Estudios realizados sobre la gestión documental revelan que el papel que desempeña la gestión documental ha ido creciendo continuamente. ¿A dónde nos podría llevar?
La gestión documental comienza como un camino para eliminar los formularios preimpresos. Desde entonces, se convierte en uno de los principales aspectos en los que centrarse para mejorar la productividad y la competitividad de cualquier organización. No se trata tan sólo de la creación y el almacenamiento de documentos, sino cada día más la gestión documental se está convirtiendo en un elemento fundamental para una ágil gestión de los procesos de negocio. No es un tema nuevo, pero sí un tema con importantes novedades y un futuro con amplísimas posibilidades, tanto a corto como a largo plazo.
Inversión en gestión documental
Estudios realizados sobre la gestión documental revelan que el papel que desempeña la gestión de documentos hoy en día es de gran importancia. De hecho, según un reciente estudio de Forbes, casi dos tercios de los ejecutivos de TI están invirtiendo en iniciativas de gestión de documentos, lo que evidencia la gran cantidad de posibilidades que existen al respecto.
Son muchos los motivos que llevan a las organizaciones a invertir en gestión documental. Los ordenadores y aparatos siguen aumentando la capacidad de almacenamiento intentando mantener un tamaño adecuado. Sin embargo, la aparición constante de nuevas plataformas digitales y tipos de archivos hace que la gestión documental, más allá de los ordenadores personales y dispositivos, se haya convertido en un aspecto esencial para cualquier empresa, independientemente de su tamaño.
Algunas datos y pinceladas hacia dónde podría ir la gestión documental
Varios estudios realizados al respecto, indican que, en el 2014, el 68% de las organizaciones están utilizando cada vez un mayor número de repositorios de almacenamiento, lo que, a su vez, plantea dos grandes retos en la gestión documental, como son la búsqueda rápida y eficiente de contenidos y la movilidad.
Por tanto, muchos de los sistemas de gestión documental se están centrando en una interfaz de búsqueda de calidad, que permita realizar consultas detalladas y obtener resultados de forma ágil y rápida; todas las pistas auguran que, en un breve espacio de tiempo, las compañías creadoras de estos sistemas enfocarán su estrategia en la funcionalidad de gestión de contenidos en dispositivos móviles, tanto para uso personal como profesional.
Y cuando hablamos de movilidad, no debemos olvidar una tendencia que cada día más se está imponiendo en la gestión documental, que es la el almacenamiento de los documentos de negocio en la nube. Además de otras muchas ventajas obvias, las nuevas tecnologías permiten la colaboración conjunta en documentos en tiempo real, incluso entre empleados que pueden estar situados en cualquier parte del mundo.
Ya no parece tan lejano lo que hace poco parecía inalcanzable todavía, pero siempre prometido por los defensores la gestión documental electrónica, una oficina (casi) sin papel, donde los documentos digitales sustituyen realmente a los documentos en papel.
Un ejemplo que conocemos todos, son los servicios de mensajería; si no llega a ser por la pegatina que se pega en el sobre (¿Por qué no sustituir esta pegatina por un simple código de barras impreso directamente en el sobre o paquete?), esas empresas apenas usan papel en sus procesos. Ya no firmamos un albarán de entrega, sino simplemente confirmamos la recepción con una firma “irreconocible” en el dispositivo que llevan encima, y automáticamente se registra en la central la entrega como efectuada y el proceso concluido.
No sé cuándo desaparecerá realmente el papel impreso, porque parece que en vez de gastar menos papel, gastamos más. Pero mientras tanto, el usuario móvil también querrá imprimir algunos documentos mientras está en la calle. Al igual que encontramos redes Wi-Fi en nuestro alrededor, ¿porque no también sitios que permiten imprimir documentos transmitidos directamente a su impresora vía Internet? Luego, solamente tenemos que ir al sitio de recogerlos. El pago, naturalmente, ya sea hecho al enviarlo, también de forma automática.
Una opción de ahorrar y poder reutilizar papel sería también asignar a documentos impresos fechas de caducidad, y que la tinta que se utiliza para la impresión desaparezca automáticamente después de estos días. Por razones legales, naturalmente, habría que poner esta fecha de forma automatizada en cada página del documento impreso. Podría parecer demasiado futurista, pero había otros ideas mucho más disparatados que se han materializado en una realidad tangible.
Otro aspecto a tener en cuenta son las mejoras de las tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres) con la interpretación “inteligente” del contenido y sus aplicaciones en la automatización de procesos de recepción y clasificación de peticiones en papel. Esta es solamente una de las aplicaciones que todavía nos espera en la interconexión del Workflow de procesos de gestión documental con otros procesos de negocio.
Documentos, internamente almacenadas en formato XML, podrían permitir el acceso a meta datos y comprender la información de forma semántica y así facilitar su clasificación y comprensión “electrónica”, multiplicando las posibilidades de buscar información, sin tener que estar limitado a palabras clave.
Otro ejemplo seria, por ejemplo la gestión de documentos inteligentes, donde cambios en ciertos documentos automáticamente lanzan procesos relacionados, desencadenando todo un flujo de trabajo, basado en el tipo de cambio que se hecho el documento. O documentos inteligentes, podrían automáticamente buscar enlaces relevantes en Internet o actualizar su contenido, basada en ciertos parámetros; una gestión documental de actualización altamente automatizada.
La seguridad de los documentos es un tema que no deberíamos de olvidar cuando hablamos de la gestión documental, porque ella también necesita adaptarse a las nuevas formas que tenemos a la hora de relacionarnos con la información. Además de la encriptación de documentos electrónicos podría existir incluso una forma de llevar un documento confidencial impreso, pero con el contenido comprimido, solamente legible por una aplicación de descifrado del contenido a la hora de escanear el documento.
El futuro de la gestión de documentos es enorme
No hay duda de que el futuro de la gestión documental es amplia, brillante y viene con muchísimas posibilidades, algo en lo que están de acuerdo la gran mayoría de ejecutivos de TI, que están invirtiendo en una gran variedad de iniciativas relacionadas con la gestión documental.
No está claro el alcance de la movilidad en un futuro, pero se trata, sin duda, de un área de gran crecimiento, que se está convirtiendo en una exigencia para las empresas. Es decir, actualmente, es una tendencia a seguir por las organizaciones casi de forma obligada si no quieren quedarse descolgadas, ya que, claramente, el futuro está en las tabletas y los teléfonos móviles.
La combinación e interrelación de Internet con la gestión documental y otras aplicaciones internas empresariales esta abriendo horizontes y posibilidades para los que ni siquiera hemos rascado la superficie, y permitirán agilizar los procesos de negocio hasta niveles imaginables hoy en día.
Seguimos considerando todavía el documento un papel muerto, pero se nos olvida a veces que la gestión documental y los documentos que genera son el corazón de nuestro negocio y que su sangre se ramifica y llega hasta el último rincón en los procesos de nuestra organización.
En los últimos años, la evolución de la gestión documental ha sido vertiginosa y las predicciones apuntan a que esta evolución continuará así en los próximos años. Será interesante ver el futuro de la gestión de documentos y su crecimiento junto a otras tecnologías en constante evolución.
Dejemos volar nuestra imaginación, porque lo que ayer parecía imposible en el campo de la gestión documental, hoy ya es realidad o incluso lo supera.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath