Madrid, 28 de marzo de 2023 – Si por algo se caracterizan los departamentos de Asuntos Jurídicos y Cumplimiento Normativo es por la gran cantidad de documentación que manejan.Y los grandes protagonistas entre toda la documentación son sin duda los contratos: contratos internos con empleados y también externos con clientes y proveedores.
Contexto y retos de los contratos empresariales
- Los contratos son documentos delicados, contienen información confidencial y suelen ser muy específicos.En este contexto, las únicas personas que pueden realizar modificaciones son empleados de perfil técnico con conocimientos de programación. Por tanto, las empresas se ven obligadas a crear equipos enteros para modificar contratos porque esta tarea queda fuera del alcance de cualquier otro empleado que no tenga esos conocimientos técnicos.
- La mayoría de las dificultades relacionadas con los contratos proceden del dinamismo del entorno empresarial actual. La implicación de numerosos intervinientes y la creciente complejidad de los negocios generan grandes volúmenes de sofisticados contratos.
- Falta un repositorio central de contratos. En las grandes empresas, los distintos departamentos tienen sus propios contratos, que firman con diversos clientes y proveedores, así que para la función de Asuntos Jurídicos resulta difícil realizar un seguimiento de todos estos contratos manualmente, sin hablar del tiempo que lleva.
- No se puede acceder fácilmente a información clave de los contratos.Para el departamento de Asuntos Jurídicos es muy complicado obtener información para realizar una rápida interpretación de algún fragmento. Los contratos pueden tener cientos de páginas y es una tarea titánica encontrar información específica y comunicársela a los intervinientes correspondientes con rapidez. Nadie se puede permitir dedicar demasiado tiempo a navegar por las distintas secciones de los contratos.
- Es fácil incumplir hitos contractuales. Cuando los abogados manejan un gran volumen de contratos, es complicado supervisar todas las actividades, lo que supone pasar por alto renovaciones, obligaciones y cancelaciones.
Los sistemas y soluciones de software documental más avanzados ayudan a los departamentos de Asuntos Jurídicos a afrontar estos retos con garantías de éxito. Veamos cómo.
Características y beneficios de los sistemas de gestión documental
- Permiten modificar o gestionar contratos de manera sencilla y favorecen los flujos de gestión documental. Este tipo de software documental integra un mecanismo online de edición de contratos que se adapta a distintos perfiles de usuario, lo que significa que no hace falta tener un perfil técnico de diseño para realizar cambios. Los cambios se basan en la edición manual de textos fijos y en la composición de nuevos contratos mediante plantillas y clausulados. La nueva tecnología documental permite crear una interfaz, accesible mediante navegadores web, donde los usuarios pueden acceder a los contratos y realizar cambios.
- Los contratos se almacenan en repositorios. Por tanto, se pueden recuperar fácilmente para trabajar sobre ellos, es decir, para editarlos, actualizarlos y realizar cambios de estado.
- Los nuevos sistemas de gestión documental permiten crear nuevos contratos de forma dinámica a partir de una plantilla inicial e incorporar cláusulas ya existentes, que se pueden modificar manualmente mientras se diseña el contrato.
- Este tipo de software documental permite modificar textos fijos de un contrato y el contrato editado puede cambiar a un estado de pruebas. Posteriormente, el responsable correspondiente lo debe validar.
- Con una solución adecuada de archivado de documentación, se puede acceder a los contratos guardados en el repositorio en sus diferentes versiones, es decir, se puede acceder a plantillas almacenadas en un repositorio para su validación y posible modificación, así como gestionar la creación de nuevas versiones, su almacenamiento en el repositorio cuando se crea una nueva versión y su integración en el proceso de verificación y aprobación.
- Estas plataformas de software documental permiten también controlar las versiones de los contratos. Varias versiones de un mismo contrato pueden coexistir y el motor de generación de documentos puede acceder a la versión adecuada de una plantilla cada vez que genere un documento. Al modificar un contrato, se crean nuevas versiones que quedan almacenadas en el repositorio.
- La colaboración en tiempo real de todos los intervinientes en el proceso contractual es esencial. Todas las partes, no solo el departamento de Asuntos Jurídicos, deben poder editar el documento y sugerir cambios relacionados con sus áreas de especialización (negocio, compras, finanzas, ventas, etc.) de manera simultánea. Pero atención, los cambios no deben sobrescribirse.
- También es fundamental automatizar las aprobaciones y supervisar la actividad. Automatizar los flujos de aprobación permite al departamento de Asuntos Jurídicos y al resto de la jerarquía organizativa recibir notificaciones sobre la evolución de los contratos.
Modificar contratos con código cero
Todo lo explicado anteriormente se resume en una pujante tendencia en el mundo tecnológico: el código cero.
El código cero es un enfoque de programación y desarrollo de software que no implica codificar, lo que significa que los desarrolladores no tienen que escribir línea tras línea de código en uno o más lenguajes de programación, sino que pueden utilizar interfaces visuales e integrar componentes de software con un mecanismo de construcción de arrastrar y soltar.
Las plataformas de software de código cero están transformando el desarrollo de software, incluido el de gestión documental. Desempeñan un papel clave en un fenómeno que ya ha ganado mucho terreno: la democratización de la tecnología.
Esto significa que los ordenadores, el software y los dispositivos son cada vez más fáciles de utilizar y las habilidades informáticas ya no son el privilegio de unos pocos.
Pues bien, los nuevos sistemas de gestión y soluciones de software documental son un magnífico ejemplo de esta democratización: empleados que no fueron contratados para el departamento de IT pueden automatizar y digitalizar procesos de creación y gestión de contratos.
Con el software de código cero, estos procesos se vuelven más flexibles, menos costosos y requieren menos tiempo.El principio que subyace a estas soluciones punteras de gestión documental es siempre el mismo: proporcionar a los usuarios elementos preconstruidos y una interfaz visual para ensamblarlos.
No obstante, el grado de libertad durante el proceso creativo y el nivel de personalización dependen de la calidad de la solución de software documental sin código que se elija. Por eso es importante adquirir programas que reúnan las características mencionadas anteriormente.
En definitiva, las herramientas de gestión de contratos integradas en las soluciones de gestión documental ahorran a los departamentos de Asuntos Jurídicos mucho tiempo al automatizar tareas repetitivas de poco valor añadido. Este tiempo que ahorran lo pueden dedicar a tareas de alto impacto como iniciativas estratégicas para el negocio.
Acerca de DocPath
DocPath es una empresa líder en la fabricación de software documental empresarial, que ofrece a sus clientes internacionales la tecnología que les permite complementar su ERP e implementar procesos avanzados de Document Output Management, Customer Communications Management y software documental de spooling.
Fundada en 1993, DocPath tiene sedes en Europa, los EE. UU y América Latina y está presente con sus Soluciones en compañías de todo el mundo. Entre sus clientes figuran bancos de reconocido prestigio y corporaciones de primera línea, a los que facilita la difícil y compleja tarea de diseñar, generar y distribuir sus documentos críticos de negocio. DocPath mantiene un fuerte compromiso con el I+D+i, área a la que destina una buena parte de sus ingresos y en la que radica una de las claves de su éxito.
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