Convertir la crisis en una oportunidad es el objetivo de cualquier CEO. Conseguirlo es más sencillo de lo que pudiera parecer. Un análisis profundo de los procesos de su compañía y una inversión oportuna en Tecnologías de la Información pueden ser, según DocPath, las medicinas que su empresa necesita para mejorar su competitividad.
En épocas como la actual en la que la crisis financiera mundial amenaza la supervivencia de muchas empresas, la tendencia generalizada es la de mirar con preocupación al exterior y recortar presupuestos en áreas que bien dirigidas pueden ser estratégicas: I+D, Marketing o Formación. Sin embargo, pueden ser precisamente estas áreas las que ayuden a una compañía a salir reforzada de una crisis y alcanzar valor respecto a su competencia. Ahí encontramos la primera oportunidad.
El control de los costes de impresión
Al estar imbuidas en su frenética actividad diaria, las empresas pueden olvidar procesos que consumen gran cantidad de recursos y suponen un significativo derroche de costes. Uno de estos procesos es el relacionado con las impresiones de todo tipo de documentos y comunicaciones. Si los CEOs de muchas compañías tuvieran acceso al gasto de papel y tóner que supone la impresión de documentos en sus organizaciones, probablemente tomarían medidas para solucionarlo.
Afortunadamente, hoy existen soluciones que permiten realizar un control exhaustivo de todos los documentos que se imprimen en una empresa y ofrecen completos informes para obtener una visión global de la realidad de una organización en cuanto a sus necesidades de hardware y suministros. Si da con la herramienta adecuada de control de impresión de documentos, se ahorrará hasta un 25 por ciento en la cuenta de gastos que dedica a esta materia.
Implantación de impresión bajo demanda en una red de oficinas
Generar documentos en cualquier tipo de entorno y optimizar al máximo los tiempos de ejecución son requisitos imprescindibles para el funcionamiento de cualquier empresa. Sin embargo, realizar estas acciones puede ser aún más complejo en organizaciones que cuenten con una red de oficinas, repartidas por distintos puntos geográficos.
En esos casos, utilizar la versión apropiada de un determinado formulario, obtenerlo impreso de inmediato o darle a sus usuarios la posibilidad de visualizarlo en pantalla, se puede convertir casi en una misión imposible. Para resolver estos inconvenientes, una buena opción es apostar por una solución que le facilite la implementación de un sistema de impresión integral bajo demanda para sus diferentes delegaciones.
Documentos bajo control
Otro de los puntos críticos en una compañía es el almacenamiento de documentos para su posible recuperación posterior. Si no se selecciona un sistema adecuado, podemos arriesgarnos a perder documentación de negocio importante o a que esta caiga en malas manos, lo que podría dañar la imagen de la organización.
La solución que elijamos debe proporcionarnos control sobre todos los documentos, pero también debe permitir la concesión de determinados derechos en función del usuario, así nos evitaremos sorpresas desagradables a la hora de ver las modificaciones que se han realizado sobre un documento o al intentar recuperarlo.
Distribución de los documentos en un entorno Web
Uno de los motivos por los que las empresas destinan tantos recursos a la impresión de documentos es porque en la sociedad aún queda pendiente un cambio de mentalidad importante en lo que respecta a estos procesos. Los recibos, contratos o la información sobre nuevos servicios se siguen enviando a los clientes por correo ordinario, lo que implica la impresión de grandes volúmenes de documentos, gastos en el ensobrado, la clasificación por lotes.
Medios como el DNI electrónico o la e-factura facilitan la apertura de nuevas vías de comunicación con los clientes. Un ciclo que se completa con la contratación de soluciones que permitan a los usuarios solicitar la creación de un documento y, al instante, visualizarlo a través de su navegador.
DocPath recomienda a las organizaciones vigilar los procesos de su negocio que estén relacionados con la impresión y estudiar opciones de implantación de sistemas de gestión documental, ya que pueden reportar más ahorros de los que nos imaginamos.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath