Cada vez que surge el tema de document output management (la gestión de archivos generados) y y los formatos de salida de impresión, suele surgir también la cuestión de qué formato es mejor. A pesar de las diferencias de opinión que pueda haber, no existe una única respuesta válida. Cada uno de los formatos de documentos y de salida de impresión disponibles actualmente tienen su propósito, tanto los formatos orientados a contenido, como XML y HTML, y formatos de salida orientados a páginas, como PDF y AFP. Lo que realmente importa son las necesidades y expectativas de la empresa y los sistemas de procesamiento documental y de impresión que emplea. Por ejemplo, si la empresa imprime solamente unos cientos de páginas al día, probablemente no tiene sentido que use el formato AFP.
Sin embargo, tenemos una situación totalmente diferente cuando una organización produce diariamente más de un millón de páginas impresas. En ese caso, sí es muy probable que la empresa use el formato de salida de impresión AFP. AFP fue desarrollado por IBM hace décadas y sigue siendo el estándar para impresión fiable y de alto volumen. Y no es una coincidencia: AFP destaca por tener características que los demás formatos de salida de impresión no tienen. Por ejemplo, AFP ofrece el modo de control de impresión más avanzado disponible. Si el resultado del proceso es incompleto o incorrecto, AFP genera automáticamente mensajes de error. Por esas razones, AFP es el formato de elección para muchas compañías para la producción a nivel industrial de estados de cuenta, vales, declaraciones de valores, etc.
El formato de salida de impresión AFP para alto volumen
AFP ofrece todas las características esenciales para la producción de alto volumen: control de las bandejas de papel, gestión de la visualización multi-página e impresión dúplex simple. La combinación de flexibilidad, múltiples opciones y datos compactos han hecho que AFP siga siendo uno de los formatos de salida de impresión favoritos entre empresas a nivel mundial. Además, su arquitectura inteligente bien documentada suele ser altamente valorada por desarrolladores de software y productos. Ni siquiera un competidor importante como PDF logra todavía acercarse a la calidad de impresión de AFP, incluso cuando se utilizan especificaciones PDF/VT.
Los formatos de salida HTML y PDF no son competidores
Tanto el formato documental de salida PDF como AFP son la opción obvia para el procesamiento documental de formatos A4 / Carta en el caso de formatos de páginas de tamaño estándar. Sin embargo, ninguno de los dos formatos se adapta bien a dispositivos Web o móviles. Para ese tipo de distribución, se requiere más bien el formato de salida HTML5. Este estándar W3C es el formato inteligente actual más utilizado para la creación y visualización de documentos online, independientemente del canal de salida o el tamaño.
Con HTML5 es posible, entre una gran cantidad de posibilidades, cambiar de formato, convertir páginas a texto, incluir elementos de datos únicos al recuperar elementos de facturas y crear listas de índices y tablas de contenido. Además, con HTML5, hipervínculos, gráficos y elementos audiovisuales se pueden incrustar fácilmente. Como resultado, la empresa genera documentos inteligentes con capacidad omnicanal con un valor añadido mucho más allá de la simple visualización de texto.
HTML5 también implica un aumento exponencial en funcionalidad. La versión más reciente es el nuevo «lenguaje de la Web» y se puede utilizar como una versión impresa que implica relativamente poco esfuerzo y un tiempo muy reducido en aprendizaje. Aun así, HTML5 y PDF siguen siendo competidores, aunque lejanos, en lo que a la información estructural se refiere, pero ninguno de los dos desaparecerá. De hecho, todo lo contrario, porque cada formato depende de algún otro. Así, HTML5 es un paso necesario antes de PDF, ya que el formato PDF/A todavía se requiere para procesos como almacenamiento inteligente.
¡Pon fin a todas las luchas internas!
Cuando surge el tema de Document Output Management multicanal y omnicanal, suele haber desacuerdo. Aún así, todos los formatos de documentos de salida tienen su lugar y sentido.
De este modo, XML se ha convertido en el lenguaje de marcado estandarizado ISO para transferir datos desde aplicaciones especializadas a los sistemas de salida de la empresa. Debido a los avances en la tecnología XML, no se requiere ningún software específico para la extracción de datos. Independientemente del formato de salida documental, HTML5, PDF o AFP, la mayoría de las soluciones de TI aplican los procesos de Output Management de manera tan global y exhaustiva hoy en día, que el desarrollo y la implementación de una arquitectura general que mantenga los costes manejables y, al mismo tiempo, soporte todos los escenarios posibles, no suele suponer ningún problema.
En otras palabras, ya es hora de que se deje de discutir acerca de qué formato de document output es el mejor, ya que está claro que dicha decisión se debe basar en la estrategia de procesamiento documental de la empresa en cuestión. Para dicha decisión, se deben responder a algunas preguntas básicas, como: ¿Qué canales de comunicación tendrán un papel importante en el futuro y hasta qué punto? ¿Cuál es el volumen que tendremos? ¿Cómo evolucionará la proporción de documentos físicos frente a los digitales en un futuro cercano? Las respuestas a esas preguntas determinarán qué formatos tienen más sentido para esa organización en particular.
Al fin y al cabo, cada formato de salida documental y de impresión tiene su ventajas y desventajas; los entornos en los que se aplicarán son lo que importa. Solamente esos entornos determinarán la relevancia de las respuestas a la pregunta: ¿Qué formato es el mejor?
GLOSARIO
- Advanced Function Presentation (AFP): Conocida como Advanced Function Printing antes de 1996, AFP es un lenguaje de descripción de presentación para crear, dar formato, visualizar, buscar, imprimir y distribuir información mediante una amplia variedad de canales de salida. Se suele requerir una aplicación de visualización especial.
- Portable Document Format (PDF): Este formato de documento portátil es un formato de archivo que ha capturado todos los elementos de un documento impreso como una imagen electrónica que se puede visualizar, imprimir o reenviar. Los archivos PDF se crean con Adobe Acrobat, Acrobat Capture o productos similares.
- HTML5: Al ser la última versión de Hypertext Markup Language, HTML5 es el código que describe las páginas web. Consiste en tres tipos de código: HTML, que proporciona la estructura; Cascading Style Sheets (CSS), que se encarga de la presentación; y JavaScript, que define acciones.
- Output Management: La gestión de la salida documental es lo que realmente aporta inteligencia a una solución de software de documentos y abarca soluciones y metodologías que proporcionan control y eficacia a todos los procesos documentales de una empresa. Las decisiones relacionadas con Output Management varían mucho y dependen principalmente de la solución de tecnología documental implementada, ya que dicho software puede ser una herramienta de bajo espectro o de un enfoque empresarial.
- XML – El Extensible Markup Language es un lenguaje de marcado estandarizado ISO del W3C, el World Wide Web Consortium, utilizado para representar datos jerárquicamente estructurados en forma de datos texto. XML se utiliza para el intercambio de datos independiente de la plataforma entre los sistemas informáticos, especialmente en Internet.
Consulte otros formatos de salida documentales y de impresión aquí.
Referencias:
- https://www.compart.com/en-US/featured-article/all-are-good-but-none-is-better
- https://www.w3schools.com/xml/xml_whatis.asp
- https://www.techopedia.com/definition/3675/advanced-function-presentation-afp
André Klein
Consultor Freelance para DocPath