La compra del software de gestión documental
La mayoría de los principales sistemas de gestión de documentos ofrecen una funcionalidad más o menos similar. Si bien en ocasiones la diferencia es mínima, puede ser que exista una funcionalidad específica, que para su empresa resulte absolutamente necesaria y fundamental, y se convierta en el factor decisivo a la hora de optar por un sistema de gestión documental u otro.
En igualdad de condiciones, el coste es un factor importante a considerar. Dicho coste de una implantación de un sistema de gestión documental incluye el precio base del software, los requisitos del hardware de red (si se necesita uno o más servidores para ejecutar el software), los requisitos de los puestos de trabajo locales, el coste de la aplicación o personalización, y los gastos generales que se generen.
El precio obviamente varía, en función del tamaño de la empresa y los diferentes productos. Llegado a este punto, antes de continuar, es imprescindible hacerse las preguntas siguientes:
- ¿El precio del software de gestión documental es en realidad el precio final o se trata de un “precio base” que se verá incrementado según los módulos adicionales que la empresa adquiera?
- ¿El precio del software incluye soporte técnico y actualizaciones futuras?
En lo que al coste se refiere, hay tres partes a tener en cuenta: el coste de la puesta en marcha o implantación del sistema o software de gestión documental propiamente dicho, el coste de la personalización o adaptación a los requerimientos específicos de la empresa y el coste de la formación de los empleados. Es fundamental estudiar detenidamente el coste de la personalización, especialmente cuando se trata de productos de gama alta, en donde el precio indicado con frecuencia suele no ser el coste real. El coste de la formación también puede oscilar, desde tan solo un par de horas en algunos casos, hasta incluso uno o varios días completos en otros. Además, puede ser que se requiera soporte in situ después de la puesta en marcha.
Por otro lado, y según el programa, la administración del mismo puede suponer un coste significativo. Por ejemplo, un producto basado en SQL, es probable que necesite al menos un administrador dedicado a tiempo parcial, ya sea de la propia empresa o a través de un consultor externo. Por tanto, también se deben contabilizar como gastos, los gastos de administración y el coste de la formación, necesaria para actualizar los conocimientos de las personas que van a trabajar con el sistema de gestión documental.
Implementación del software de gestión documental
No hay reglas estrictas ni fijas en lo que a la implementación de un sistema de gestión documental se refiere, aunque la experiencia demuestra que algunos tipos de implementación tienden a funcionar mejor que otros.
Si bien es cierto que cada empresa es única y diferente del resto y, por tanto, cada instalación tiene puntos y detalles que son únicos, la realidad es que las empresas no son tan diferentes como a veces puede parecer. Por esta razón es importante conocer bien el software de gestión documental y las funciones que ofrece “out-of-the-box”. Por lo general los sistemas de se basan en las buenas prácticas de muchas empresa, y por esta razón merece la pena estuduar hasta qué punto podría ser útil adaptar algunos procesos empresariales a funcionalidad y presente, en vez de embarcarse en un proyecto de adaptación del software, que a veces puede resultar costoso.
Dicho esto, antes de implementar un sistema de gestión documental en su empresa, es fundamental plantearse al menos dos cosas. Por un lado, cómo desea exactamente que el sistema funcione en la empresa y, por otro, si las diferentes áreas y departamentos de la empresa requieren distintos niveles de seguridad.
Por tanto, lo primero a tener en cuenta es la estructura de la compañía; si se trata de una empresa pequeña o de una grande con diferentes áreas o departamentos independientes. A priori, esto parece algo sin importancia, pero en realidad tiene una enorme repercusión en el sistema de gestión documental a implementar y la estructura que desea poner en marcha.
También es importante prestar atención a los grupos de perfiles. Es posible que su compañía tenga varios tipos de perfiles (Contabilidad, Recursos Humanos, Dirección, etc.) y que, por tanto, requiera diferentes niveles de seguridad con respecto a la información confidencial, de manera que sólo personal autorizado tenga acceso a determinada información.
Por último, es importante tener en cuenta a la hora de establecer los niveles de seguridad que siempre debe haber un equilibrio entre la seguridad y la comodidad. Si el nivel de seguridad es excesivo y bloquea demasiado un sistema, puede tener un efecto contraproducente en la usabilidad y por tanto en la producción. Hace falta analizar bien este punto para establecer el adecuado nivel de seguridad y así también, un adecuado nivel de comodidad.
Diseñar el sistema de gestión documental
Aspectos técnicos del sistema, tales como el lugar donde se va a almacenar los documentos, o si se requerirá o no un nuevo servidor (la mayoría de los sistemas de gestión documental requieren un servidor independiente), deben analizarse para tomar una decisión al respecto.
Los sistemas de gestión de documentos crean «perfiles» o «plantillas» para facilitar la organización y posibilitar búsquedas de información más rápidas. Entre los perfiles o plantillas habituales se encuentran: Cliente, Asunto, Tipo de Documento, Autor, etc. Es importante analizar si estos perfiles/plantillas son los adecuados, o si bien, su empresa requiere perfiles adicionales, en cuyo caso, deberá solicitar los perfiles necesarios. Para ello, es fundamental analizar aspectos como los siguientes:
- Qué perfiles necesita su empresa.
- Qué áreas o departamentos requieren plantillas diferentes.
- Qué tratamiento se quiere dar a los emails, así como también a los faxes o a cualquier otro tipo de datos electrónicos.
- Si existe alguna funcionalidad adicional que se desea incluir en el sistema.
Documentos antiguos
Asimismo, otro factor fundamental a tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de gestión documental es qué quiere hacer con sus documentos actuales. En todas las empresas existe un gran número de documentos creados antes de implementar el sistema de gestión documental, a los que, en ocasiones, ya no se accede porque se han quedado obsoletos, o incluso han caído en desuso. La recomendación para gestionar estos viejos documentos es crear una categoría de documentos antiguos y, cada vez que un usuario acceda por primera vez a alguno de ellos, que convierta dicho documento al nuevo sistema. De esta forma, este proceso será más fácil y llevará menos tiempo, y por tanto, resultará menos costoso que si trata de convertir todos los archivos antiguos al nuevo sistema de una vez.
Si se trata de un cambio de sistema de gestión documental a otro, es posible que dicho sistema incluya alguna utilidad de conversión o migración que permita convertir fácilmente la antigua información. Este sería también un aspecto a tener en cuenta a la hora de optar por un sistema de gestión documental u otro.
Integración del sistema de gestión documental con otro software
Asegúrese de que el sistema de gestión documental propuesto pueda integrarse fácilmente con las aplicaciones que habitualmente utiliza su empresa y con otras aplicaciones que pueda utilizar de forma menos frecuente.
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos no se integran con aplicaciones de bases de datos muy comunes. Por tanto, es fundamental que analice en detalle las aplicaciones que su compañía puede utilizar y su compatibilidad e integración con el sistema de gestión documental a implementar.
La integración del Email en el sistema de gestión documental
Con el crecimiento exponencial del correo electrónico, la capacidad de gestionar los emails es un asunto de vital importancia. La integración de todo el correo electrónico (y los archivos adjuntos) en un único repositorio de documentos, junto con los documentos de negocio, documentos escaneados, etc. se convierte cada vez más en algo completamente esencial.
Los correos relacionados con clientes, enviados y/o recibidos por varios empleados, deben integrarse de manera adecuada en el sistema de gestión de documentos, de modo que estén disponibles a cualquier empleado, con permisos, que necesite acceder a los mismos por cuestiones de trabajo. Asimismo, es necesario analizar el tratamiento que se le quiere dar a los correos existentes y que ya se encuentran almacenados. Por ello, la empresa debe establecer las directrices a seguir para el adecuado almacenamiento de los mensajes de correo electrónico dentro del sistema de gestión documental.
Escaneo
La digitalización de documentos se está convirtiendo en una necesidad cada vez mayor en la sociedad de hoy en día, en la que usamos cada vez menos papel. Una organización debe ser cada vez más eficiente, lo que puede significar que intente reducir la cantidad de espacio dedicado al almacenamiento de documentos o haga que la información sea más fácilmente accesible a través de la digitalización de documentos. Una vez más, la solución es la implementación de un buen sistema de gestión documental.
Sistema de almacenamiento tradicional vs Sistema de gestión documental
A diferencia de los sistemas de almacenamiento de archivos tradicionales, un buen sistema de gestión documental ofrece a la empresa numerosas funciones adicionales para un mejor y más eficaz manejo de los documentos.
Los sistemas de gestión documental están diseñados para ayudar a las organizaciones a gestionar la creación, almacenamiento, seguimiento, control, edición, administración, organización y recuperación de la información almacenada en documentos. Este concepto implica un repositorio centralizado – ya sea dentro o fuera de las instalaciones – para almacenar cualquier tipo de información que se utiliza en toda la empresa. Y, lo más importante, proporciona un entorno seguro para proteger la información restringida contra el acceso no deseado.
Por todo ello, si está dudando entre continuar con su sistema de almacenamiento de archivos tradicional o implementar un buen sistema de gestión documental, no lo dude. Con ayuda de su consultor y las personas informáticas de su empresa, analice todas las cuestiones expuestas anteriormente y opte, de entre los muchos sistemas de gestión documental que existen en el mercado, por aquél que mejor se adapte a su empresa. Seguro que su empresa notará el cambio.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath