Madrid, 23 de mayo de 2023 – Todas las empresas manejan documentos importantes. En un mundo que se mueve a toda velocidad, la información también está en constante movimiento, desde su generación hasta su captura, almacenamiento, recuperación y valoración. Un riguroso proceso de gestión documental garantiza que todas las actividades en las que interviene un documento se realizan de forma fluida y eficaz, con el menor riesgo posible de pérdida de datos.
El proceso de gestión documental integra un conjunto de normas técnicas y prácticas para gestionar los documentos recibidos y creados en una empresa. Asimismo, facilita su recuperación, determina el tiempo que deben guardarse, elimina los que ya no sirven y asegura la conservación de los más valiosos a largo plazo.
Como todo proceso, la gestión documental presenta varias etapas de implantación que culminan con la digitalización de los documentos. Es importante seguir exhaustiva y ordenadamente dichas etapas para garantizar el uso adecuado de la información corporativa. Además, no son pocas, así que conviene ser metódico porque de ello depende el progreso o el retroceso de la actividad empresarial. Estas etapas de gestión documental suelen estar respaldadas por sofisticadas soluciones y productos de software documental.
Ocho etapas de la gestión documental
1. Introducción en el sistema
El primer paso del camino hacia la gestión documental es introducir los documentos en el sistema. Ya se introduzcan mediante una captura digital (OCR) de documentos físicos, se incorporen archivos ya existentes o se opte por captar información online o mediante dispositivos inteligentes, hay que plantearse qué archivos deben introducirse y cuáles ya no son necesarios.
2. Registro
El objetivo de la etapa de registro documental es formalizar la incorporación de un documento. Se trata de dejar constancia de que se ha creado o recibido mediante un identificador único y una breve descripción que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos deben registrarse en el momento de su incorporación.
3. Clasificación y validación
En esta etapa se definen actuaciones técnicas y administrativas que permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, de acuerdo con determinadas características preestablecidas, independientemente del origen, el destino, el soporte, etc.
4. Almacenamiento
El propósito de esta etapa es mantener y preservar los documentos garantizando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Esto responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión documental: asegurar que los archivos se encuentran en un ecosistema seguro. Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación. Se trata de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados, prevenir su deterioro o pérdida, y reducir los riesgos.
5. Definición de permisos
En esta fase, se determina quién tiene acceso a cierta información, qué se puede hacer con ella (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Generalmente, esto depende de los requisitos jurídicos, como puede ser la protección de datos de carácter personal, o de las necesidades de la empresa, como la confidencialidad de documentos financieros, paciente-médico, o cliente-abogado, o información estratégica o sensible.
6. Realización de un seguimiento
Esta fase es clave en cualquier empresa, ya que así es posible saber quién tuvo acceso a qué documento y cuáles han sido sus movimientos, lo que garantiza la seguridad de la información. Además, permite saber en qué etapa del flujo de trabajo se encuentra un documento y localizarse cada vez que se necesite. El objetivo de esta etapa es mantener el control de cada archivo desde que se introduce hasta que sale del sistema.
7. Revisión
Según la función específica de cada documento, se revisa el plazo de conservación de acuerdo con un calendario y se toman medidas como transferirlo a otra clasificación, conservarlo de forma permanente o eliminar, no sin antes asegurarse de que el documento ya no tiene utilidad para la empresa o sus clientes.
8. Mantenimiento
Para que la documentación fluya correctamente por la empresa y protegerla de amenazas, es imprescindible realizar procesos de mantenimiento y revisión de los procedimientos relacionados con el ecosistema digital (actualización de software e integraciones) y la asignación de responsabilidades y flujos de trabajo.
La importancia de la normalización en la gestión documental
La normalización en la gestión documental permite a las empresas disponer de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Estas normas también suponen una valiosa herramienta para la gestión de riesgos, la auditoría de la información y el análisis de procesos; aspectos que pueden mejorarse gracias a la gestión documental en cualquier empresa, ya sea pública o privada.
El objetivo de la normalización es elaborar una serie de especificaciones técnicas, conocidas como normas o estándares, que las empresas aplican de manera voluntaria para demostrar la calidad y seguridad de sus operaciones y productos. También permiten garantizar de cara a los clientes o usuarios finales que el producto o servicio que se ofrece cumple unos requisitos mínimos de calidad, diferenciándolo de otros.
Un sistema de gestión documental basado en normas siempre ofrece más rigor y calidad que otro que no esté normalizado.
Un paso adelante en la gestión documental: la digitalización
Las fases descritas anteriormente marcan el rumbo hacia una mejor gestión documental, y, por tanto, potencian la productividad y la eficiencia de las empresas.
En los últimos años, la gestión documental ha evolucionado hacia la digitalización. Se suele confundir la gestión con la digitalización documental, pero son dos procesos distintos. La digitalización es un paso imprescindible de la gestión, pero implica otras muchas tareas: recogida de archivos en papel, retirada de clips o grapas, escaneos de diferente resolución, configuración del OCR y validación y exportación de la información en formatos distintos como PDF, TXT o XML.
Las políticas de gestión de documentos electrónicos incorporan directrices internas para crear y gestionar documentos fiables, auténticos y disponibles a lo largo del tiempo. De esta forma, las empresas asignan responsabilidades de supervisión, coordinación y gestión del tratamiento de los ficheros durante su ciclo de vida.
En resumidas cuentas, las etapas de gestión documental permiten diseñar estrategias a corto, medio y largo plazo, así como convertir los archivos en verdaderos centros de información, útiles y esenciales para la actividad empresarial.
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