Crear y consolidar la relación de una empresa con sus clientes se ha convertido en uno de los principales objetivos de la mayoría de las organizaciones. Con el fin de mejorar la experiencia de sus clientes, las empresas buscan optimizar los procesos de creación, almacenamiento, recuperación y distribución de sus comunicaciones salientes, ya sean documentos impresos, correos electrónicos, páginas web o cualquier otro medio.
El concepto de Enterprise Output Management (EOM) hace referencia al proceso automático por el cual las organizaciones gestionan, formatean y distribuyen los datos creados a partir de aplicaciones operativas, tales como plataformas CRMs, sistemas bancarios, ERPs, etc., hasta cualquier canal de salida físico o virtual. Este proceso, también denominado middleware, engloba todas las operaciones que tienen lugar entre la salida de información o datos de la empresa, y la impresión final.
Al tratarse de soluciones de software middleware, consiguen liberar a las aplicaciones empresariales de toda la carga de formateo, seguimiento y entrega de los documentos, aumentando así el rendimiento y la efectividad de los sistemas informáticos que la organización disponga.
Para poder llevar a cabo la gestión centralizada de la salida de la documentación de una empresa, las soluciones de EOM presentan una serie de funciones esenciales. La función principal consiste en automatizar tanto el enrutamiento como el procesamiento de todos los documentos necesarios para la organización a un dispositivo de salida (impresora centralizada, correo electrónico, fax, HTTP…), con el objetivo de que esa documentación llegue a las personas adecuadas.
El software de EOM también permite la agrupación de documentos similares, así como la recepción de nuevos documentos y secuenciación de datos extraídos de los sistemas pertenecientes a la empresa.
En cuanto a la impresión, las soluciones de Enterprise Output Management ofrecen la posibilidad de imprimir en formularios preimpresos e identificar formas de evitar los residuos de impresión, además de elegir el medio de impresión adecuado. Asimismo, dan lugar a un aumento de la capacidad de impresión durante las horas punta, pudiendo superar los retos de capacidad del sistema.
Los softwares middleware incluyen otras funcionalidades como una interfaz intuitiva para la entrega de documentos entre oficinas, la posibilidad de reiniciar o volver a ejecutar peticiones según sean necesario, y el envío a dispositivos inalámbricos, todas ellas con el fin de mejorar la experiencia del cliente y facilitar y optimizar el trabajo de los empleados de la organización.
Ventajas de EOM
Implementar un sistema middleware (EOM) aporta a la empresa una serie de ventajas:
Las soluciones EOM permiten la reducción de los costes de diferentes maneras, gracias a la automatización de los flujos de trabajo de los documentos que no requiere supervisión. Desde la disminución de errores de impresión y de la necesidad de que el operador participe en el proceso, hasta el aumento de la eficiencia entre oficinas y la posibilidad de iniciar la gestión desde cualquier lugar con la administración remota. Además, siendo el tiempo uno de elementos más importantes en cualquier negocio, el software middleware proporciona un ahorro de tiempo a los empleados al automatizar los procesos.
Con la distribución omnicanal que incluye la comunicación digital, las empresas pueden llegar a más clientes y, como consecuencia, niveles de servicio mayores. Esto último se consigue gracias al aumento de la velocidad de la comunicación, a la reducción de los residuos de papel y a la entrega segura de los documentos más importantes en la bandeja principal de cada cliente.
Otra de las ventajas más destacables de Enterprise Output Management es la reducción de errores gracias a la eliminación del componente manual de los procesos que se realizan en papel, que pasa a desarrollarse de manera digital, permitiendo a las empresas una liberación de carga de los errores de sus empleados.
La comunicación de la organización con sus clientes es otro de los elementos más importantes, por eso, las soluciones de EOM se centran en la colaboración entre empleados y clientes para mejorarla y tener un modelo de negocio óptimo. Como resultado, la comunicación entre ambas partes es más clara, eficiente y ocurre con mayor frecuencia.
En el ámbito de los negocios, las empresas compiten para funcionar de forma eficaz en el mundo digital. Por esta razón, EOM ofrece una forma rentable, a nivel de costes, de simplificar el proceso digital al centralizarlo con el sistema middleware.
Por último, el medio ambiente es otro de los beneficiados de la implementación de estas soluciones, pues al no desperdiciarse tanto papel en las empresas, la huella de carbono de las organizaciones se reduce y, de forma indirecta, ayuda a sus clientes a que sigan este mismo camino.
Implementar un software de Enterprise Output Management en cualquier empresa lleva de la mano numerosas ventajas de las que no solo se beneficia la propia organización, sino que sus clientes e incluso el medio ambiente obtienen grandes beneficios.
Gracias a la automatización de los procesos documentales y a la distribución omnicanal, la gestión del ciclo de vida de un documento es más rápida, sencilla y óptima, dando lugar a una mayor y mejor comunicación con los clientes.