Seamos realistas, el tóner es caro. Sin embargo, lo que cuesta aún más es la gran cantidad de tóner que su empresa utiliza en un periodo determinado. Es lógico, porque la mayoría de los empleados no piensan en el tóner que gastan en su día a día y, por tanto, una gran cantidad de tóner y tinta se desperdicia y los costes de impresión aumentan.
¿Qué es el tóner?
En cuanto al tóner, en realidad, no hay nada nuevo. Lo llevamos ya utilizando durante décadas, aunque sigue evolucionando y mejorando gracias a aquellos fabricantes que usen nuevas técnicas y materiales para su producción.
El tóner es una sustancia en forma de polvo que se coloca en un cartucho y se instala en impresoras láser y fotocopiadoras para la impresión de imágenes y texto en material fino imprimible, como papel o cartón. El tipo de tóner más antiguo se obtuvo de una combinación de óxido de hierro y polvo de carbono. Sin embargo, poco después, los fabricantes descubrieron un tóner de mejor calidad, el polímero, que se adhiere mejor al papel e imprime imágenes más nítidas. Durante el proceso de impresión, el fusor de la impresora expone el tóner a un calor extremo para fundirlo y asegurar la adhesión al papel.
La primera generación de fotocopiadoras tenían un depósito en el que los usuarios podrían verter el tóner, que iba directamente al papel. Sin embargo, en esos tiempos era todo un desafío mantener la fotocopiadora limpia y evitar que el polvo de tóner se extendiera por todo el interior de la máquina. De hecho, esa problemática llevó a la aparición de los cartuchos a mediados de los años 80. A diferencia del depósito incorporado, los cartuchos eran desechables y mantenían el tóner en un único lugar. Los cartuchos podían insertarse en una ranura y retirarse cuando estuvieran vacíos. El resultado fue un proceso de impresión más fácil que además protegía la máquina, ahorraba tiempo y reducía los costes de limpieza.
El desarrollo del tóner de color
En los inicios del desarrollo del tóner, el único color disponible para la impresión era el negro. Sin embargo, los fabricantes no tardaron en producir tóner de color, para mejorar la impresión de imágen y texto. Los primeros colores fueron el rojo, el azul y el negro. La mezcla de esos tres colores permitió que las impresoras pudieran producir una gama reducida de colores primarios y secundarios. Sin embargo, con el tiempo se descubrió que en realidad sólo hacen falta cuatro colores principales – el cian, el magenta, el amarillo y el negro (CMYK) – para ampliar el rango de colores a un número casi illimitado de tonos.
Los cartuchos de tóner
En el entorno corporativo, los cartuchos de tóner han mejorado drásticamente tanto la eficiencia como la producción de los procesos de impresión. En vez de perder tiempo en rellenar y limpiar fotocopiadoras, los empleados abrían la impresora, extraían el cartucho vacío, lo reemplazaban con un cartucho nuevo, cerraban la impresora y continuaban con sus tareas. El proceso era tan simple que casi cualquier empleado tenía acceso a la impresora y podía realizar el procedimiento.
Con la aparición de las impresoras láser, las empresas tenían la opción de comprar cartuchos de impresión estándar o cartuchos de tóner láser. Ambos funcionan básicamente de la misma manera. El cartucho contiene una sustancia fina en formato de polvo, que consta de partículas de plástico, agentes colorantes y carbono. Cuando estos tres se combinan, producen imágenes de una gran nítidez. El tóner es transportado desde el cartucho al papel por una unidad de tambor cargada electrostáticamente y cuando el tóner haya llegado al papel, unos rodillos calientes aseguran que éste se adhiera a la superficie. Todo este proceso se produce en fracciones de un segundo y, por tanto, se trata de un método muy eficiente para la impresión de imágenes profesionales.
Existen básicamente tres categorías principales de cartuchos:
De fabricante de equipos originales u OEM (del inglés: Original Equipment Manufacturer). OEM es un término formal que hace referencia a la empresa fabricante del cartucho original. Por ejemplo, si Hewlett Packard fabrica una impresora y, además, crea sus propios cartuchos como accesorios para esa impresora, esos cartuchos se consideran OEM. Los beneficios de utilizar cartuchos OEM son muchos. Así, como usuario tienes la seguridad de que funcionarán correctamente con la impresora correspondiente y que la garantía de la impresora permanecerá intacta al usarla con sus cartuchos OEM.
Compatibles. Algunas compañías fabrican cartuchos de tóner, pero no producen impresoras. Es decir, sus cartuchos están diseñados para ser “compatibles” con una amplia gama de impresoras de diferentes fabricantes, siempre y cuando el cartucho encaje correctamente dentro de la impresora. Cartuchos compatibles tienen varias ventajas, como un coste reducido frente a los cartuchos OEM. Sin embargo, también conllevan inconvenientes, tales como una menor calidad de impresión y a veces resulta que no es compatible con la impresora instalada, pese a que el fabricante asegure lo contrario.
Remanufacturados o recargados. Existen también cartuchos que pueden ser devueltos al fabricante para ser rellenados o reparados. La idea es que las empresas puedan reducir el coste que conlleva tener que comprar nuevos cartuchos cada cierto tiempo. Aunque existen algunos problemas menores con cartuchos recargados, como la mezcla de tóner nuevo con residuos de tóner usado, el proceso de remanufactura y recarga de cartuchos es bastante exitoso y, por tanto, el preferido por la mayoría de las empresas.
Cómo ahorrar dinero al imprimir
Si hay una constante en el mundo corporativo, es la necesidad de reducir costes para incrementar beneficios. Por tanto, una reducción del coste de tóner encaja perfectamente con ese objetivo.
Además, utilizar el tóner más adecuado, es decir, un producto de calidad a un precio correcto, ya es uno de los factores clave para mejorar el control global de los costes de impresión.
Otro método a tener en cuenta para obtener un ahorro considerable en costes de impresión consiste en la implementación de tecnologías adicionales para reducir el consumo de tóner.
Software para el ahorro de tóner
Ahora que ha aprendido qué tipos de cartuchos debe comprar, el siguiente paso es aprender cómo utilizarlos de una manera eficiente y productiva. Aunque la mayoría de los empleados en su oficina crea que la única manera de obtener un ahorro de tóner es imprimir menos o usar menos papel, estos métodos son sólo parches que no solucionan el problema real.
Una solución bastante mejor consiste en utilizar un sistema de gestión de impresoras basado en software que supervise y controle cuánta tinta y/o tóner se consume realmente por trabajo de impresión realizado. Por ejemplo, soluciones de tecnología documental como DocPath TonerMIST y DocPath PrintSLIM son capaces de crear un flujo de procesos dentro de su sistema de impresión que optimiza al máximo la eficiencia de cada ordenador e impresora mientras se comunican entre sí para la impresión de un documento o una imagen.
¿Cómo funciona el software?
- Especifica un porcentaje fijo de tóner o tinta que se utilizará o se ahorrará por equipo o por un grupo de equipos.
- Una tasa de reducción en la cantidad de tóner o tinta utilizada lo suficientemente flexible como para ajustarse a trabajos de impresión específicos o categorías de los mismos. Dicha tasa puede variar de 0% a 100%.
- Indica cuánta tinta se está utilizando o se ahorra durante un trabajo de impresión específico o dentro de un período determinado, como una semana o un mes.
- Permite a la empresa implementar una política de ahorro e impresión controlada, gestionada por un administrador del sistema.
- Ofrece configuraciones de impresión personalizables que se adaptan a las necesidades de su empresa.
- Permite que los ajustes de ahorro se puedan configurar por departamentos, oficinas o perfiles de usuario.
Al combinar decisiones de compra inteligentes con tecnologías innovadoras, no solamente ahorrará cientos o miles de dólares en cartuchos de tóner cada año, sino que, además, tendrá un control sobre quién utiliza el tóner y para qué.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath