Hoy en día, los centros de datos ven aumentar su volumen de almacenamiento de datos y documentos relacionados de manera imparable, un fenómeno al que llamamos Big Data. Estos sistemas, aunque actuales, son ya insuficientes, además de suponer una elevada inversión y una mínima practicidad.
Esta situación actual a la que nos enfrentamos va “in crescendo”, lo que requiere una solución rápida, de una forma ágil y fácil.
Una necesidad y una obligación
Aparte de la importancia que tiene gestionar de manera eficiente un volumen de documentos y datos tan enorme, las organizaciones también deben tener en cuenta que existen requisitos legales que cumplir, en este sentido. Un claro ejemplo es la existencia, en muchos países, de empresas financieras y sanitarias, que se ven obligadas a guardar y archivar todas sus comunicaciones con clientes y documentos relacionados de una forma segura y confidencial, incluso más allá de la vida del paciente, como es el caso de estas últimas. Un ejemplo concreto es la Política de Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996 (HIPAA), a la que está sujeta cualquier empresa de salud en los EE.UU.
Está claro que unos modelos eficientes y efectivos de almacenamiento de datos y documentos asociados no solo son necesarios debido a su gran volumen y a sus costes relacionados, sino también porque la legislación obliga a las a empresas a almacenar estos datos a largo plazo.
Diferentes modelos de almacenamiento de datos
Ya a principios del año 2012 se comenzaron a definir las arquitecturas del software de almacenamiento de datos y documentos, que permitieran adoptar una relación de tendencias de cara a modificar los data centers.
En este sentido, el cambio de estos modelos, basados en hardware hacia un software de virtualización, sigue la línea de las innumerables aplicaciones de negocio que han transformado redes, PC´s y los niveles de almacenamiento.
Las tendencias en cuanto a este último son las aplicaciones de nivel 1 (ERP´s, correo electrónico, etc.) que tienden a las plataformas de virtualización. Ello se traduce en una reducción de gastos destinados a la adquisición de servidores y de complejidad derivada de las soluciones tradicionales basadas en hardware.
Un ejemplo es la tendencia hacia un uso masivo de las tecnologías basadas en SSD flash, tras el desplome del precio, en los últimos tiempos, de las unidades de estado sólido. Este tipo de dispositivo presenta una mayor velocidad de lectura que los discos duros mecánicos, así como de arranque, y aportan más seguridad en el almacenamiento de datos y documentos.
La importancia de software de gestión documental para el almacenamiento de datos
El crecimiento evidente y masivo de datos y documentos almacenados requiere, no solo, de hardware, sino también de software de gestión documental especializado, para realizar las funciones de automatización y flexibilizar el almacenamiento de la información de manera segura, así como su recuperación a demanda.
Es precisamente en la fase de la recuperación de los datos y sus documentos relacionados, donde un buen software de gestión de datos cobra una importancia vital. Si una organización o un usuario final no consigue acceder a los datos y documentos que necesite, el método de almacenamiento pierde todo su valor. Por este motivo, las características básicas de un software de gestión documental no solo se deben centrar en la fase de almacenamiento, sino también en un sistema eficiente y ágil de búsqueda de datos y documentos, así como la posibilidad de aplicar privilegios y restricciones de recuperación y uso de los datos, además de permitir una variedad de operaciones, tales como envío por email, consultas, impresión, etc.
Asimismo, se hace necesaria la existencia de un hipervisor de almacenamiento, a través del cual sean monitorizados los datos virtualizados de una manera sencilla. Este visor permite, a su vez, incrementar la disponibilidad, la velocidad y la utilización de los centros de datos.
Está claro que el mercado de software de gestión documental y de almacenamiento de datos se encuentra en pleno proceso de expansión, y el reto de las empresas proveedoras de este tipo de soluciones es posibilitar el manejo, y, sobre todo, la recuperación eficiente de esta gran cantidad de información.
Julio A. Olivares
Presidente y Fundador de DocPath