Madrid, 13 de junio de 2023 – En el mundo actual de los negocios, no cabe la menor duda de que la gestión documental es esencial. Sin excepciones. Todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector, manejan documentos y contenidos digitales.
Junto con el capital humano, sus documentos son su bien más preciado, ya que albergan toda la información y conocimiento del negocio. Por eso han sido muchas las compañías que han apostado por el software documental para diseñar, almacenar, publicar y procesar documentos electrónicos, ya sean escaneados o creados digitalmente desde cero.
Sin embargo, las cambiantes necesidades de las empresas han obligado a los proveedores de soluciones de Enterprise Content Management a aplicar un nuevo enfoque que integre todos los procesos que tengan que ver con la información y los documentos.
El principal objetivo de este innovador enfoque es potenciar la automatización gracias al avance de las nuevas soluciones tecnológicas y el desarrollo de la inteligencia artificial. Este es el salto cuantitativo que hay que dar. Esto será lo que marque la diferencia entre ganadores y perdedores.
Las empresas deben utilizar la inteligencia artificial para buscar y clasificar. En particular, el procesamiento del lenguaje natural y el reconocimiento de imágenes permiten clasificar automáticamente los documentos y extraer información relevante. Al implantar técnicas de inteligencia artificial como la indexación inteligente y la extracción de metadatos, se puede mejorar la capacidad de búsqueda y recuperación de documentos, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.
ECM: Automatización para ahorrar tiempo
Dice el refrán que el tiempo es oro, así que la evolución del software de Enterprise Content Management (ECM) pasa por dedicar menos tiempo a gestionar documentos. Sin embargo, el trabajo documental se ha diversificado y sofisticado.
Si a esto le sumamos el hecho de que cada vez se maneja más información,resulta que la única forma de conjugar el fuerte aumento en el volumen de documentos con la necesidad de dedicar menos tiempo a su gestión manual es la automatización. Es vital reducir el trabajo de los usuarios, manteniendo al mismo tiempo los niveles de eficiencia y calidad.
Asimismo, las soluciones de automatización de procesos permiten definir flujos de trabajo y reglas de negocio para la gestión de contenidos. Esto ayuda a automatizar tareas repetitivas, como el enrutamiento de documentos y la aprobación y generación de informes. La automatización reduce los errores, acelera los ciclos de trabajo y mejora la eficiencia operativa en la gestión de contenido.
Cuatro determinantes alimentan esta necesidad de automatización:
- Nuevas formas de trabajar: a raíz de la pandemia no se habla de otra cosa, el paradigma laboral ha cambiado y atrás quedaron los tiempos en los que todos íbamos a la oficina todos los días. Y es improbable que vuelvan. En este nuevo contexto, un elevado porcentaje de las plantillas de las empresas es objeto de políticas de movilidad.
- Colaboración: en un entorno híbrido como el provocado por la pandemia, todos los intervinientes en el ecosistema empresarial (proveedores, clientes, contratistas, etc.) deben trabajar mano a mano.
- Proliferación de contenidos digitales: se estima que para 2050 el volumen de contenidos digitales se multiplicará por 50.
- Infraestructura en la nube: la mayor parte de los contenidos ya reside en la nube.
Tres frentes donde se ahorra tiempo con los nuevos sistemas ECM
La evolución del software de Enterprise Content Management aporta mejoras radicales respecto a la gestión documental tradicional que se reflejan básicamente en el ahorro de tiempo:
- Se elimina totalmente el tiempo destinado a introducir metadatos manualmente: se pueden automatizar algunas tareas que hasta ahora realizaban los usuarios manualmente como extraer datos del documento y aprovecharlos para identificarlo, describirlo y diferenciarlo.
- Se prescinde del tiempo dedicado a clasificar documentos: los usuarios ya no tienen que identificar la clase de activo digital ni guardarlo en su ubicación.
- Se pierde menos tiempo realizando búsquedas: el software busca documentos y contenidos de la misma forma en la que lo haría una persona gracias a la semántica.
Pero más allá de la automatización que nos regala la inteligencia artificial y su consiguiente ahorro de tiempo y costes, existen otras formas de solventar los problemas tradicionales en el ámbito ECM.
Implantar soluciones de gestión de contenidos en la nube
La computación en la nube ofrece almacenamiento escalable y acceso flexible a los documentos, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información en tiempo real. Las soluciones de gestión de contenidos en la nube también proporcionan mayor seguridad y copias automáticas de datos, reduciendo las tareas de mantenimiento y permitiendo un acceso más ágil a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
Instalar sistemas de gestión de registros electrónicos
Estos sistemas garantizan la retención y el cumplimiento normativo de los documentos del negocio y permiten establecer políticas de retención, control de versiones y auditoría de documentos. Además, la integración con herramientas de cumplimiento y archivo electrónico ayuda a mantener la integridad de los registros y a cumplir con los requisitos jurídicos.
Mejorar la experiencia de los usuarios
La usabilidad es un factor clave para el éxito de la implantación de un sistema ECM. Es importante utilizar interfaces de usuario intuitivas y personalizables que faciliten la navegación y la interacción con los documentos. Asimismo, conviene considerar la integración con otras aplicaciones y sistemas del negocio para facilitar un acceso fluido a los documentos desde diferentes contextos de trabajo.
Establecer políticas y buenas prácticas
Es recomendable definir políticas claras sobre la gestión de contenidos y promover buenas prácticas en toda la empresa. También es conveniente enseñar a los empleados cómo utilizar eficazmente las soluciones de Enterprise Content Management, promoviendo el cumplimiento de las políticas y garantizando una adopción adecuada de las nuevas tecnologías.
En conclusión, la evolución del software documental integral y de los sistemas ECM no se limita a almacenar, recuperar y distribuir documentos, sino que aspira a reducir y optimizar el trabajo manual de los usuarios y ofrecer soluciones globales a los retos más importantes relacionados con los procesos documentales y de la información.
El quid de todo el asunto reside en aplicar la automatización y la inteligencia artificial para disfrutar de espectaculares ahorros de tiempo y costes. Eso sí, el primer paso es aceptar que hay que implantar cambios trascendentales y abordar una transformación digital a la que tal vez algunas empresas se muestran reacias por falta de conocimientos, recursos o socios de confianza que los acompañen en el camino.
Acerca de DocPath
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