Los documentos siguen siendo la vía principal de comunicación en la mayor parte de las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas. Gestionarlos y distribuirlos de forma eficiente puede constituir un quebradero de cabeza para muchas entidades. De ahí, la importancia de contar con soluciones de software documental modernas que permitan optimizar los procesos de negocio, incrementar la productividad y como consecuencia de esto, los beneficios de la empresa. En este artículo veremos como las soluciones de Output Management pueden ayudarnos en este proceso.
A la hora de contratar tecnología documental, las empresas deben tener en cuenta diferentes aspectos como:
- Tener una solución completa de Document Output que cubra todo el ciclo de vida de un documentos.
- Utilizar un software documental escalable que tenga la posibilidad de crecer en funcionalidad con las necesidades de la empresarial.
- Contar con módulos de software que sean fácilmente integrables con el resto de aplicaciones presentes en una organización.
Estos aspectos juegan un papel esencial a la hora de planificar la implementación de soluciones de software documental y Output Management.
Además de estas características más o menos generales, lo que de verdad aporta inteligencia a una solución de software documental es lo que se ha denominado Output Management, un conjunto de soluciones y metodologías que permiten aportar control y efectividad a todos los procesos documentales que lleva a cabo una compañía.
Las posibilidades que ofrece el Output Management son muy variadas y dependen, en buena medida, de la tecnología de software documental contratada, ya que puede ser un software documental de gama baja y más sencillo, o una solución de Output Management completa y modular de carácter enterprise. ¿De qué depende? Principalmente, de la inteligencia de negocio que la solución de Output Management aporte a la empresa.
Una solución de Output Management para cada necesidad
Las motivaciones que pueden llevar a una compañía a contratar servicios de Output Management e implementar plataformas más sofisticadas de Output Management en sus procesos de distribución e impresión de documentos son de lo más diversas. Desde la eficacia en la entrega de todo tipo de documentación a los clientes, con el consiguiente recorte de tiempos de recepción de esos contratos, pólizas, albaranes, etc., de dos semanas a dos días; hasta la obtención de ahorros de costes que pueden alcanzar el 25 por ciento. Por ello, es importante hacer una consultoría previa para detectar cuáles son las necesidades de tecnología documental de la empresa y qué podemos conseguir con la implantación de una u otra plataforma de Document Output Management.
Estos son algunos escenarios empresariales de Output Management:
Impresión bajo demanda en oficinas remotas
Para las organizaciones que cuentan con una red de oficinas, repartidas por diferentes zonas geográficas, controlar que los distintos usuarios visualicen y editen la misma versión de un formulario en toda la red, es de vital importancia. Conseguirlo no es tan sencillo y hay que planificar cuidadosamente la adquisición de una solución que soporte un sistema de impresión para todas las diferentes delegaciones.
DocPath Sprint es una solución documental flexible, escalable y fácil de implementar que permite generar e imprimir grandes cantidades de documentos demandados. Además, es capaz de responder a una red de oficinas con necesidades de ampliar la potencia de procesamiento sobre la marcha, utilizando contenedores y Kubernetes para gestionar los recursos realmente necesarios y liberando cualquier hardware no necesario. Para los clientes que contratan servicios basados en la nube, es muy importante porque solo pagarán por los recursos utilizados cuando lo necesiten.
Generación de documentos y distribución en entornos Web
Los clientes demandan cada vez más a las compañías la posibilidad de realizar todo tipo de trámites y consultas transaccionales a través de Internet. Esas demandas han sido respaldadas por nuevas normativas que obligan a las empresas públicas y privadas a ofrecer a sus usuarios algún medio de interlocución telemática. Por este motivo, es cada vez más importante contar con un sistema de Document Output Management que permita la generación y distribución de todo tipo de documentos a través de la Web.
En la web, con la solución de Output Management DocPath Sprint,los usuarios podrán solicitar la creación de un documento y, al instante, visualizarlo a través de su navegador. Gracias a esta solución, los clientes de una determinada organización no tendrán que desplazarse a su sede física para recoger la documentación que necesiten, ya que podrán generar y acceder a la información a través de Internet. De este modo, la imagen corporativa de la compañía que aplique este tipo de políticas se verá mejorada, al mismo tiempo que se reducen los costes asociados a la impresión y distribución en papel.
Además, este enfoque proporciona toda la potencia y flexibilidad necesarias con el coste de propiedad más conveniente, ya que los usuarios pagan solo por lo que necesitan, evitando tener que disponer de recursos poco utilizados.
Entornos de alto volumen de impresión con diferentes pre- y post-procesos
Si imprimimos miles de documentos y queremos distribuirlos a diferentes clientes, deberemos tener en cuenta que a algunos les puede gustar recibir esa información en formato electrónico; y es posible que el resto tengamos que imprimirla. Además, las impresiones de alto volumen suelen ir acompañadas de lo que se conoce como post-proceso.
Las organizaciones que se enfrenten a este tipo de situaciones cuentan con DocPath OutputDynamics, una solución modular completa de OutPut Management que permite a las aplicaciones batch generar una amplia variedad de formatos de salida, tanto electrónicos como de impresión, incluidos PCL, PDF, PostScript y AFP; y manipularlos en pre- y post procesos para la separación por lotes, la clasificación por códigos postales, transformación del formato y el manejo de marcas de ensobrado, entre un gran número de otras opciones.
Todos los documentos bajo control
Hoy en día, existe gran cantidad de información relevante para una empresa que acaba en manos de terceros, como partners o clientes de la compañía que tienen acceso a documentación de carácter confidencial. Controlar qué uso se hace de esa información y las acciones que se llevan a cabo sobre ella (visualizar, imprimir o modificar) es fundamental para cualquier organización, especialmente para las entidades financieras y aseguradoras, además de algunas empresas del sector industrial.
DocPath DocManager, otra plataforma avanzada de gestión documental, puede almacenar documentos generados por el motor de generación de documentos (DGE) o por cualquier otra aplicación. Con este producto, se puede acceder a los datos almacenados con una API, a través de aplicaciones como servidores web que atenderían a los usuarios desde la web. Esto hace posible la generación de documentos cuando la información está disponible, pero dejando que el usuario se pueda descargar el documento a su criterio.
Control de costes de impresión de documentos
Actualmente, la tecnología documental proporciona los recursos para controlar los documentos a través de diferentes canales y también la capacidad de gestionar y controlar los costes de impresión. Las organizaciones de tecnología, siempre están interesadas en controlar y asignar los verdaderos costes a los grupos adecuados para que todos sean conscientes de cuál es su uso de los recursos y, finalmente, hacer que paguen por ello.
DocPath ActiveSpooler, una sofisticada solución de gestión de la salida del spooler de impresión, ofrece la capacidad de distribuir documentos a través de múltiples canales (impresión, email, SMS, video, etc.), con un único centro de control. Además, ActiveSpooler permite gestionar miles de colas de impresión y reiniciar el sistema en cuestión de segundos, así como almacenar temporalmente los archivos de salida y volver a ponerlos en cola en un recursos diferente, y reimprimir o realizar modificaciones en el flujo de datos para seleccionar diferentes bandejas.
Esta solución de gestión de salida de la impresión, ayudará a cuidar el tóner, imprimiendo carpetas que vengan de usuarios que no estén conectados directamente a la red interna (normalmente desde pequeños dispositivos). Así, se proporcionan soluciones que pueden resolver diferentes problemas gracias a la plataforma bien integrada de Output Management que proporciona las herramientas para un control centralizado.
Retos pendientes
Las compañías tienen que lidiar con multitud de documentos (órdenes de compra, facturas, contratos, pólizas…) que tienen formatos de salida diferentes para distintas plataformas, incluyendo la impresión cuando se trata de documentos en papel. Las soluciones y plataformas de Document Output Management proporcionan una gestión del control y soporte para aplicaciones transaccionales y sistemas ERPs que procesan grandes volúmenes de datos.
Las soluciones avanzadas de Output Management ya están preparadas para este proceso de transformación. Estas soluciones proporcionan todos los medios necesarios para los documentos digitales con la intención de tener la misma validez que los documentos impresos (firma electrónica). DocPath ya está en condiciones de ofrecer todos los elementos necesarios para una solución completa y bien integrada.