Comenzamos el año cargados de buenos propósitos y uno de los más importantes es focalizar nuestro esfuerzo desde lo que se venía denominando “gestión documental” hacia el (Document) Output Management. Sin olvidar la relevancia de funciones esenciales como el almacenamiento organizado y la recuperación inmediata de documentos, debemos apostar por abarcar todos los procesos presentes en la generación del ciclo documental, así como aquellos aspectos que determinan dichos procesos: distribución por diversos canales, presentación en distintos formatos, integración sin fisuras con otras aplicaciones, post-procesos clave como la clasificación por peso o código postal, fusión y división de documentos, etc. En esto consiste el Output Management y a esto debemos tender. Es el futuro.
Precisamente en el futuro hay que pensar a la hora de elegir una solución de Output Management que satisfaga las necesidades de cada empresa. Y no es fácil acertar siempre, ya que sólo los mejores visionarios saben las funcionalidades que serán más importantes para su negocio en el futuro. Además, los negocios evolucionan, especialmente en este mercado tan cambiante en el que nos encontramos. Por tanto, es fundamental escoger una solución que evolucione de la mano de dichos cambios, se ajuste específicamente a las demandas de cada negocio y dé cabida a las tecnologías que con certeza están por venir.
Pero que no cunda el pánico. Aquí proponemos cinco innovaciones imprescindibles que toda solución de (Document) Output Management debe tener.
- Una interfaz web de usuario: implantar una solución solía exigir complicadas instalaciones de software en cada uno de los ordenadores de la empresa. Para garantizar la máxima usabilidad, es necesario buscar un sistema que proporcione todas las funcionalidades desde un navegador web común al que puedan acceder todos los usuarios.La principal ventaja del formato HTML es que se ejecuta en todas las plataformas. Asimismo, para los usuarios resulta más fácil adoptar una solución cuando la interfaz es sencilla e intuitiva, y se parece a las actuales aplicaciones de internet.
- Infraestructura en la nube más económica: antes las soluciones documentales residían en los servidores y los equipos de cada empresa. Sin embargo, son muchas las compañías que se han dado cuenta de las numerosas ventajas que aporta la nube y han apostado por un sistema SaaS. La combinación de las funcionalidades en la nube con una interfaz web da lugar a un software multi-usuario, orientado al servicio y escalable, lo que reduce sustancialmente los costes. Aun así, algunos proveedores ofrecen soluciones internas y en la nube que se ajustan mejor a las necesidades de aquellas empresas que precisan soluciones híbridas debido a su política de confidencialidad.
- Aplicaciones para móviles: para maximizar la productividad, es vital que los usuarios puedan acceder a sus documentos y realizar un amplio abanico de tareas de gestión documental desde sus dispositivos móviles. Se acabó el modelo de empleado que se pasa ocho horas sentado delante de su escritorio en la oficina. Ahora hay que dar la opción de trabajar sobre la marcha, mientras se viaja, desde casa, etc. Por eso es tan importante elegir un sistema de Output Management que permita acceder desde el móvil a las funcionalidades más destacadas y sea compatible con las plataformas más extendidas (Android, iOS, Windows Phone).Por ejemplo, algunos proveedores ofrecen aplicaciones gratuitas para móviles que permiten escanear documentos con la cámara del smartphone. Recordemos que las cámaras de los últimos smartphones han mejorado tanto que no tienen nada que envidiar a muchas cámaras fotográficas, así que la calidad está garantizada. Una vez captadas las imágenes, los archivos se pueden subir y gestionar automáticamente mediante la solución de Output Management correspondiente.
- Indexación automática: cuando capturamos documentos y los introducimos en la solución documental, estamos acumulando numerosos contenidos en un solo repositorio (p.e. documentos en papel escaneados, emails, archivos electrónicos, etc.). Para asegurar que podemos acceder a ellos y recuperarlos con facilidad, los contenidos deben estar indexados.Cuando se indexan manualmente, el usuario debe introducir datos en diferentes campos, una tarea que lleva mucho tiempo y suele dar lugar a errores. En cambio, la indexación automática permite almacenar y archivar documentos a medida que se capturan. Además, los ingenieros han dado una vuelta de tuerca más a esta tecnología y ahora disponemos de técnicas de indexación inteligente que aplican el aprendizaje automático para identificar las entradas más significativas en función del historial de actuaciones del usuario.
- Arquitectura escalable: para muchas empresas, lo más lógico es empezar con soluciones de Output Management a pequeña escala, es decir, en un departamento o proceso específico. Sin embargo, si en el futuro se decidiera ampliar el alcance de la solución, no tendría ningún sentido implantar una nueva y volver a formar a todos los usuarios.Por eso es tan importante escoger un software de (Document) Output Management que sea realmente escalable y funcione bien independientemente de si se opta por empezar con unos cuantos usuarios en un solo departamento o si se apuesta por abarcar todos los departamentos con una solución integral. “Escalable” significa precisamente eso: que la solución “crece” a medida que lo hacen las necesidades de la empresa, sin importar el número de usuarios o documentos archivados.
En definitiva, cada negocio tendrá necesidades diferentes, pero si nuestra solución de Output Management tiene integradas estas cinco innovaciones podrá desarrollarse en línea con la empresa, seguir su estela de crecimiento e impulsarla hacia el futuro.
fuente:
André Klein
Consultor Freelance para DocPath