestión de procesos o los flujos de trabajo. A mayor uniformidad, mayor facilidad para garantizar la duración de los resultados y los procesos de negocio.
Aunque cada empresa debe diseñar sus propios flujos de trabajo, sí se pueden extrapolar una serie de beneficios similares de los que todas las empresas disfrutan:
1 – Mayor productividad
Estandarizar un flujo de trabajo pasa por eliminar muchos puntos a lo largo de un proceso donde los trabajadores deben tomar decisiones. Así, todos los intervinientes saben qué hacer y cuándo hacerlo, lo que disminuye las probabilidades de que alguien se desvíe del rumbo trazado o tome una decisión incorrecta que podría causar retrasos.
Los flujos de negocio estandarizados también reducen el trabajo manual para el 74% de las empresas.
2 – Más tiempo liberado al reducir la microgestión
Cuando los empleados se acostumbran a seguir flujos de trabajo estandarizados, pueden empezar a gestionarse por sí solos.A medida que cada miembro del equipo evoluciona en su puesto, comienza a asumir responsabilidades y producir mejores resultados.
Los flujos de trabajo incluyen enviar recordatorios para completar tareas, proporcionar actualizaciones de estado y solicitar aprobaciones en tiempo real. Esto significa que los gerentes tienen mucho más tiempo para concentrarse en tomar decisiones estratégicas y enfocarse en nuevos productos o campañas.
3 – Estandarización de procesos y resultados
El objetivo original de los flujos de trabajo era obtener resultados uniformes. Pensemos en las líneas de montaje. Las empresas comprendieron hace más de cien años la importancia de la uniformidad al elaborar productos o prestar servicios. Con un flujo de trabajo estandarizado, pueden ofrecer siempre un resultado casi idéntico.
4 – Aceleración del proceso de incorporación
La incorporación de nuevos empleados es una parte integral de cualquier empresa. Sin embargo, hasta que no están debidamente capacitadas, las nuevas incorporaciones cuestan más de lo que producen. Gracias a los flujos de trabajo, se puede acelerar considerablemente el período de preparación y capacitación para que las nuevas incorporaciones comiencen a aportar valor cuanto antes.
5 – Mitigación de los riesgos de los proyectos
Los flujos de trabajo ayudan a los equipos de proyecto a proporcionar una estructura y claridad para reducir el riesgo, los errores y los retrasos.Los empleados comprenden claramente cómo realizar las tareas y qué estándares deben cumplir.
6 – Creación de una nueva cultura de negocio
Si los responsables de las empresas quieren implantar cambios que perduren, deben crear flujos de trabajo y definir expectativas que fomenten la autonomía y la responsabilidad. Cuando el trabajo de los empleados está diseñado para ayudarlos a tener éxito y crecer, estos aspectos fundamentales serán parte de la cultura del negocio.
Como dijo Will Durant: “Somos lo que hacemos repetidamente. Por tanto, la excelencia no es un acto, sino un hábito”.Un patrón repetitivo de actuaciones diarias o semanales es un pilar básico de la construcción de cualquier cultura corporativa.
7 – Transparencia y auditoría
Un flujo de trabajo claro donde se documenta cada paso permite controlar los retrasos o errores, y evaluar el desempeño. Si los gestores asignan tareas pendientes sin especificar un responsable, será complicado evaluar el desempeño individual.
Flujos de trabajo en gestión documental
La relación de una empresa con sus clientes depende principalmente de los documentos que genera, ya que son el vehículo principal para trasmitir la información. Ya son muchas las compañías que han dado el paso y se preocupan por definir flujos de trabajo para que sus clientes reciban documentos de calidad y con una presentación excelente.
Las soluciones de software documental más potentes integran flujos de composición de documentos que permiten definir gráficamente el proceso de diseño y generación del documento.
Al tratarse de herramientas sencillas e intuitivas, ayudan a los empleados de cualquier departamento de la compañía a crear documentos, independientemente de sus conocimientos técnicos informáticos, ya que no es necesario saber de programación para definir la lógica de un documento dinámico. De este modo, personal no técnico de la empresa puede diseñar plantillas dinámicas para los documentos con mucha facilidad.
Asimismo, las soluciones de software documental pueden conectarse con un repositorio de recursos común para mantener un control centralizado del acceso a las plantillas y objetos de diseño.
Por último, este potente software documental también permite controlar y registrar los cambios realizados y trabajar sobre versiones anteriores.
Del mismo modo que la gestión de flujos de trabajo puede integrarse en un softwarede gestión documental, también se pueden desarrollar como un sistema independiente, con las siguientes características:
- Notificaciones por email que informan a los gestores del punto en el que se encuentra una tarea.
- SLAs de control de estado, que incluyen una representación gráfica del estado de una tarea. Mediante un código de colores se refleja la importancia de centrarse en aquellas etapas del proceso que necesitan mayor atención o están experimentando algún problema.
- Formularios precompletados que evitan pérdidas de tiempo a la hora de rellenar formularios repetitivos.
- Reasignación de tareas, ya que no todos los procesos terminan funcionando según lo previsto.
En conclusión, los flujos de negocio evitan que las actividades diarias se vuelvan ineficientes e incontrolables, así como la incertidumbre a la hora de ver en qué paso se encuentra un proceso y qué registros se deberían generar en cada uno de ellos.
Por tanto, lo ideal para automatizar procesos es utilizar un software que gestione la documentación. Así se puede optimizar el flujo de trabajo, controlar las actividades, ejecutarlas en tiempo y forma, realizar auditorías y mejorar los procesos y los resultados, dado que permite modelar todos los pasos de un proceso, asignar correctamente el responsable de cada paso y definir cómo lo debe hacer.
Acerca de DocPath
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