¿Digitalizar o no digitalizar? Esa es la cuestión. Probablemente muchas empresas desde hace tiempo se lo están planteando sin concretar nada. Precisamente, el paso del tiempo va en su contra porque, durante ese periodo de incertidumbre, la generación de documentos continúa creciendo. La respuesta a esa pregunta la dio Jorge López, Vicepresidente y Analista distinguido de la Consultora Gartner Group, en el CIO & IT Executive Summit 2013 (celebrado en septiembre de 2013 en Ciudad de México), dónde destacó que “la clave para posicionarse de manera exitosa en el mercado a través del uso de la tecnología, es ser consciente de que la digitalización no es solo algo pasajero, sino una tendencia que está cambiando el futuro”.
Desde esta nueva perspectiva, el ciclo de vida de un documento ha cambiado. Ahora las fases son producir, capturar, almacenar, gestionar y distribuir. En esta línea, los retos que una empresa afronta a través de la digitalización se resumen en: un ahorro de costes, un aumento de la productividad, un incremento de la seguridad y el respeto hacia el medio ambiente.
El ahorro de costes de una empresa está totalmente relacionado con la digitalización de sus documentos. Y para que los números sean evidentes, tomamos como referencia un “Estudio sobre la digitalización documental y el coste de la conservación del papel” realizado conjuntamente entre la Unión Europea y las consultoras Andersen Consulting y Gartner Group. Este informe detalla que el coste de almacenar un documento en un archivo tradicional de papel es 6,53 euros. Lo que se ahorraría una empresa por cada documento que no se archiva físicamente serían unos 10,53 euros. Y como cifra global, 11.000 euros es el coste por espacio en un archivo tradicional, frente a los 114 euros de un sistema electrónico.
El aumento de la productividad se pone de manifiesto gracias a un estudio realizado por AIIM Europe 2009 (The Global Community of Information Professionals) en el que se destaca que más del 15% del espacio de una oficina está destinado a armarios de archivo en papel. Esta gran superficie, junto a una organización mejorable, son las razones por las que se estima que se tarda una media de 50 minutos al día en buscar documentos que se encuentran archivados en papel. Esta tardanza puede conllevar una mala imagen corporativa; una pérdida de credibilidad; e, incluso, a que se tomen decisiones empresariales inadecuadas.
No es aconsejable escanear todos los documentos para incrementar la seguridad y, aunque cada empresa es la que debe que determinar cuáles son los prioritarios, en general suelen ser: los más recientes, los más activos, los más antiguos y los que están en mal estado.
Un documento digitalizado está disponible en todo momento para ser consultado por uno o varios empleados al mismo tiempo. El hecho de que solo determinadas personas puedan acceder a un documento digitalizado le aporta un carácter confidencial. La seguridad está garantizada mediante la posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por email u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.
El respeto hacia el medio ambiente se pone de manifiesto a través del ahorro del papel en una oficina. Según un estudio de Telefónica (división de Gestión Medioambiental de Telefónica I+D) un empleado utiliza una media de 10.000 hojas al año. Si se multiplica esa cifra por el número de trabajadores de una empresa, el resultado puede ser escalofriante.
“Vacío” legal
Uno de los aspectos que imposibilita el uso generalizado de los documentos electrónicos es el “vacío” legal que existe al respecto. Por ejemplo, en la Unión Europea no existe demasiada legislación relacionada con la validez probatoria de los documentos electrónicos. Además, la complejidad radica en que cada país miembro debe transponer la directiva comunitaria a una ley local propia en lo referente al fin, pero no a los medios.
La falta de homogeneización que existe en algunos de los principales países de la UE, se pone de manifiesto en la imposibilidad de destruir los documentos originales tras su digitalización y archivado. Por ejemplo, en Bélgica, España, Francia y Holanda no está legislada la destrucción de los documentos, mientras que en Alemania e Italia sí que existe una normativa que la regula. Un caso curioso es el de Reino Unido, en dónde las empresas sí que están descartando los originales en papel amparándose en la ambigüedad de una ley británica, aunque no existe una normativa explícita al respecto.
Como cabe suponer y siguiendo el ejemplo de la UE, el periodo de custodia de los originales en papel tampoco está regulado de forma homogénea y cada país determina la autoridad competente con la que se deben consultar los plazos de conservación. Como curiosidad, en Suiza los documentos relacionados con los bienes inmuebles deben conservarse entre 20 y 25 años.
El “vacío” legal es una evidencia de la falta de homogeneidad legislativa tanto a escala supranacional como nacional. No es lógico que, por un lado, la normativa regule la digitalización y el archivado en soportes electrónicos ; y que por el otro, no se permita la destrucción de los originales. Este funcionamiento no es ni productivo ni sostenible. Las autoridades competentes deben tomar cartas en el asunto y avanzar al ritmo de la tecnología para garantizar la interacción comercial electrónica de los mercados y consumidores.
Soluciones documentales para todos los gustos y bolsillos
Existen muchos sistemas documentales que incluyen la digitalización, el almacenamiento, la recuperación y la gestión de los documentos empresariales como parte integral de las soluciones. Mientras que otros, están especializados en la digitalización documental. No hay una solución que sirva para todas las necesidades. Si una empresa tiene que digitalizar un gran volumen de documentos, pero no requiere de un sistema de gestión documental sofisticado, las aplicaciones especializadas podrían ser la opción idónea. En cambio, si la compañía quiere incorporar la gestión de sus documentos en sus procesos de creación y generación de las mismas y requiere mayor nivel de control y gestión, las soluciones modulares o integrales de gestión documental serán las más indicadas.
Si estas soluciones antes costaban una fortuna, hoy en día, gracias a la cada vez mayor adopción de la gestión documental, muchas de ellas han podido bajar sus precios para así ofrecer también a las pequeñas y medianas empresas prestaciones muy avanzadas, que antes solamente estaban al alcance de las grandes corporaciones.
Fuentes:
- Gartner. “Estudio sobre la digitalización documental y el coste de la conservación del papel” (Unión Europea y las consultoras Andersen Consulting y Gartner Group).
- AIIM Europe 2009
- Telefónica
André Klein
Consultor Freelance para DocPath