Para cualquier empresa, la gestión de sus contratos es algo de vital importancia. Al fin y al cabo, los contratos son el pilar sobre el que se fundamenta cualquier transacción comercial y, por lo tanto, su correcta generación, gestión y almacenamiento son esenciales para garantizar la transparencia, la eficiencia, la efectividad y la seguridad en cualquier empresa.
La gestión de contratos debe considerarse una parte integral de la gestión documental y aquí es donde entra en escena el software CLM (Contract Lifecycle Management), que ahora mismo resulta indispensable para mejorar la gestión documental y supone toda una revolución en la forma en la que las empresas generan y gestionan sus contratos.
La revolución reside en el hecho de que CLM es un proceso complejo de generación y gestión de contratos que integra a numerosas personas y documentos a lo largo de su ciclo de vida, con sus diferentes etapas, es decir, negociación, redacción, revisión, aprobación, ejecución, seguimiento y finalización. Este enfoque integral es lo novedoso y lo revolucionario.
Aunque el enfoque parezca demasiado ambicioso, Contract Lifecycle Management garantiza la gestión efectiva y eficiente de cada una de estas fases, y puede implantarse mediante software específico o una combinación de procesos manuales y automatizados que permiten minimizar el riesgo de que se produzcan errores y mejorar la eficiencia, la efectividad y la transparencia en el proceso.
Además, CLM proporciona una visión integral de los contratos que ayuda a las empresas a tomar decisiones bien sustentadas en tiempo real y cumplir con la normativa en materia de contratos, lo que reduce el riesgo de multas y sanciones.
Etapas del proceso de Contract Lifecycle Management
- Identificación de la necesidad: se identifica la necesidad de tener un contrato, que puede surgir por varios motivos, como contratar un nuevo proveedor, comprar nuevos equipos o adquirir un nuevo software.
- Negociación: se negocian las condiciones del contrato entre las partes y CLM ayuda a realizar un seguimiento de las negociaciones y revisar los contratos.
- Redacción: se redacta el contrato según las condiciones acordadas durante la negociación. CLM ayuda a crear los contratos y garantiza el uso de plantillas predefinidas. Además, permite rastrear cualquier cambio en las condiciones durante el proceso de redacción.
- Revisión: el contrato se revisa para garantizar que cumple con las exigencias jurídicas y comerciales. CLM automatiza la revisión.
- Aprobación: CLM permite gestionar el proceso de aprobación y garantizar que se obtienen todas las firmas necesarias antes de la ejecución del contrato.
- Ejecución: el contrato se ejecuta y las partes comienzan a cumplir con sus obligaciones contractuales. CLM ayuda a realizar un seguimiento de ellas y asegura que se cumplen los plazos establecidos.
- Seguimiento: se realiza un seguimiento del cumplimiento del contrato y se resuelve cualquier problema o disputa que surja durante el ciclo de vida del contrato. CLM también permite supervisar los cambios en las condiciones del contrato.
- Finalización: CLM ayuda a gestionar el proceso de finalización del contrato y garantiza que se cumplen todas las obligaciones contractuales antes de la fecha de fin.
Almacenamiento de contratos
El proceso de almacenamiento es una parte fundamental de la gestión de contratos. Hay que asegurarse de que se guardan de manera segura y se puede acceder a ellos fácilmente.
Los contratos se pueden almacenar de diferentes maneras: archivos físicos, medios electrónicos como discos duros, servidores en la nube o plataformas de gestión documental.
Independientemente del método de almacenamiento, lo importante es tomar medidas de seguridad adecuadas, a saber, la encriptación de datos, la autentificación de usuarios y la implantación de políticas de acceso.
Requisitos jurídicos para la firma electrónica de contratos
Sin duda, la firma electrónica también ha supuesto una revolución y un antes y un después en la gestión de contratos, ya que permite realizar una comparación con la firma en papel de forma fácil y cómoda. Sin embargo, conviene tener en cuenta cuatro requisitos jurídicos que deben cumplirse para que una firma electrónica sea válida y vinculante.
- La firma electrónica debe ser atribuible al firmante, es decir, debe estar vinculada al firmante de forma que sea posible identificarlo. Para ello pueden utilizarse herramientas de autentificación como contraseñas o parámetros biométricos.
- La firma electrónica debe crearse con la intención de firmar el documento en cuestión.
- La firma electrónica debe estar vinculada al documento de tal forma que pueda detectarse cualquier cambio y asegurar la integridad del documento.
- El método para crear la firma electrónica debe ser fiable y seguro. Por tanto, dicho método debe garantizar que la firma no se puede replicar ni falsificar.
Más allá de estos cuatro requisitos, también hay que considerar la normativa propia de cada país o región, que puede tener sus propias leyes en materia de firma electrónica que deben cumplirse para que el proceso sea vinculante.
CLM, un gran aliado para los abogados
Contract Lifecycle Management ha llegado para revolucionar la vida de los abogados internos de las empresas y de los grandes despachos. Pongámonos en sus zapatos: a los abogados se les encarga preparar un contrato con un proveedor o un cliente, acceden a su plataforma de gestión documental, completan un formulario y, en cuestión de minutos, ya tienen listo el contrato.
Lo envían por medio de la plataforma a la otra parte, aprueban sus comentarios sobre el propio documento y vuelven a enviarlo para que se firme de forma digital. Todo esto en tiempo récord. Algo impensable hace unos años.
CLM es uno de los softwares que más ayudan en la realización de labores jurídicas, ya que simplifica todo el proceso y permite automatizar, compartir, comentar y firmar digitalmente los documentos. Por tanto, Contract Lifecycle Management fusiona distintas tecnologías en una sola y se ha convertido en la referencia en el campo de la gestión documental para todos los profesionales dedicados a asuntos jurídicos.
Aparte del ahorro de tiempo y costes, la tecnología CLM brinda otro tipo de ventajas:
- Recordatorios para evitar el vencimiento de plazos. Todos trabajamos a un ritmo muy fuerte y es fácil olvidarse a veces de que un contrato vence y hay que revisarlo. CLM sale al rescate y envía una alerta que notifica que el contrato va a finalizar para tener tiempo de renegociar las condiciones.
- Mayor control. Lo habitual en los equipos de trabajo actuales es que más de una persona participe en la generación de documentos. Para poner las cosas más difíciles, tampoco suele haber un espacio fijo de almacenamiento ni controles de acceso. CLM permite gestionar y controlar los documentos en la nube, y centralizar el conocimiento de la empresa, designando personas autorizadas y ejerciendo más control sobre las versiones.
- Software universal. Todas las empresas de todos los sectores manejan a diario documentos jurídicos. Por tanto, todas pueden beneficiarse del software de Contract Lifecycle Management. Grandes compañías del sector bancario, asegurador, farmacéutico o inmobiliario pueden agilizar su gestión documental, ya que este software se puede adaptar a las necesidades de cada empresa.