A finales del año 2013, se aprobó en el Parlamento español la Ley de Impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de las Facturas en el Sector Público (Ley 25/2013, de 27 de diciembre). Su finalidad es la de reducir la morosidad de las Administraciones Públicas (AA PP), lo que repercute en una disminución de la financiación de las empresas y evita los efectos negativos que genera sobre el empleo y su propia supervivencia.
La entrada en vigor de esta Ley está prevista para el 15 de enero de 2015 para quienes tributen electrónicamente, ya que su aprobación conlleva una revisión de las formas de trabajo y de los sistemas utilizados en este ámbito. Tanto las empresas como las AA PP cuentan con todo el año 2014 para habituarse a esta nueva metodología digital.
La finalidad de la Ley 25/2013 es la de proteger a los proveedores y aumentar la transparencia y la eficiencia en la gestión de los procesos con la Administración Pública. Así, la nueva norma protege contra la morosidad a los proveedores -ya que quedará constancia electrónica de la presentación de facturas- y profundiza en la lucha contra el fraude al dar certeza a las facturas pendientes de pago existentes.
La aprobación de esta Ley incentiva el uso de la factura electrónica en el sector público y también en el privado, herramienta que está cobrando cada vez más protagonismo en la Unión Europea a través de las normativas que la regulan. Concretamente, en España los proveedores estarán más protegidos en sus relaciones comerciales con las AA PP a raíz de la creación de un Registro Contable de Facturas -que ya es de obligado cumplimiento- en el que se deben presentar las facturas y, de esta forma, quedará constancia de las fechas a efectos del devengo de intereses en caso de retrasos en el pago.
Algunos de los aspectos claves del procedimiento de la facturación electrónica según esta Ley 25/2013 de “Factura Electrónica y creación del Registro Contable de las Facturas en el Sector Público” son los siguientes:
- Al tratarse de una norma básica, se impone a todas las AA PP a escala nacional, regional y local.
- La factura electrónica debe cumplir un formato reglamentario y estar firmada con una “firma electrónica avanzada” o con un “sello electrónico avanzado”.
- El registro contable de las facturas electrónicas se realiza por el órgano o unidad de la Administración responsable de la función contable, tras recibirla procedente del Registro Contable de Facturas. Este nuevo procedimiento de tramitación de facturas entró en vigor el 1 de enero de 2014.
- Reglamentariamente, a partir del 15 de enero de 2015, podrán excluirse del registro contable las facturas de importe inferior a 5.000 euros.
- El presentador de la factura podrá consultar el estado de tramitación en todo momento.
Con la publicación de la Ley 25/2013 se está avanzando hacia la fiscalización electrónica, lo que implica que no sólo se admite la factura electrónica, si no que se camina hacia el documento electrónico y el uso generalizado de la firma electrónica. Tal y como se mencionaba en el artículo de nuestro blog titulado “La situación de la facturación electrónica en el año 2013”, la Directiva 2010/45/UE unifica el trato a nivel legal y fiscal entre la factura en formato papel y la electrónica. De hecho, el objetivo de la Comisión es conseguir en Europa un predominio de la facturación electrónica para el año 2020.
Por otra parte, en el artículo de opinión publicado en nuestra web “La factura electrónica al alcance de todos y prácticas inadecuadas sobre la eFactura” se aludía a que la sociedad no se relaciona con las AA PP al ritmo esperado por los organismos oficiales tras la inversión tecnológica realizada por estas. Aquí, el papel de las empresas proveedoras de software de gestión documental es el de desmitificar la creencia popular de que solo las organizaciones de gran volumen pueden adquirir software de tecnología documental. De hecho, en el mercado existen competentes herramientas documentales que se adecuan tanto al tamaño como a las necesidades concretas de cada negocio.
Desde un punto de vista tecnológico, contar con una solución de gestión documental adecuada supone cumplir con la ley sin esfuerzos o costes adicionales, ya que este tipo de software:
- Permite crear facturas electrónicas que cumplen con los requisitos de la Agencia Tributaria (AEAT).
- Posibilita la emisión de facturas en formato digital, así como la generación y firma digital de documentos.
- Opera con el formato de la factura electrónica y verifica su contenido.
- Verifica la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado, con el que ha sido firmada la factura electrónica.
- Crea trazas de auditoría que muestran todas las operaciones realizadas sobre las facturas.
Y desde un punto de vista empresarial, un software de gestión documental supone un ahorro de costes y de los tiempos, así como el aumento de la seguridad y de la calidad del servicio.
- Ahorro de costes, debido a la eliminación o reducción del papel, del tóner, de los gastos de envío y del espacio de almacenamiento.
- Ahorro de tiempo de gestión, gracias a que los procesos administrativos son más rápidos y eficientes, lo que repercute en la agilidad de la localización de la información actualizada.
- Aumento de la seguridad, debido a que la firma electrónica reduce la probabilidad de la falsificación. Además, también se minimiza el margen de error humano.
- La calidad del servicio se incrementa de cara al cliente porque supone un nuevo canal de comunicación con éste, porque se mejora el tiempo de operación y envío de facturas y porque se posibilita la incorporación de pago en línea de los documentos.
Cada vez más, las compañías se plantean la optimización de sus procesos para ganar eficiencia y ahorrar costes. Con la factura electrónica, y más en combinación con una solución de gestión documental,se aumenta la productividad, la calidad de servicio es mayor, por lo que repercute en la competitividad empresarial.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath