Hubo un tiempo en que el software de diseño documental de la empresa media consistía en poco más que un programa de procesamiento de texto y unos empleados que debían saber como utilizarlo. La forma en la que los documentos creados con ese sistema se categorizaban y almacenaban para poder ser recuperados de manera eficiente se dejaba a menudo en manos del usuario individual o, en ocasiones, cuando el director o la directora tenía visión de futuro, se seguía una estrategía global corporativa.
Sin embargo, incluso hoy en día, cuando una empresa sí cuenta con un software de diseño documental, a menudo se pierden recursos y tiempo valiosos, porque el diseño del documento no es flexible y no fue bien pensado, o la empresa carece del software de diseño adecuado para sus requisitos particulares.
La importancia del software de diseño documental
Toda empresa, desde una librería local hasta corporaciones multinacionales, necesita algún sistema de diseño documental para asegurarse de que todos sus formularios, informes, recibos, facturas y cientos de documentos de otro tipo sean consistentes.
De hecho, la mayoría de las empresas se ven ante la necesidad de revisar y reducir los costes relacionados con su documentación, porque el coste real de la producción documental, desde su diseño hasta su distribución o almacenamiento, suele ser mucho más alto de lo que la mayoría se había imaginado. De hecho, la organización International Data Corporation (IDC), el principal proveedor mundial de inteligencia del mercado de TI*, indica en uno de sus informes que cualquier empresa podría ahorrar hasta una media de 30% de lo que gaste en sus procesos documentales. Un dato sorprendente, porque las compañías no suelen ser conscientes de ese gran porcentaje de sus ganancias que se está perdiendo en formularios y documentos mal diseñados y en las horas dedicadas a buscar informes, recibos, etc. Y la mayor parte de esa pérdida es causada por las brechas entre los procesos de negocio de back office y front office.
Diseño documental empresarial
Un software de diseño documental empresarial, en el contexto del proceso documental, no se refiere a productos típicos de diseño gráfico, como la suite de Adobe®, sino a una plataforma de software utilizada para diseñar plantillas de documentos de negocio que se pueden utilizar para generar documentos en diferentes formatos y con datos que van cambiando, como datos de diferentes clientes, pacientes, etc. Por ejemplo, contratos, pólizas de seguros, extractos de cuentas bancarias, etc.
Characterísticas principales a tener en cuenta
A la hora de elegir un sistema de diseño documental empresarial, es importante conocer las características más importantes que debe incluir el software para que sea lo más flexible y adecuado posible:
- La solución de diseño debe integrarse fácilmente en la infraestructura existente y en cualquier solución de proceso documental ya implementada. Uno de los aspectos a tener en cuenta en este contexto es, por ejemplo, si el software que está considerando ofrece una migración rápida, eficiente y segura desde aplicaciones heredadas, como IBM® InfoPrint® Designer y Adobe® Central Server. Al fin y al cabo, una buena plataforma de diseño y gestión documental ahorrará tiempo y dolores de cabeza, no creará más.
- La interfaz de diseño debe ser fácil de usar.
- El software de diseño documental empresarial debe ofrecer características multicapa. Es decir, la solución debe permitir a los usuarios trabajar en diferentes plantillas al mismo tiempo. Esto es especialmente útil cuando se va a crear la misma plantilla de diseño de un documento en diferentes idiomas.
- Todos los documentos son diferentes y tienen características específicas. Por lo tanto, el software de diseño documental debe ofrecer una gran variedad de objetos de diseño: campos de texto y campos de imagen estáticos y dinámicos, diferentes tipos de códigos de barras, gráficos en 2D y 3D, columnas flexibles, etc.
- La generación de informes es otra característica importante, para que los usuarios puedan hacer un seguimiento de los cambios y errores.
- Vista previa del documento final.
- Por último, un adecuado software de diseño de documentos ofrece funciones de repositorio, para almacenar y controlar de forma segura las diferentes versiones de las plantillas diseñadas y todos sus recursos (imágenes, fuentes de texto, etc.).
Mejora del ciclo completo del documento empresarial
Las mejores plataformas de diseño documental empresarial ayudan a expandir y fortalecer las relaciones con los clientes de la empresa mediante la optimización de sus procesos de Document Output Management (gestión de salidas) y Print Process Management (gestión de los procesos de impresión). Ya que estas soluciones suelen formar parte de un sistema documental más amplio, ayudan a las empresas a poder analizar y gestionar el ciclo completo del documento, desde la fase de diseño y generación hasta la distribución real de los documentos y archivos que constituyen los métodos de comunicación de la empresa con sus clientes.
Muchas empresas tienen un enfoque muy ad-hoc en lo referente a la generación e impresión de documentos, y esto se traduce en una proporción muy alta de impresoras con respecto al número de empleados. Por lo tanto, un buen software de diseño documental empresarial intuitivo y flexible es un componente clave para agilizar los procesos de impresión y ahorrar tiempo y dinero.
Los cuatro niveles del ciclo documental empresarial
Para comprender mejor la importancia de un diseño ágil y flexible de sus documentos de negocio, es necesario conocer los 4 pasos principales del ciclo documental:
- Diseño – El ciclo de vida de un documento de negocio suele comenzar con el diseño de la plantilla que se utilizará para generar el documento final (por ejemplo, una factura, un contrato, una póliza, etc.). Para ello, se usa, idóneamente, un software de diseño documental fácil de usar, flexible y completo.
- Procesamiento – Esta es la etapa del ciclo en la se activa el enrutamiento y el procesamiento de los documentos cuando se crea contenido nuevo o se actualiza el contenido existente. Además, unos procesos de autorización mejoradas permiten una revisión digital de los documentos.
- Salida – Este paso implica un gran número de procesos, desde la monitorización y seguimiento, impresión, email, fax y escaneo, hasta el uso de dispositivos multi-función con acceso seguro y controlado. La fase de “salida” se controla, entre otros sistemas, a través del uso efectivo de un software de gestión de la impresión. Este tipo de software proporciona a la empresa las herramientas necesarias para gestionar de manera eficaz los usuarios, los dispositivos y los permisos. El proceso completo aumenta la productividad del usuario y mejora la eficiencia.
- Gestión de registros – En esta fase del ciclo documental, la plataforma correcta de diseño documental y gestión resulta ser a menudo de gran valor. Dependiendo de la necesidad o el documento empresarial en concreto, el documento puede almacenarse de forma segura, para cumplir con los requisitos reglamentarios y estatutarios. En este contexto, la consistencia en el flujo de trabajo es esencial. Al fin y al cabo, una buena gestión de los registros (recursos, documentos, etc.) asegura más seguridad y coherencia en los documentos.
En definitiva, está claro que todo empieza por comprender la empresa a nivel global y sus procesos documentales. Por otro lado, las exigencias en el entorno de diseño, almacenamiento y producción de documentos en las oficinas están cambiando continuamente, a medida que las fuentes de información vayan aumentando exponencialmente. La respuesta a estos requisitos cambiantes es, sin duda, un software de diseño documental apropriado que se puede ampliar fácilmente con funcionalidades de gestión, generación y distribución documental.
Fuentes:
- https://www.capital-solutions.co.uk/solutions/what-are-managed-print-services/
- https://www.capital-solutions.co.uk/solutions/document-lifecycle/
- https://docpath.com/project/designer-document-design-software/?lang=es
André Klein
Consultor Freelance para DocPath
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