Madrid, 28 de abril de 2023 – Cuando eliminamos barreras conseguimos que las cosas sean más accesibles y de eso precisamente vamos a hablar en este artículo: sobre accesibilidad, que se define como la propiedad de objetos, sitios y actividades que permite a cualquier persona ser partícipe, acceder o emplear estos.
Sin embargo, cuando hablamos de accesibilidad solemos pensar únicamente en derribar barreras físicas y ahí nos equivocamos. La accesibilidad no debería ser solo física, máxime en un mundo cada vez más digitalizado.También hay que derribar barreras virtuales, sobre todo las que atañen a la lectura y comprensión de los documentos.
Una empresa debería poder comunicarse con sus clientes independientemente de sus capacidades para leer y comprender la información. Por tanto, un documento electrónico accesible será aquel que integre las herramientas necesarias para transmitir su contenido al mayor número de personas posible.
Retos de accesibilidad en el sector público y privado
Aunque el sector público ya ha implantado directrices para garantizar la accesibilidad plenaa los documentos que pone a disposición de los ciudadanos, las administraciones están aún muy lejos de alcanzar este objetivo.
En el sector privado, la situación es muy parecida: a la hora de comunicarse con sus clientes, las empresas siguen generando a diario millones de documentos PDF no accesibles. Y estos son precisamente los que suponen una barrera para las personas con discapacidad. Por tanto, la pregunta que se plantea es: ¿cómo cambiar la situación no solo de los documentos que se generen en el futuro, sino también de los que ya están archivados?
Las empresas suelen guardar miles de documentos en sus servidores físicos y en la nube. Pensemos en bancos, aseguradoras, consultoras y administraciones públicas.Producen y gestionan un sinfín de documentos cada día y recurren al formato PDF para distribuir contratos, formularios, información comercial y facturas electrónicas, entre muchos otros. Por motivos de seguridad, el formato Word queda descartado, ya que se puede editar y, por tanto, manipular.
Esta inacabable cantidad de documentos no está en formatos libres de barreras, por lo que las personas con discapacidad visual o motora tienen muchos problemas para acceder a su contenido. Estas personas no tienen más remedio que recurrir a herramientas de asistencia como, por ejemplo, los lectores de pantalla. Sin embargo, estos lectores tienen sus limitaciones, ya que necesitan “etiquetas”, es decir, elementos como encabezados, párrafos, listas y tablas, para orientación delos usuarios.
Una solución “universal” a estos retos
Aquí es donde entra en juego el estándar PDF/UA, que corresponde al acrónimo en inglés para “accesibilidad universal”. Los documentos PDF que cumplen con este estándar incorporan etiquetas que guían a los usuarios con discapacidad.
Si una empresa aspira a ser 100% inclusiva, debe exportar todos los documentos actuales y futuros al formato PDF/UA. No obstante, suena más fácil de lo que es. Crear y configurar manualmente las etiquetas de todos los archivos no es una opción viable ni realista considerando la gran cantidad de horas de trabajo tedioso y especializado que esto implicaría. Afortunadamente, ahora ya tenemos a nuestra disposición tecnología y soluciones de software documental para superar este reto.
El potencial de los conversores de PDF
Las mejores empresas de software documental han desarrollado distintas funcionalidades para aportar una comunicación adaptada a cada persona y eliminar así todas las barreras. Y es que no debemos ignorar a todas esas personas que no pueden disfrutar de las facilidades que proporcionan los ordenadores a la hora de comunicarse con otros individuos o entidades.
Por ello, muchos países están estableciendo normativas en el mundo empresarial para impulsar soluciones de conversión mediante la creación obligatoria de PDFs accesibles. Leyes como la Sección 508 en EE. UU., la Normativa de Accesibilidad de 2018 para Organismos Públicos del Reino Unido, o la UNE-EN 301-549:2018-08 en Europa estipulan que todo organismo gubernamental o servicio público debe tener documentos y portales web accesibles.
Otras leyes, como la Convención sobre los Derechos para Personas con Discapacidad (CRPD) de la ONU, son obligatorias para todo el mundo, así que es cuestión de tiempo que todas las empresas necesiten PDFs accesibles.
Estos conversores tan potentes de software documental generan etiquetas automáticamente e integran avances en inteligencia artificial (IA). Los generadores y editores de PDF permiten, entre muchas otras funcionalidades, crear documentos en virtud de la especificación PDF/UA. Además, insertan automáticamente las etiquetas necesarias durante el proceso de conversión, siempre y cuando el documento de origen tenga el formato adecuado.
Estos programas de conversión se pueden integrar como plug-in en Microsoft Word u otras aplicaciones estándar. Por tanto, los usuarios que utilicen en su día a día herramientas de este tipo pueden garantizar la accesibilidad de los documentos nuevos y más recientes.
El problema estriba en los documentos archivados que aún no cumplen con el estándar PDF/UA y no están en un formato adecuado para su conversión. En estos casos se podría plantear la aplicación de inteligencia artificial, ya que los algoritmos de aprendizaje automático son muy eficientes a la hora de reconocer patrones, por ejemplo, los elementos de texto en un documento.
La inteligencia artificial reconoce bloques de construcción como cabeceras, títulos, subtítulos, párrafos, pies de página, listas o tablas, y es especialmente eficaz en documentos con una estructura visual similar.
Una vez detectada la estructura lógica, la IA etiqueta los documentos de forma automática y reformatea miles de documentos en pocos segundos.De esta forma, se crean árboles que representan la estructura de los documentos y sus diferentes objetos visuales.
Por tanto, se puede aplicar el mismo principio a las imágenes y los gráficos.Ya se han desarrollado algoritmos que generan descripciones automáticas de imágenes. Esto significa que las personas con discapacidad visual pronto podrán obtener una explicación del contenido de las imágenes de los documentos a través de la salida de voz.
Además, estos conversores de software documental incluyen la opción de definir distintas capas para crear documentos a partir de formularios en múltiples idiomas, guardados en un repositorio central que incluye el versionado de los mismos, lo que facilita su lectura en su respectivo idioma desde cualquier lector de PDFs.
El futuro de la IA en gestión documental
La inteligencia artificial no ha hecho más que irrumpir en nuestras vidas y trabajos. Nadie conoce realmente su enorme potencial, independientemente del área a la que nos dediquemos. Por tanto, cuando se trata de mejorar la accesibilidad en la gestión documental, hay que incorporar constantemente los resultados de la investigación en el desarrollo de productos de digitalización con el fin de ofrecer la tecnología más innovadora y eficiente.
En este sentido, un aspecto importante para la accesibilidad es el procesamiento del lenguaje natural (PLN). Las empresas de software documental deben dedicar tiempo y recursos a investigar la conversión automática de documentos a formatos sin barreras.
Actualmente, su atención debería centrarse en temas como la determinación del dominio y nivel del idioma (lenguaje claro y sencillo), los análisis lingüísticos, el reconocimiento de la dirección y el orden de lectura, y formulaciones alternativas automáticas.
Acerca de DocPath
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