Madrid, 1 de agosto de 2023 – Seguro que alguna vez habrás pensado que actualmente hay más tipos de riesgos que antes. ¿Cómo es posible? ¿Acaso antes existían, pero no reparábamos en ellos? Parece que los riesgos surgen por generación espontánea a nuestro alrededor y nos apresuramos a clasificarlos con la esperanza de conocerlos mejor y mitigarlos.
Hoy es el turno del riesgo contractual, ese riesgo omnipresente en todas las empresas. Está en todas partes: en los departamentos de Recursos Humanos, que gestionan los contratos de los trabajadores; en los departamentos de Ventas, que cierran acuerdos con nuevos clientes; en los departamentos de Compras, que contratan los servicios de proveedores externos.Todos ellos manejan contratos, lo que hace necesario gestionar correctamente el riesgo derivado de estos documentos jurídicos.
¿Qué es el riesgo contractual?
El riesgo contractual se define como la posibilidad de afrontar pérdidas financieras u otras sanciones relacionadas con el incumplimiento del contrato, lo que implica acudir a los tribunales para resarcir los daños y perjuicios que se han ocasionado.
El riesgo contractual se compone a su vez de subtipos de riesgos, por ejemplo:
- El riesgo de ejecución: la posibilidad de que se incumplan las obligaciones del contrato.
- El riesgo económico: cuando alguna de las partes incumple las condiciones económicas, por ejemplo, la retribución por la prestación de un determinado servicio, o cuando el incumplimiento del contrato conlleva un gasto a la parte cumplidora para reparar el daño que provocael incumplimiento de la otra.
- El riesgo reputacional: por una mala relación con terceroso baja moral en ambas partes.
La tecnología CLM (Contract Lyfecycle Management) permite afrontar el riesgo contractual y ejercer un control real sobre los documentos jurídicos que forman parte del día a día de las empresas. Ninguna compañía se libra de gestionar contratos. Son tan inevitables como delicados.
Inevitables porque son indispensables para formalizar, dejar constancia y avanzar hacia los objetivos de la empresa. Delicados porque si no les prestamos la atención necesaria, la empresa puede verse en situaciones peligrosas para su continuidad y buena marcha.
El peligro llega por distintos frentes:
- Claridad de redacción –La realidad es que la inmensa mayoría de los departamentos jurídicosestán saturados de trabajo y esto reduce el tiempo que dedican a revisar bien cada contrato. Además, hay que apostar por un lenguaje claro que no dé lugar a interpretaciones.
- Dinamismo – El riesgo contractual se extiende a todo el ciclo de vida del contrato. No vale con prestar atención en un momento dado del proceso y luego relajarse. Los contratos están vivos y expuestos a múltiples miradas y modificaciones.
- Modelos contractuales – Elegir el modelo de contrato es el primer paso que supone un riesgo para ambas partes, ya que puede no cumplir con las necesidades de alguna de las partes o contravenir la legislación vigente si no está actualizado.
La tecnología CLM como aliada contra el riesgo contractual
Las soluciones de Contract Lifecycle Management ayudan a empresas de todos los sectores a mitigar el riesgo contractual en las distintas fases del ciclo de vida de los contratos. Y lo hacen de cinco formas:
1- Actualización en tiempo real –Los contratos siempre deben cumplir con la legislación vigente y adaptarse al ámbito normativo correspondiente. Además, si hay que actualizar o modificar una cláusula aplicable a cientos de contratos, ya no hace falta hacerlo uno por uno.
Contract Lifecycle Management automatiza este proceso y permite realizar los cambios en todos los contratos al mismo tiempo, con el consiguiente ahorro de tiempo, costes y errores.
2- Centralización –CLM permite controlar las distintas versiones del contrato y almacenar todas en una sola plataforma en la nube. Asimismo, centraliza el conocimiento para que no existan documentos dispersos en otras áreas de la empresa.
3- Control de accesos –Contract Lifecycle Management ayuda a controlar quién accede a los contratos gestionando permisos en función de las necesidades de cada equipo de trabajo o departamento. También permitedefinir quién puede leer o editar los contratos para que no sean leídos ni editados por personas no autorizadas.
Esto minimiza el riesgo de que se produzca una brecha de seguridad y que se acceda sin autorización a información confidencial, tan habitual en los contratos.
4- Descentralización de la generación –El área de Asuntos Jurídicos puede analizar los tipos de plantillas que se utilizan en la empresa y convertirlas en un formulario inteligente con tecnología de código cero. De esta forma, el resto de los empleados las tienen disponibles en la nube de forma centralizada y pueden crear contratos completando un sencillo formulario con todas las opciones establecidas previamente por el área de Asuntos Jurídicos.
En un solo clic, los empleados de cualquier departamento obtienen un contrato a medida con la total seguridad de que cumple con los estándares de los abogados.
5- Alertas de seguimiento–Contract Lifecycle Management permite visualizar el estado del contrato, por ejemplo, pendiente de validación, enviado para firmar, firmado o pendiente de renovar. El sistema envía alertas a nuestro yo del futuro para que no olvide los hitos más importantes del contrato.
Además, mediante un cuadro de mando que incluye un sistema de filtrado, podemos visualizar qué alertas recibiremos en las próximas semanas, meses, etc. También podemos ver qué contratos vencen,cuáles hay que revisar y generar informes para tener todo bajo control.
Tecnología CLM y gestión documental
El software y la tecnología de Contract Lifecycle Management mejoran y potencian la gestión documental de las empresas, especialmente de los departamentos jurídicos. Eliminan las tradicionales intervenciones manuales en el proceso de generación de los contratos y, con ellas, los habituales errores en la redacción del contrato, en su comunicación o en su firma.
Al automatizar todo el proceso, el software CLM garantiza que se acelera la preparación del documento, lo que asegura que no se pierde ninguna oportunidad empresarial y se mitiga el riesgo contractual. Este riesgo es una constante en todas las empresas, así que mitigarlo se convierte en una obligación para garantizar la seguridad de la empresa.
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