Pasada la fiebre por convertir los documentos de papel a un formato electrónico, la preocupación residirá en cómo almacenar, de la forma más eficiente posible, grandes volúmenes de información para que su recuperación sea sencilla y ágil.
Como sabemos todos, la crisis financiera internacional ha tenido consecuencias devastadoras para multitud de empresas en todo el mundo, pero también se ha convertido en una oportunidad de negocio para todas aquellas que han sabido invertir y diferenciarse de su competencia.
Y es precisamente en épocas difíciles como la que todavía estamos atravesando, cuando el ingenio se agudiza y aprendemos a llegar más lejos con menos recursos. Algo que también ha ocurrido en muchos departamentos de Sistemas que, al verse sometidos a severos recortes presupuestarios, han apostado por tecnologías de rápido retorno de la inversión, con las que han ahorrado costes, al mismo tiempo que incrementaban su productividad.
El software documental forma parte de ese grupo de tecnologías que, a pesar de la crisis, han experimentado un fuerte impulso, ya que desde el principio habían sido desarrolladas para agilizar los procesos internos de las organizaciones y aumentar su capacidad de ahorro.
Sin embargo, no ha sido solo la actual coyuntura económica la que ha propiciado el desarrollo de las tecnologías documentales; también las necesidades del mercado han obligado a los proveedores de esta área de negocio a pisar el acelerador y proporcionar a las empresas soluciones más innovadoras y eficientes.
Pasado, presente y futuro de los sistemas de gestión documental
La digitalización, por ejemplo, se ha convertido en estos últimos años en el aparato locomotor de las tecnologías documentales. La necesidad de las empresas de reducir su consumo de papel y el esfuerzo llevado a cabo por las Administraciones Públicas para facilitar a los ciudadanos la realización de sus trámites a través de Internet, han sido las piedras angulares en las que se ha basado este desarrollo.
Sin embargo, parece que el futuro de la gestión documental vendrá por otras vías. Todo apunta a que los servicios de Enterprise Content Management (ECM) supondrán en los próximos años la mayor parte de los ingresos derivados de este mercado. Y es que pasada la fiebre por convertir los documentos de papel a un formato electrónico, la preocupación residirá en cómo almacenar, de la forma más eficiente posible, grandes volúmenes de información, para que su recuperación sea sencilla y ágil.
Seguramente veremos como las grandes organizaciones empiezan a contratar soluciones ECM para integrarlas con sus ERPs y CRMs, y obtener una visión más estructurada de toda la documentación que gestionan. Por su parte, las pequeñas y medianas empresas, que no cuenten con sus propios departamentos de Sistemas, iniciarán un proceso de externalización de estas funciones para incrementar su productividad y competitividad.
Un mundo de ventajas por descubrir
Aunque algunos de los beneficios del Enterprise Content Management son de sobra conocidos, lo cierto es que se tienden a ver las ventajas más inmediatas de este tipo de proyectos, sin descubrir otros aspectos relevantes que son difíciles de cuantificar.
La agilización de los procesos internos, la capacidad para que el personal se centre en aquellas tareas que representan el foco del negocio y el rápido retorno de la inversión que se obtiene son los beneficios más nombrados, cuando nos referimos a un proyecto ECM, sin embargo, son pocos los que hablan de la agilización de los tiempos de respuesta de cara al cliente y de la mejora de la imagen corporativa que esto supone.
En un mundo cada vez más competitivo en el que diferenciarse del resto de actores presentes en el mercado resulta esencial, estos dos factores deberían ser tomados en cuenta por los responsables de Sistemas de cualquier organización, ya que los sistemas de gestión documental, y con estos el Enterprise Content Management no serán solo rentables para ellos, sino que mejorará significativamente el posicionamiento de su marca en el mercado con todo lo que eso supone.
Ahora solo nos falta saber quiénes serán los primeros en aprovechar las ventajas del ECM y conseguir diferenciarse.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath