Los documentos, ya sean en papel o electrónicos, continúan siendo la interconexión directa de los negocios, entre otros ámbitos de la vida cotidiana. Son el medio de comunicación básico entre empresas y clientes y, por tanto, su evolución está unida al avance de la tecnología de software documental que respalda a los procesos empresariales.
El acceso a determinados datos, así como su posterior generación (mediante los diferentes tipos de salidas existentes en el mercado) son dos necesidades del ciclo documental a las que la tecnología de software documental ha dado una óptima solución. De hecho, se ha posibilitado en el área de sistemas de impresión la preparación de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con unos costes cada vez más reducidos.
Estos requerimientos procedían fundamentalmente de empresas con una amplia red de oficinas, delegaciones o sucursales, como por ejemplo es el caso de las del ámbito de la banca o de los seguros, ya que necesitan contar con un sistema de impresión integral en entornos con impresoras distribuidas para cubrir todos los requisitos empresariales, y particularmente la generación e impresión distribuida de documentos en tiempo real.
Una herramienta sencilla
A la empresa cliente de este tipo de software documental, la impresión distribuida supone un sencillo procedimiento, aunque además fundamentalmente dependerá de la infraestructura tecnológica de la que ésta disponga.
En general, caben dos opciones. La primera consiste en que exista un único servidor en la empresa proveedora a la que lleguen las peticiones de los usuarios, donde se fusionarán los datos en las plantillas diseñadas previamente para, a continuación, devolver un documento al usuario que realizó la petición en un entorno totalmente seguro. La segunda posibilidad supone instalar un servidor en cada una de las oficinas de la red, desde dónde se generan, distribuyen e imprimen los documentos.
Para ambas opciones, además, es posible depositar los documentos en las diferentes sucursales con la total confianza y seguridad de que la confidencialidad está presente en todo momento del proceso.
En este sentido, el servicio de consultoría que ofrecen algunas empresas proveedoras de software de tecnología documental, y en particular de la impresión distribuida de documentos es vital para dar una respuesta óptima a las necesidades de los clientes. Un proyecto correctamente diseñado e integrado producirá, sin lugar a dudas, grandes satisfacciones a los usuarios y al equipo humano encargado de su soporte y su mantenimiento.
Así, previo un exhaustivo estudio de las necesidades de la empresa cliente, será más fácil ofrecer y presupuestar un proyecto a medida mediante diferentes métodos de distribución de documentos como por ejemplo, la impresión centralizada, la distribuida o híbrida; o el envío por correo electrónico, fax o a través de la Web, en tiempo real.
Ventajas operativas
Así, la implementación de este tipo de software documental permite la producción de un alto volumen de impresiones, la generación de documentos en las delegaciones y además se convierte en un difusor de información por Internet e Intranet, lo que posibilita a las empresas utilizar una única herramienta para todo su proceso documental.
La impresión distribuida de documentos tiene grandes ventajas operativas como son la automatización e inmediatez en la distribución de los documentos de gran calidad con la consecuente mejora de la comunicación entre las diferentes oficinas; el ahorro del tiempo y del dinero debido a la optimización de los procesos documentales; así como la mejora de la imagen corporativa que proyecta la empresa, lo que sin duda le permite posicionarse en el ranking de las más valoradas dentro de su sector.
Existen soluciones flexibles y modulares de software documental en el mercado que se han posicionado como referencia indiscutible en cuanto a la impresión distribuida en el sector de la banca y de las aseguradoras. Con estos productos de “Remote Office Printing”, es posible generar y distribuir documentos de negocio bajo demanda a través de Internet e Intranet en un tiempo récord.
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath