El software CLM (Contract Lifecycle Management) es una solución tecnológica especialmente conocida por agilizar, garantizar y hacer más eficientes todos los procesos documentales de departamentos de Asuntos Jurídicos. Sí, sin duda, es un enviado de los dioses para los abogados, pero no solo para ellos.
Es importante concienciar a las empresas de que las herramientas de Contract Lifecycle Management pueden mejorar el desempeño y la productividad del resto de departamentos. La aplicación de software CLM es transversal y facilita mucho la vida de cualquier persona que maneje documentos jurídicos sin necesidad de que sean contratos.
Conviene por tanto abrir la mente y estudiar todo el abanico de posibilidades que las soluciones CLM ofrecen a funciones como las de Recursos Humanos, Finanzas, Compras y Marketing. Y el departamento comercial no iba a ser menos. Toda ayuda es poca para potenciar la eficiencia de los procesos de negociación y hacerlos más atractivos de cara a los clientes.
El departamento comercial maneja diariamente diversos tipos de documentos jurídicos que pueden automatizarse gracias a la tecnología CLM para integrarse en el flujo de trabajo de Contract Lifecycle Management. Y no son pocos. Entre ellos destacan los acuerdos de confidencialidad, las propuestas de servicios, contratos multiexclusiva, acuerdos con colaboradores, órdenes de compra, documentos de respuesta a peticiones de ofertas (RfP) y datos sobre clientes (KYC).
Ocho beneficios del software CLM para los departamentos comerciales
1. Acelera el proceso de los contratos
La parte contractual es la más tediosa y lenta de un acuerdo de venta. Aunque el trato esté cerrado de palabra o plasmado en un correo electrónico, al final el paso más importante es estampar la firma que culmina el proceso. Y hay que recorrer un largo camino hasta llegar allí. Camino que puede acortarse tomando los atajos que ofrecen las soluciones de Contract Lifecycle Management.
En un acuerdo de venta pueden participar distintas personas y departamentos. El software CLM es como el director de orquesta que articula y coordina todo el proceso para acelerarlo y cerrarlo cuanto antes. Al mismo tiempo, elimina la posibilidad de cualquier error humano y los conflictos que esto provoca. En definitiva, es como el motor que impulsa a la empresa hacia el objetivo final: sellar el acuerdo.
2. CLM ofrece una plataforma autoservicio de contratos
¿Qué quiere decir esto de “autoservicio” en este contexto? Pues que, gracias a la tecnología CLM, los empleados del departamento comercial ya no tienen que esperar el visto bueno del contrato por parte del área de Asuntos Jurídicos. Esto ya por sí solo supone un paso de gigante en el proceso y elimina los habituales cuellos de botella que se solían formar por exceso de trabajo de los abogados.
Al implantar herramientas de Contract Lifecycle Management, los propios comerciales pueden generar un contrato de prestación de servicios por su cuenta sin necesidad de que los abogados lo validen, pues ya lo han hecho de antemano antes de subir la plantilla que sirve de base al comercial en cuestión.
El impacto es apabullante: las soluciones CLM ayudan a crear documentos veinte veces más rápido que de la forma tradicional y sin ningún tipo de error humano. El principio subyacente es sencillo, aunque no por ello menos genial: el área de Asuntos Jurídicos descentraliza esta parte del proceso documental para que el departamento comercial sea más ágil y resolutivo.
3. Centraliza el contenido de los contratos
Puede que suene contradictorio con respecto al punto anterior, pero no lo es. Aunque las soluciones CLM descentralizan la creación de contratos tal como acabamos de ver, también garantizan que el departamento de Asuntos Jurídicos centraliza los contenidos sin fisuras y mantiene el control.
Los documentos jurídicos se crean, distribuyen y almacenan desde la propia herramienta CLM, lo que permite realizar un seguimiento riguroso de sus versiones y contenidos. Esto aporta dos ventajas inmediatas: los documentos no contienen errores provocados por las prisas y la intervención manual, y las cláusulas de los contratos están siempre actualizadas según los criterios de la empresa y la legislación vigente.
4. Maximiza la colaboración entre departamentos
Las empresas son ecosistemas vivos y todos sus miembros están estrechamente relacionados. Por tanto, el área comercial no está aislada ni vive en una burbuja, sino que se encuentra en contacto permanente con otros departamentos de la compañía: entre otros, el departamento comercial colabora con Asuntos Jurídicos, Marketing y Finanzas en la fijación de objetivos, el diseño de campañas y la definición de todo tipo de cuestiones estratégicas.
El software CLM permite que los profesionales del departamento comercial mantengan un mayor control sobre el estado de sus operaciones y puedan colaborar en temas jurídicos de una manera más efectiva con el resto de los intervinientes, ya sean internos o externos.
5. CLM marca la diferencia frente a los clientes
El departamento de ventas es la cara visible de la empresa y tiene una responsabilidad añadida para hacer bien las cosas. Está en constante comunicación con clientes potenciales que pueden escoger entre multitud de proveedores de servicios. De hecho, no es fácil elegir en un mercado tan competitivo y a veces tan saturado.
El software CLM permite marcar la diferencia porque añade valor a las propuestas de servicios o colaboración del departamento comercial, independientemente del sector. Acelera y simplifica el proceso de negociación, algo que los clientes reciben de buen grado.
6. Acelera la obtención de ingresos
Las soluciones de Contract Lifecycle Management permiten obtener ingresos más rápido porque hacen que el proceso de contratación sea más claro y transparente. Y eso acelera el cierre de la operación. El software CLM aporta datos valiosos que ayudan a saber en qué punto se encuentra el acuerdo y cómo se puede acelerar.
Esta tecnología no solo acorta tiempos, sino que reduce el papeleo y los ciclos comerciales. Desde la propuesta a la negociación del contrato, este tipo de soluciones permiten sellar más acuerdos con menos fricciones.
7. CLM mejora la comunicación
Gracias a las plataformas de Contract Lifecycle Management, el departamento comercial está al día de todos los aspectos clave de sus documentos y procesos contractuales, lo que reduce el estrés de desconocer en qué punto se encuentra el contrato. La transparencia es esencial y está en el ADN de la tecnología CLM.
8. Se integra con la pila tecnológica de ventas
Las soluciones CLM son intuitivas. Permiten lanzar el proceso de contratación, revisar o negociar mediante el portal autoservicio mencionado anteriormente o a través del CRM y las aplicaciones de productividad favoritas de los usuarios.
Conclusión
El software de Contract Lifecycle Management es un recurso transversal extremadamente útil para los departamentos comerciales de todo tipo de sectores. Es tan polivalente que constituye un valiosísimo aliado para industrias como la de bienes de consumo, bienes inmuebles, tecnología, consultoría, productos farmacéuticos y médicos, y energía.
En todos ellos se manejan documentos jurídicos a diario y contar con soluciones CLM aporta un valor añadido al departamento comercial, ya que le ayuda a reforzar su posición estratégica y su protagonismo dentro de la compañía.