El software documental gestiona la creación, el almacenamiento y la entrega de documentos exclusivamente para empresas, no para usuarios finales. Proporciona el control sobre sus documentos, especialmente aquellos que manejan regularmente una gran variedad de formularios. Las soluciones para la gestión documental le permiten consolidar y almacenar documentos digitales en una sola ubicación, incluido: tarjetas de visita, cheques, imágenes, presentaciones, hojas de calculo y archivos de texto. También pueden usar estas soluciones para agregar sus datos de forma dinámica y segura, en la ubicación deseada.
A la hora de seleccionar la mejor solución de software documental pueden presentarse desafíos debido a sus muchas opciones. Sin embargo, el proceso se vuelve más simple al clasificar estas capacidades en las siguientes categorías:
- Diseño
- Generación
- Distribución
- Integración
Diseño
A las grandes empresas, a menudo, les resulta especialmente difícil elegir el software para la gestión documental adecuado para la organización de sus documentos. Sin embargo, la selección de una solución documental correcta puede mejorar de forma inmediata la gestión de su empresa, ahorrando a largo plazo tiempo y dinero. La seguridad también es una preocupación importante para las empresas, debido a las consecuencias potenciales de que un mal uso de los datos almacenados, propios o del cliente, caiga en manos equivocadas. El software documental, puede mantener los documentos seguros almacenándolos en la nube, y hará su función como depósito central para su organización.
Las soluciones de software de la gestión documental ejecutadas en múltiples plataformas, son imprescindibles para las empresas. Utilizan rutinariamente diferentes sistemas operativos (SO) tales como Windows, Linux, Unix, System i y zSeries. Muchos sistemas operativos están disponibles en 32 y 64 bits, lo cual aumenta el desafío para cumplir con dicho requisito. Otra ventaja, es una interfaz única que le permite usar todas las herramientas de la solución. La búsqueda de las características de diseño incluye: el almacenamiento de todas las definiciones en un solo archivo y permite que las tareas compartan datos en la memoria. Otro factor importante de diseño para su proceso de la selección es el rendimiento y el uso del ancho de banda.
La creciente globalización de las empresas requiere soporte para el software documental y debe admitir el uso de los caracteres e idiomas no occidentales, incluyendo diferentes idiomas en el mismo formulario. Las características adicionales del formulario son útiles para grandes empresas, e incluyen códigos de barras 3D y gráficos.
Generación
La generación y el almacenamiento de los documentos en papel son, en muchas ocasiones, un problema para las empresas, lo cual es un beneficio importante para el software documental. Almacenar dicha información en la nube significa que no están en riesgo de un desastre natural o un desastre provocado por el hombre, tales como inundaciones e incendios. Además, al estar descentralizada la información se puede acceder desde cualquier ordenar.
Las empresas deben de buscar una solución que genere un solo producto, ya sea para la producción por lotes o un entorno web. Los usuarios deben poder adaptar las plantillas durante la generación de documentos así permitiendo la fusión de diferentes documentos, tales como contratos y cartas de porte (BOL). Los procesos escalables también son características de generación importantes, especialmente para negocios en rápida expansión.
Las empresas también deben admitir múltiples formatos de entrada y salida cuando documentos sean generados. Los formatos de entrada comunes incluyen FCFC, texto plano, TagMode y XML, mientras que los formatos de salida populares incluyen AFP, Excel, etiquetas, PDF, RTF y XML. El software documental debe admitir también múltiples canales de salida: correo electrónico, fax, impresión e Internet.
Distribución
Las empresas generalmente distribuyen documentos a través de sus múltiples canales como Internet, intranet, correo electrónico y fax con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes. Esta capacidad generalmente implica el uso de la misma plantilla para documentos de diferentes tipos de comunicación, tales como cartas, ofertas y pólizas. Una plantilla única es especialmente útil para la distribución de documentos en múltiples formatos, como HTML5 y PDF, así como los muchos formatos de impresión disponibles en la actualidad. Algunos programas permiten agregar marcas de ensobrado a documentos impresos que serán enviados por correo ordinario. La distribución de documentos en diferentes idiomas es otra capacidad clave que ofrece las soluciones del software documental, particularmente aquellas destinadas a grandes organizaciones.
Una de las opciones de una solución de software documental es la capacidad de separar el contenido del formato, así facilitando la distribución de documentos a través de múltiples canales. Dicha capacidad reduce el costo que conlleva la distribución y mejora la imagen corporativa de una empresa al orientar los mensajes a un público en específico. La publicidad personalizada, en las comunicaciones con los clientes, también permite a las organizaciones crear nuevas oportunidades de negocio, además de proporcionar información a los clientes.
Integración
El software documental debe incluir un conjunto integral de herramientas que le permita a la empresa migrar, con gran facilidad, desde un software documental heredado [como IBM® Advanced Function Printing Utilities, R-Forms, Control-D® (desarrollado por BMC Software), el diseñador InfoPrint® de IBM o Adobe Central (anteriormente llamado JetForm y Accelio Central)], a una plataforma de software documental más avanzada, también ofrece la migración con un entrono existente de una organización, incluyendo plataformas de hardware, soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y aplicaciones web.
Estas herramientas de integración permiten a los usuarios de plataformas de hardware, tales como iSeries y zSeries de ordenadores central de IBM, generar documentos en otros entornos manteniendo la integridad del sistema. Este proceso generalmente implica el envío de datos de la aplicación a una de las colas de impresión del host, donde el software documental leerá los datos y los enviará a una plataforma externa. Después, los datos del host serán fusionados con formularios nativos y devolverá el documento resultante al host para su impresión, aliviando así al host de una carga de trabajo significativa.
La integración de una solución documental con el software ERP existente provee ciertos beneficios a las empresas; reduce el desperdicio de papel, y mejora la calidad de los documentos. Una solución documental competitiva también puede extender la potencia de un sistema ERP sin la necesidad de una programación adicional, lo cual permite aumentar considerablemente la productividad del sistema ERP.
La integración con aplicaciones Web requiere un software documental para proporcionar un medio de conectar su motor de generación de documentos a estas aplicaciones. Dicho conector debe poder responder rápidamente a una gran cantidad de solicitudes simultáneas, en el caso de que el software documental debe distribuir documentos a través de Internet. Este conector también debería ofrecer soporte a una variedad de tecnologías web, tales como Java, .Net y WebServices.
J.C. Olivares
Business Development Mgr. at DocPath Corp.