El software de diseño de documentos empresariales le permite optimizar sus operaciones comerciales, mientras los documentos son creados con una apariencia más profesional. Este proceso consiste principalmente en separar el contenido estático de su contenido dinámico, lo que reduce significativamente el tiempo que se requiere para crear documentos. Este enfoque es particularmente beneficioso para empresas que usan muchos documentos que son similares entre sí, como contratos, solicitudes de ofertas y facturas.
Sin embargo, documentos deben ser diseñados cuidadosamente para aprovechar al máximo las capacidades del software documental. La creación de una plantilla es una parte importante del software moderno del diseño documental, los cuales incluyen los siguientes elementos:
- Elementos a nivel de documento.
- Elementos a nivel de página.
- Elementos de estilo.
- Encabezados y pies de página.
Resumen
Un documento electrónico tradicional tiene contenido estático, lo que significa que no cambia cada vez que se genera el documento a menos que lo haga manualmente. Este requisito puede provocar que la creación de un nuevo documento sea una tarea lenta. Suponga para este ejemplo que desea redactar un contrato para un nuevo cliente basado en un contrato existente. Primero debe hacer una copia del contrato anterior y modificar manualmente los detalles específicos del cliente en la copia, asegurándose de no cambiar el texto que se aplica a todos los contratos.
El software de diseño documental almacena el contenido en un formulario llamado ‘plantilla’ y consiste principalmente de un código reutilizable en caso de un contrato. El software de diseño documental añada el contenido dinámico cuando se genera el nuevo documento, incluyendo datos e imágenes del cliente. Este enfoque para la creación de documentos significa que solo se requiere introducir los datos dinámicos que fueron recopilados durante la entrevista con el cliente, y así poder generar un nuevo contrato. Además, la generación dinámica de documentos también reduce el riesgo de error humano.
Elementos a nivel de Documento
Comience la fase del diseño de su plantilla identificando los tipos de información que contendrá el documento. También tendrá que decidir la forma en la que desea presentar esta información para maximizar su usabilidad. Los encabezados y pies de paginas son otro punto importante a tener en cuenta y serán usados de la misma manera en todo el documento. Dibuje el diseño del documento en el caso de diseñar la plantilla desde cero; de lo contrario, su software de diseño documental le permitirá modificar una plantilla existente para satisfacer sus necesidades.
El siguiente paso es la definición de los bordes del documento, incluido el tamaño de la página y los márgenes externos. Asegúrese de considerar cualquier limitación de impresión para documentos impresos al elegir esta configuración. Los documentos encuadernados como los libros también requerirán márgenes internos. Documentos con diseños gráficos en columnas pueden necesitar que las columnas tengan un ancho preestablecido.
Elementos a nivel de Página
Es el nivel o la estructura de una página en un documento, incluyen los siguientes elementos; tamaño y numero de encabezados. También tendrá que identificar zonas que contengan texto, tales como encabezados y pies de páginas. Las plantillas creadas con el software de diseño documental permitirán agregar algunos marcadores de posición en estas áreas, o si solo es texto estándar llamado tradicionalmente como texto simulado “lorem ipsum”. Elementos addicionales a nivel de página que tendrá que diseñar durante esta fase incluye repetir elementos tales como fondo, bordes y reglas, además de elementos de marca para su empresa.
Elementos de estilo
Una vez se ha diseñado el marco que proporciona la funcionalidad para su documento, puede comenzar a agregar elementos que afecten su imagen. Cree estos elementos en los elementos estructurales definidos previamente. Elementos de estilo generalmente deben minimizarse en documentos comerciales para garantizar que no distraigan al lector de su contenido.
Color
Elija colores en su documento que se adapten a su propósito. Generalmente debería restringir el color del texto en documentos comerciales a paletas negras y grises para evitar contrastes llamativos, especialmente para documentos que se imprimirán con impresoras láser estándar. También puede usar el negro con un contraste para resaltar información clave y proporcionar interés visual a los lectores. Asegúrese de que el contraste entre estos dos colores se reproduzca bien cuando se imprime en blanco y negro, incluso si planea usar una impresora a color.
El uso de las sombras y efectos 3D debe limitarse de manera similar para garantizar que el documento sea fácil de leer. El uso más efectivo de estos elementos de estilo es agregar valor al texto de una manera discreta. Otros elementos tales como los objetos ‘Word’s Smart Art’ también deben ser usado con moderación. Su software de diseño documental le permite alcanzar estos objetivos con gran facilidad.
Font
La elección de fuentes también puede tener un gran impacto en la legibilidad de su documento. Por ejemplo, las fuentes serif son generalmente una mejor opción para los documentos impresos, mientras que las fuentes sans serif son mejor para los documentos que se visualizarán en un monitor. Debería usar exclusivamente fuentes decorativas y especializadas en circunstancias especificas para documentos comerciales. Un documento no debería tener más de tres fuentes para garantizar que el texto permanezca relativamente consistente. También puede agregar siempre la variedad necesaria con propiedades de fuente, tales como tamaño, negrita y cursiva. El software de diseño documental también permitirá importar fuentes.
Encabezados y pies de páginas
Los encabezados y pies de páginas son generalmente muy sencillo de manejar, indican la misma información en cada página, excepto el numero de la página. Sin embargo, pueden ser más complejos, también tiene la opción de mostrar diferente información sobre cada sección de un documento, como por ejemplo, cambios en las secuencias de la página. Encabezados y pies de páginas también pueden anclar algunos elementos estáticos de un documento.
Las opciones de diseño documental para encabezados y pies de página incluyen el uso de pestañas para controlar su posición y alineación. Los saltos de sección pueden permitirle introducir cambios en los encabezados y pies de página, pero también requieren que preste más atención al editarlos. Las pestañas pueden controlar la alineación y la posición de los encabezados y pies de página.
Los encabezados y pies de página pueden anclar información estática, como el nombre de su organización u otros detalles. También pueden contener elementos repetitivos como banderolas, bordes, logos y reglas. Colocando estos elementos en encabezados y pies de página ayuda a evitar que se cambien involuntariamente mientras se edita el cuerpo principal del documento.
Summary
El diseño efectivo de los documentos comerciales generalmente implica todo lo relacionado a la plantilla. Esta estrategia minimiza el trabajo más laborioso de agregar contenido dinámico al generar un nuevo documento comercial.
J.C. Olivares
Business Development Mgr. at DocPath Corp.