Una plataforma de gestión documental ofrece muchas formas de aumentar su productividad, como la de mejorar su procesamiento de facturas por pagar. Otros beneficios, tales como agilizar los procesos de fabricación o ayudar a una compañía de seguros a digitalizar sus facturas impagadas, dependen más del negocio.
Sin embargo, la implementación del software de documentación comercial también presenta una serie de desafíos, especialmente cuando nunca lo ha usado o nunca antes lo ha hecho. Por ejemplo, con frecuencia es difícil de determinar dónde debe empezar una vez que haya tomado la decisión de llevar su empresa a la era digital. Las inquietudes adicionales que deberá abordar antes de comenzar su implementación incluyen el tiempo que tardara y los ajustes que los empleados deben llevar a cabo antes de poder beneficiarse de las ventajas del sistema de la gestión documental.
La aceptación del equipo
Obtener el apoyo tanto de ejecutivos como de trabajadores, es esencial para cualquier cambio, sobre todo si se trata de un cambio tan grande en las operaciones como el software de gestión documental. Pocas personas disfrutan los cambios en modo de trabajar diariamente, incluso cuando son conscientes de los beneficios que obtendrán a largo plazo. Imagine cómo reaccionarían los usuarios de estos documentos cuando no entiendan lo que un sistema de software documental puede hacer por ellos. Por lo tanto, el visto bueno del equipo es un componente crítico para cualquier implementación exitosa del sistema de software documental.
Asegurarse de que los directores de su organización estén de acuerdo con la gestión documental, antes de comenzar a desarrollar un plan integral para implementar la plataforma. Hacer un estudio de negocio para dicho software generalmente implica explicar sus beneficios, especialmente aquellos gastos directos que puede cuantificar fácilmente. Este proceso también le brinda la oportunidad de abordar cualquier inquietud que pueda tener la gerencia.
Es vital obtener la aceptación de los trabajadores que realmente usarán el sistema de la gestión documental, antes de que la gerencia tome la decisión de implementarlo. A nadie le gusta que le digan como tienen que cambiar su forma de hacer las cosas, especialmente cuando es un proceso que no ha cambiado en años. Los usuarios finales entienden los problemas relacionados con su flujo de trabajo mejor que nadie y lo que el software de gestión documental puede resolver.
Planificación
Una de las primeras decisiones importantes que deberá tomar al implementar el software documental es determinar qué hacer con los documentos existentes. Un enfoque diario significa que solo los documentos en papel creados después de la implementación se escanearán a formato digital, mientras que la otra opción es digitalizar la mayoría, si no todos, los documentos existentes. Las tareas adicionales a realizar durante esta fase incluyen el diseño de estructuras de carpetas e índices para los documentos que planea digitalizar. También debe priorizar el proceso de digitalización y decidir si digitalizar por departamento o proceso comercial.
Es probable que cada departamento dentro de una organización grande quiera cosas diferentes del software de la gestión documental, lo que puede suponer un gran desafío de implementación para las empresas. Por ejemplo, el departamento de ventas puede querer buscar sus contratos por texto. Por otro lado, el almacén puede querer digitalizar primero sus listas de empaque archivadas, mientras que el departamento de contabilidad quiera combinar facturas. Estas son todas las funciones válidas que un sistema de gestión documental debería ser capaz de manejar, pero tratar de hacerlo todo de una vez no es práctico. Comience con la tarea que más afectará al rendimiento de la gestión documental y amplié proyecto por proyecto.
Implementación
La implementación de una plataforma de software documental a menudo se prolonga más de lo debido. Establecer un cronograma preciso y cumplirlo requiere que su equipo interno trabaje estrechamente con el proveedor para determinar el mejor enfoque. Establezca las responsabilidades entre estos dos grupos antes de establecer metas para la implementación. Cuanto más demore la implementación, es más probable que los cambios causen que su equipo pierda la noción del plan. Un enfoque para este desafío es simplemente decidir cuándo quiere empezar con la implantación y establecer metas a partir de este momento.
Activación de la plataforma
Una vez que el periodo de prueba haya expirado, puede implementar el software de la gestión documental. Es crucial establecer las expectativas de los usuarios y garantizar que todos estén debidamente informados sobre las funciones de la plataforma. También debe desarrollar procedimientos de rutina y planes de contingencia para desastres y otros eventos poco probables.
Cuando la plataforma esté operativa, será necesario formar a los usuarios, cada uno con sus tareas específicas. Tenga en cuenta, que tendrá que responder muchas preguntas y abordar sus inquietudes durante ese período. Algunos de sus usuarios avanzados requerirán formación administrativa, ya que serán los responsables de configurar y actualizar el sistema. Además, es posible que dichos usuarios tengan que formar a nuevos empleados. Estos procesos continuos son esenciales para conseguir un correcto rendimiento de su inversión a largo plazo.
Mejora continua
Lanzar su implementación es solo un desafío para construir una plataforma de software documental exitosa. Deberá realizar mejoras continuas, que requieren períodos de revisión de forma habitual para decidir sobre el próximo proceso o departamento para digitalizar. Repasa la lista de prioridades que se hizo durante la etapa de planificación inicial para ver en cada momento si necesita cambiar algo.
La plataforma de la gestión documental adecuada le proporcionará todas las herramientas que necesita para mejorar la productividad de cualquier departamento de su organización, ya sea porque solo desee encontrar información de forma más rápida o que esté tratando de simplificar un proceso comercial. Perfeccione su implementación inicial en un proceso repetible que le permita ejecutarlo fácilmente cuando sea necesario.
Resumen
Superar los desafíos para implementar una plataforma de software documental casi nunca es solo una cuestión de tecnología. Es necesario de comprender los problemas comerciales que está tratando de resolver migrando todo a un entorno sin papeles. Es esencial involucrar a los usuarios en este proceso, ya que serán los más afectados por este cambio. La implementación de la plataforma por etapas también es un requisito clave para obtener el valor prometido.
J.C. Olivares
Business Development Mgr. at DocPath Corp.