Madrid, 2 de marzo de 2023 – Es un binomio indispensable en cualquier empresa. La pareja protagonista de muchas reuniones, proyectos y documentos. Y como cualquier pareja, su relación no es siempre idílica. En su día a día debe lidiar con diversos retos importantes.
A continuación, se describen seis retos acompañados de seis soluciones.
Retos de la relación negocio-IT
1) FALTA DE ENFOQUE: a veces IT no tiene una estrategia clara alineada con el negocio y esto impide a IT enfocarse en los proyectos estratégicos de la empresa. Cada vez hay más proyectos y, por si fuera poco, los proyectos existentes nunca terminan de cerrarse porque su alcance va aumentando sobre la marcha.También aumenta por tanto el presupuesto, que termina alejándose demasiado de sus cifras iniciales.
No todas las empresas definen con transparencia su estrategia de negocio a corto plazo (digamos a tres años), pero IT la necesita para desarrollar su hoja de ruta. Al final, lo que no se pone por escrito no se hace. Si el negocio no plasma sus objetivos a tres años, ni IT ni ningún otro departamento de la empresa puede alinearse. No basta con que el negocio tenga una estrategia en la cabeza, debe documentarla en beneficio del resto de los departamentos de la empresa, entre ellos de IT.
2) RELACIONES POCO SÓLIDAS: a IT le cuesta mantener una relación estrecha no solo con elcomité ejecutivo sino también con los responsables de las demás áreas administrativas.Sin embargo,los proyectos de transformación digital son transversales y afectan a todos los departamentos (operaciones, RR. HH., Finanzas, Compras), lo que implica hacer esfuerzos para cuidar las relaciones con toda la empresa, no solo con la cúpula.
3) VALOR PARA EL NEGOCIO: para IT es complicado demostrar cómo los proyectos digitales se pueden traducir en dinero contante y sonante para el negocio. Debe ingeniárselas para materializarlos entregables de un proyecto en dinero en efectivo. Si IT desarrolla un proyecto para el departamento de ventas, el impacto será obvio, pero si se trata, por ejemplo, de automatizar procesos, el impacto en la cuenta de resultados no es tan tangible ni claro.
4) FALTA DE RECURSOS HUMANOS: el talento tecnológico no abunda yse registra una elevada rotación dentro de las plantillas, ya que los salarios son muy competitivos en el sector y es fácil que la competencia se lleve a los mejores. Por tanto, cuesta mantener los equipos de IT.
5) ABUSO DE LA EXTERNALIZACIÓN: dentro de IT, existe una clara tendencia a externalizar una serie de servicios que son clave para el negocio. Sin embargo, es importante mantener internamente el conocimiento clave, las“joyas de la corona”.
Si IT externaliza el desarrollo de una aplicación, pero el gestor del proyecto del proveedor externo se va de la empresa, el negocio se quedará tirado con una aplicación que no sabe mantener.
6) DESAJUSTES DE TIEMPOS: los proyectos de IT constan de varias fases: ideación, arranque, planificación, implantación, traspaso y operaciones (RTB). Actualmente, los departamentos de IT tienden a dedicar poco tiempo a la ideación de proyectos y a las operaciones.
Eso debe cambiar porque el negocio solo percibe beneficios cuando IT prepara el traspaso del proyecto a cualquier otro departamento y durante las operaciones, es decir, en la fase final, pero no antes. Esto es perjudicial para IT porque aporta menos beneficios. Si IT dedica poco tiempo a la ideación y posteriormente surgen cambios durante etapas posteriores, cuesta más volver atrás y rehacer el trabajo.
Soluciones a estos retos
Lo bueno es que todo lo anterior tiene solución si IT dedica el tiempo y los recursos necesarios. A continuación, se plantea una solución siguiendo el orden de los retos enumerados anteriormente.
1) INVOLUCRACIÓN DE IT: la persona responsable de IT debe estar presente en el comité ejecutivo de la empresa. Así puede ayudar realmente a conseguir los resultados y objetivos del negocio. Hay muchas empresas en las que IT está por debajo de otras funciones, por ejemplo, de Finanzas, y esto no le permite añadir valor a los proyectos de mayor impacto.
Es una capa jerárquica más que dificulta los procesos. Las empresas que quieran abordar la transformación digital con éxito deben integrar a IT en el comité ejecutivo.
2) EQUIPOS TRANSVERSALES: los equipos de proyecto deben ser transversales y multidisciplinares e integrar a personas de todas las áreas involucradas. Esto quiere decir que, aunque alguien pertenezca al departamento de Finanzas, en algún proyecto puede desempeñar una función diferente.
Por ejemplo, puede actuar como analista y estudiar las áreas en las que el proyecto puede ocasionar problemas para Finanzas. Se trata de no ceñirse a la descripción del puesto, lo que potencia la creatividad y asegura el éxito del proyecto.
3) MONETIZACIÓN: se trata de establecer una relación clara entre el proyecto y los beneficios económicos que va a generar. Para ello, hay que buscar una forma de traducir, por ejemplo, la automatización de procesos en horas ahorradas o no trabajadas. Es fácil calcular el valor de una hora de trabajo y multiplicar. De la misma manera, cuando se reduce la contratación de personas, se pueden calcular las contrataciones que seevitan.
En concreto, el negocio debe estar atento a lo que la inteligencia artificial puede aportar en relación con los costes. Por ejemplo, los motores de traducción automática de última generación reducen costes de personal al aumentar la productividad de los traductores, y también de externalización a agencias de traducción.
4) RETENCIÓN DEL TALENTO: se trata de ofrecer proyectos interesantes. Cuando IT no tiene claro lo que tiene que entregar, en los equipos se genera frustración porque los objetivos cambian y se pierden días de trabajo. En cambio, si se tiene una estrategia con un 90% de proyectos bien definidos y alineados, es fácil encontrar a las personas que quieran desarrollarlos. Y IT sabe las habilidades que necesita.
Si los equipos de IT trabajan en Agile, son más productivos y están más satisfechos porque se centran en cumplir objetivos, aunque no estén claramente relacionados con la descripción de su puesto. Los miembros de los equipos puedenrealizar tareas variadas y estimulantes.
5) INTERNALIZACIÓN: los departamentos de IT deben hacer un esfuerzo para identificar qué es importante para ellos y no deben externalizar. La balanza debe decantarse del lado del valor más que del coste operativo.
6) AJUSTE DE TIEMPOS: los equipos de IT deben dedicar más tiempo a la fase de ideación y adelantar la puesta en marcha de los proyectos. Esto está en línea con el enfoque Agile, mediante el cual el negocio puede empezar a ver los beneficios antes.
La gran diferencia es que, con la metodología Agile, el negocio ya percibe beneficios a mitad del proyecto, durante la implantación, porque el enfoque Agile exige entregar un MVP o producto mínimo viable. Si IT pasa más tiempo diseñando diversos escenarios y cubriendo todas las contingencias, puede reducir la duración de las fases siguientes y diseñar mejor las operaciones.
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