Madrid, 23 de marzo de 2023 – Actualmente son muchas las empresas que saben que deben apostar por la innovación como vía de crecimiento. Y una forma indiscutible de innovar es abordar la tan necesaria transformación digital e implantar tecnologías que vayan en esta dirección.
Una de las tecnologías que puede ayudar a las empresas a desarrollarse plenamente y entrar de lleno en la era digital es el software documental, que permite optimizar los procesos documentales. Como todas las empresas manejan documentos, se puede afirmar que todas ellas pueden beneficiarse de las ventajas que aporta este tipo de tecnología.
En este sentido, cabría destacar los beneficios “democráticos” del software documental. Su “democratización” parte del hecho de que cualquier empresa puede aprovecharlos al aplicarlos a los procesos de negocio más importantes, a saber, facturación, contratación, generación de etiquetas, comunicación con clientes y gestión de albaranes.
Es más, las ventajas de esta tecnología no solo son “democráticas”, sino también transversales, ya que se materializan en varios o incluso en todos los procesos clave a la vez.
16 beneficios transversales de la tecnología documental
- FLEXIBILIDAD. Aunque existe la creencia de que las soluciones de software documental solo son útiles para grandes empresas que manejan enormes cantidades de datos, en realidad este tipo de software documental es apto para compañías de cualquier tamaño.
Esto se debe a que los sistemas digitales de gestión documental se basan en modelos flexibles y escalables que se ajustan a las necesidades de almacenamiento de cada empresa.
- CONFIDENCIALIDAD. Otro de los aspectos que disuade a algunas empresas de dar el salto a la digitalización documental es la confidencialidad de los datos. Sin embargo, el software documental es mucho más seguro que el almacenamiento en papel.
Solo aquellas personas autorizadas por la empresa pueden acceder a los documentos digitalizados. Por otro lado, la tecnología documental permite realizar copias de seguridad en local y en la nube para evitar pérdidas de datos accidentales, auditar la información y protegerla frente a virus.
- MAYOR PRODUCTIVIDAD. Los empleados de las empresas ya no perderán tiempo buscando documentos. El software documental garantiza la eficacia y la eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
Asimismo, ofrece un acceso rápido y seguro a la información reduciendo los tiempos de búsqueda y por consiguiente de respuesta. Y para poner la guinda al pastel, todo lo anterior mejora el ROI.
- AHORRO DE COSTES EN LOS PROCESOS EN PAPEL. Sobran las explicaciones: en la medida en la que desaparece el papel, desaparecen los costes asociados a su compra, gestión, almacenamiento y destrucción.
- AHORRO DE TIEMPO. Al guardar toda la documentación en un solo repositorio y seguir las mismas reglas de descripción, creación, clasificación y captura, la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, lo que agiliza las tareas dentro de la organización y de cara a los clientes. Además,la digitalización ahorra tiempo porque evita el proceso de archivo de documentos físicos.
- HOMOLOGACIÓN Y UNIFICACIÓN. Una misma tarea puede realizarse de diferentes maneras según la persona o departamento que la realice y esto impide medirlas de forma eficaz. Con el software documental, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas y así cuantificar los resultados.
La unificación de contratos y albaranes permite reducir el número de modelos y la complejidad del proceso. Los formularios y las plantillas facilitan la generación automática de estos documentos con la información de cada cliente o producto. Además, al reducir el número de contratos o albaranes, se mejora el mantenimiento y la reutilización de los diseños.
- MEJORA EN LOS PROCESOS. La automatización permite controlar tanto los procesos como los documentos que se generan, lo que reduce los tiempos de tramitación y gestión. Esto a su vez aumenta la eficacia de los trabajadores y permite gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de la empresa.
- MAYOR ESPACIO DISPONIBLE EN LAS OFICINAS. Ya solo el hecho de prescindir de gigantescos armarios y archivadores libera un espacio muy valioso en las instalaciones de las empresas.
- ACCESO UBICUO. El software documental permite acceder a la información desde cualquier lugar con conexión a internet.En general, los imparables avances tecnológicos permiten que en nuestro día a día podamos estar conectados en cualquier momento y lugar. El mundo empresarial y documental no es ajeno a esto. Por eso el software documental se desarrolla como una plataforma 100% digital para poder adaptarse y cumplir con este requisito de ubicuidad.
- RIESGO CERO. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perder documentos accidentalmente, duplicarlos y deteriorarlos. Un verdadero drama cuando se trata de documentación sensible o restringida. La tecnología documental ayuda a mitigar estos riesgos al desterrar el papel. Ya no hay que “espiar” a los empleados por si crean, duplican, imprimen o escanean documentos sin control.
- PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. El auge de las nuevas tecnologías augura un escenario cercano y probable: llegar a la oficina sin papeles y generar todos los documentos en formato electrónico desde el principio. Sin embargo, esto también plantea una incógnita: cómo conservar a largo plazo los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente. El software documental garantiza que la información estará disponible durante todo el ciclo de vida del documento a salvo de los avances tecnológicos que surjan en ese tiempo.
- CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS. El software documental permite de forma implícita cumplir con varias normativas de seguridad.Por ejemplo, está diseñado para cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como las normas ISO relativas a la descripción y gestión de documentación, incluida la que ya es electrónica.
- SEPARACIÓN DE FORMATOS. En los procesos documentales mencionados anteriormente, la separación del formato de las facturas, los contratos, las etiquetas, las comunicaciones a los clientes y los albaranes permite cambiar el diseño y contenido con facilidad. Esto reduce costes de desarrollo y mejora la imagen corporativa. Además, los documentos se pueden adaptar con rapidez a las necesidades de cada cliente.
- TRANSPROMO. La posibilidad de integrar mensajes personalizados en los documentos abre un amplio abanico de oportunidades de negocio y potencia la visibilidad de la marca. Esto resulta especialmente patente en el caso de las facturas, las comunicaciones a los clientes y los albaranes.
- GESTIÓN Y DIGITALIZACIÓN AUTOMÁTICAS. El software documental genera códigos de barras, que se convierten en magníficos aliados a la hora de procesar automáticamente facturas y albaranes digitalizados.
- DISTRIBUCIÓN MULTICANAL EN VARIOS IDIOMAS. Al utilizar una misma plantilla, se puede generar cualquier tipo de comunicación a clientes (cartas, ofertas, pólizas) o albaranes en diversos idiomas, y distribuirlos en varios formatos (PDF, HTML5, impresión) y por diferentes canales (email, fax, internet, intranet).
Acerca de DocPath
DocPath es una empresa líder en la fabricación de software documental empresarial, que ofrece a sus clientes internacionales la tecnología que les permite complementar su ERP e implementar procesos avanzados de Document Output Management, Customer Communications Management y software documental de spooling.
Fundada en 1993, DocPath tiene sedes en Europa, los EE. UU y América Latina y está presente con sus Soluciones en compañías de todo el mundo. Entre sus clientes figuran bancos de reconocido prestigio y corporaciones de primera línea, a los que facilita la difícil y compleja tarea de diseñar, generar y distribuir sus documentos críticos de negocio. DocPath mantiene un fuerte compromiso con el I+D+i, área a la que destina una buena parte de sus ingresos y en la que radica una de las claves de su éxito.
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